Договор использования личного автомобиля в служебных целях образец

Оглавление:

Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?

Юридический Яндекс Дзен! Там наши особенные юридические материалы в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас.

Достаточно часто в организациях используют личные автомобили работников для выполнения служебных задач. В таких ситуациях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно различными способами. В большинстве случаев применяют следующие два способа.

1. Организация использует личный автомобиль работника без заключения с ним договора аренды

При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ).

Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами. Однако зачастую работодатель (принимая во внимание свои интересы при налогообложении прибыли) предлагает ежемесячную компенсацию в следующем размере (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

  • для автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 1 200 руб.;
  • для автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 1 500 руб.

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление.

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563):

  • для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 2 400 руб., с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 3 000 руб.;
  • для мотоциклов — 1 200 руб.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2, 5 Правил).

2. Организация использует личный автомобиль работника на основании договора аренды

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. ст. 632, 642 ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц.

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.).

С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ в размере 13%. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов ( ст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 , п. 1 ст. 224 , п. 1 ст. 226 НК РФ).

Должен ли арендодатель платить НДФЛ с дохода от сдачи имущества в аренду? >>>

Использование собственного автомобиля в служебных целях

Выплата компенсации работнику за использование им своего автомобиля в служебных целях — это болезненный вопрос для многих предприятий. Можно ли проводить такую компенсацию? Какова ее правовая природа, и в каком порядке следует ее осуществлять?

Наиболее беспроблемный способ использования предприятием принадлежащего работнику автомобиля — это оформление договора аренды. Но такой договор обязательно подлежит нотариальному удостоверению (ст. 799 Гражданского кодекса Украины, далее — ГК). Поэтому некоторые выбирают не аренду, а компенсацию за использование автомобиля. Как воспринимают это контролирующие органы, в частности налоговые?

Свою позицию по этому поводу налоговики (ГНА в г. Киеве) высказали в письме № 911/10/31-106 от 09.11.2006 г. Они признали правомерным проведение компенсации и возможность отнесения связанных с этим расходов в состав валовых, но при условии оформления следующих документов: заявления от работника; договора между работником и предприятием; приказов о возмещении расходов; путевых листов; чеков на приобретение горюче-смазочных материалов.

Также налоговики указали, что при определении суммы компенсации за основу следует брать нормы амортизационных отчислений.

Приятно хотя бы то, что ДПС признает другие способы компенсации за использование принадлежащего работнику автомобиля, кроме арендной платы. Но требования налоговиков относительно перечня необходимых для компенсации документов откровенно завышены. Чтобы доказать это, проанализируем правовую природу компенсации за авто.

Принято считать, что правовым основанием компенсации за использование автомобиля является ст. 125 Кодекса законов о труде Украины (далее — КЗоТ). Трудно с этим согласиться. В указанной статье речь идет о праве работников, используюющих свои инструменты для нужд предприятия, на получение компенсации за их износ. Автомобиль — это не инструмент 1 . Оснований для распространительного толкования ст. 125 КЗоТ, т.е. распространения ее действия на правоотношения и объекты, которые не очерчены в ее тексте, нет. Таким образом придется искать другое правовое основание для проведения компенсации.

Также принято считать, что компенсация за использование работником автомобиля — это выплата, осуществляемая в пределах трудовых правоотношений. Это также неверно. Использование работником своего имущества для выполнения трудовых обязанностей, а также выплата ему компенсации — это имущественные отношения, основанные на равенстве, свободном волеизъявлении, имущественной самостоятельности их участников, которые соответствуют определению гражданских, а не трудовых отношений (ст. 1 ГК). Кстати, компенсация за использование инструментов в соответствии со ст. 125 КЗоТ — это также гражданско-правовые отношения, несмотря на то, что о ней речь идет в норме КЗоТ.

В любом случае, в соответствии с упоминавшимся п. 3.22 Инструкции № 5, такая компенсация не относится к фонду оплаты труда.

Итак, нормативное основание для проведения компенсации за использование работником собственного авто — это положения гражданского законодательства. Открываем основной акт гражданского законодательства (ГК) и находим основания возникновения гражданских прав и обязанностей: договоры и другие сделки, создания результатов интеллектуальной, творческой деятельности, причинение вреда другому лицу, другие юридические факты (ст. 11 ГК). Первое из перечисленных оснований нам подходит. То есть мы считаем, что обязанность предприятия компенсировать работнику использование им собственного авто и соответствующее право работника на компенсацию возникают на основании их взаимной договоренности (в терминологий ГК — договора).

Что же это за договор? Очевидно, что не аренды. При аренде право владения и пользования автомобилем переходит к арендатору, и он может запретить работнику-арендодателю использовать авто на протяжении срока аренды. Также не видим оснований квалифицировать такой договор, как договор перевозки. Цель заключения договоров перевозки довольно «узкая»: эти договоры направлены на доставку груза, багажа или перевозку пассажиров до оговоренного пункта назначения. Работник, использующий собственное авто для выполнения трудовых обязанностей, не предоставляет услуги по перевозке, так как предполагается, что он сам ездит на своем авто для выполнения порученной ему работы. Это необходимо учитывать при оформлении правоотношений с работником. В любом случае советуем избегать установления в договоре (приказе и т.п.) его обязанности возить руководителя, главного бухгалтера, других работников.

Договоренность между предприятием и работником об использовании автомобиля и компенсация не подпадает под определение ни одного из видов договоров, предусмотренных ГК. Но ведь кодекс не содержит исчерпывающего перечня договоров. В ч. 1 ст. 6 ГК как раз указано, что допускается заключение договоров, не предусмотренных актами гражданского законодательства, но соответствующих общим основам гражданского законодательства.

Обычно для проведения компенсации отдельный договор не заключают, а ограничиваются приказом. Но это не означает, что договор отсутствует. В данном случае можно вести речь о заключении договора в устной форме с отображением отдельных условий договоренности (в частности, размера компенсации) в письменном документе (приказе). Это не считается серьезным нарушением. И хотя для договоров (сделок) при участии юридического лица установлена обязательная письменная форма (ст. 208 ГК), несоб­людение такой формы не приводит к недействительности договора, а лишь ограничивает перечень допус­тимых средств доказывания в суде факта заключения договора и отдельных его условий (ст. 218 ГК).

Теперь возвращаемся к перечню документов, которые, по мнению ГНА в г. Киеве, необходимо оформлять при использовании работником своего автомобиля в интересах предприятия. В частности скажем несколько слов о путевых листах. Необходимость их применения предусмотрена приказом Госкомстата Украины от 17.02.1998 г. № 74. В п. 2 приказа указано, что путевой лист типовой формы № 3 должен применяться в обязательном порядке субъектами, эксплуатирующими служебные легковые автомобили или для которых по их заказу осуществляется транспортное обслуживание служебными легковыми автомобилями. В п. 1.2 Инструкции, утвержденной данным приказом, разъяснено, что к категории служебных легковых автомобилей относятся легковые автомобили, которые находятся на балансе юридических лиц и используются для удовлетворения собственных пот­ребностей, а также могут предоставляться заказчику на договорных условиях (с водителем). Поскольку личный автомобиль, используемый работником в интересах предприятия, не считается служебным, можем сделать вывод о необязательности выписывания путевых листов для поездок на нем.

Напомним, что анализируемая схема взаимоотношений не предусмат­ривает выполнения работником функций водителя (шофера): работник использует авто для выполнения своих служебных задач, для личных поездок по работе, а не для «развозки» должностных лиц предприятия.

Также считаем нецелесообразным требовать от работника предоставления чеков на приобретение горюче-смазочных материалов, ведь речь идет о компенсации за использование автомобиля, а не о компенсации расходов на приобретение бензина и т.п.

Оформить отношения с работником можно отдельным договором о выплате компенсации, в котором установить размер компенсации и периодичность ее выплаты. Также можно применить традиционный алгоритм оформления отношений, к которому бухгалтеры уже привыкли:

— заявление работника на использование собственного автомобиля в служебных целях;

— приказ руководителя о возможности использования работником собственного автомобиля с определением размера компенсации и периодичности ее выплаты, который следует согласовать с работником;

— приказы о выплате конкретных сумм компенсации.

Также обращаем внимание, что на сегодняшний день ни один нормативный акт не предусматривает размера компенсации. Целесообразно определять этот размер в зависимости от стоимости автомобиля, нормативного срока его службы, срока и интенсивности использования и т.п. Но, как и в любом другом гражданско-правовом договоре, в договоре о компенсации размер выплат определяется на усмотрение сторон. Позиция налоговиков относительно того, что при определении суммы компенсации за основу следует брать нормы амортизационных отчислений, следует воспринимать исключительно как рекомендацию.

В конце статьи хотим сказать еще вот что. Выплаты работнику, о которых речь идет в данной статье, лишь условно можно назвать компенсацией. На самом деле эти выплаты по своей правовой природе соответствуют признакам оплаты по договору о предоставлении услуг. Да, данный договор является договором о предоставлении услуг, которые являются альтернативой аренде и услугам по перевозке.

По любому договору о предоставлении услуг возможна компенсация исполнителю расходов, которые были им понесены в процессе выполнения договора. Так, например, комиссионер имеет право не только на комиссионное вознаграждение, но и на возмещение понесенных им расходов. Но возмещение такое осуществляется на основании отчета комиссио­нера и оправдательных документов, из содержания которых можно узнать о том, на что именно расходовал средства комиссионер. Если мы оплачиваем работнику использование им своего авто в интересах предприя­тия в размере, согласовыванном сторонами, то это оплата услуг, а не компенсация расходов.

1 Даже в Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. № 5 (далее — Инструкция № 5) разграничиваются понятия «собственный инструмент» и «личный транспорт» (п. 3.22).

Использование автомобиля в служебных целях

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Примерная форма договора.

ДОГОВОР
ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ
В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

г. Минск «1» июня 2009 г.

ОДО «_______», именуемое в дальнейшем «Наниматель», в лице директора Поликарпа Поликарповича Поликарпова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин Иванов Иван Иванович, паспорт _______, выданный _____________________, именуемый в дальнейшем «Наймодатель-пользователь», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Наймодатель-пользователь использует по поручению Нанимателя личный автомобиль марки «___________», гос. № ___________ в служебных целях.
1.2. Срок использования автомобиля – с «1» июня 2009 г. по «31» мая 2010 г.
1.3. Сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях не начисляется.
2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
2.1. Наниматель обязуется:
2.1.1. Поручать Наймодателю-пользователю выполнять задания с использованием личного автомобиля только в служебных целях.
2.1.2. Возмещать Наймодателю-пользователю произведенные им расходы на платную парковку, приобретение горюче-смазочных материалов при использовании личного автомобиля в служебных целях в пределах установленных норм в порядке, установленном п.5.1. настоящего договора.
2.2. Наймодатель-пользователь обязуется:
2.2.1. Использовать личный автомобиль по заданию Нанимателя в целях и сроки, определенные п.п. 1.1 и 1.2 настоящего договора.
2.2.2. Не допускать неэффективное применение автомобиля при использовании его в служебных целях.
2.2.3. Представлять Нанимателю документы, подтверждающие факты платной парковки, приобретения ГСМ для заправки автомобиля и использование его в служебных целях.
3. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
3.1. Расчеты по настоящему договору осуществляются путем безналичной оплаты Нанимателем стоимости для Наймодателя-пользователя.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
4.1. В случае нарушения сроков использования личного автомобиля в служебных целях, Наниматель вправе потребовать возмещения убытков, причиненных задержкой исполнения условий договора либо отказаться от договора и взыскать убытки, причиненные Наймодателем-пользователем.
4.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение условий настоящего Договора, виновная сторона несет имущественную ответственность в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

5. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ
5.1. Возмещение расходов за использование ГСМ производится в соответствии с нормативно-технической документацией изготовителя в пределах следующих норм:
— бензин – _____ л/100 км пробега
— моторное масло – согласно инструкции по эксплуатации;
— трансмиссионные масла – согласно инструкции по эксплуатации;
— охлаждающие жидкости – согласно инструкции по эксплуатации;
— прочие технические масла и жидкости – согласно фактическим затратам, но не более 5 % стоимости ГСМ.

6. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ
6.1. Вопросы, не предусмотренные настоящим Договором, регулируются гражданским законодательством Республики Беларусь.
6.2. Договор вступает в силу с момента его подписания и действует в течение срока использования автомобиля, определенного п.1.2. настоящего договора.
6.3. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах по одному для каждой из сторон.

ОДО «. »
220028, г.Минск______________________
р\с _________________________________
ОАО “АСБ Беларусбанк” код ___________,
в г.Минске, ул.______________________
УНП _____________ ОКПО ______________

Иванов Иван Иванович
Адрес: г. Минск,_______________
Водительское удостоверение: серия ___ № ________,
выдано ___________
Свидетельство о регистрации автомобиля:
серия _____ № ______, выдано _______

Использование личного автомобиля в служебных целях: как всё оформить

Одно из условий быстрой и мобильной работы любой организации – наличие автотранспорта. Организации часто заключают соглашения с работниками об использовании личного автомобиля в служебных целях. Законодательство предусматривает различные способы оформления таких отношений.

В большинстве случаев применяют два из них: организация выплачивает работнику компенсацию или арендует у него автомобиль. В статье мы собрали ответы на все вопросы по использованию личных автомобилей работников.

Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может следующими способами:

  • Выплатить работнику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору.
  • Арендовать автомобиль у работника.
  • Заключить с работником договор на оказание транспортных услуг.
  • Передать машину в безвозмездное пользование или лизинг.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫПЛАЧИВАЕТ СОТРУДНИКУ КОМПЕНСАЦИЮ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ

Если личный автомобиль работника используется с согласия работодателя и для служебных целей, работодатель должен компенсировать износ (амортизацию) личного транспорта, а также возместить расходы, связанные с его использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

О размере компенсации за использование автомобиля в служебных целях должны договориться работник и руководитель.

При этом следует учитывать, что размер компенсации влияет на налоги.

Так, в состав затрат организации при расчете налога на прибыль включаются компенсационные выплаты, установленные в пределах норм, которые определены в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей приведены ниже.

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование

для служебных поездок личных легковых автомобилей

Объем двигателя

легкового автомобиля

Норматив, руб./мес.

Основание

До 2000 см3 включительно

Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (в ред. от 09.02.2004; далее – Постановление № 92)

Компенсация за дни, в которые автомобиль не использовался в служебных целях, в налоговых расходах организации не учитывается.

Если работник болел, был в отпуске или в командировке, то, согласно официальному мнению, за дни отсутствия работника сумму компенсации учесть в налоговых расходах нельзя, поскольку это необоснованный расход (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

ОРГАНИЗАЦИЯ АРЕНДУЕТ АВТОМОБИЛЬ СОТРУДНИКА

Для оформления арендных отношений необходимо заключить договор аренды и оформить акт приема-передачи автомобиля.

Договор аренды можно оформить только на автомобиль или арендовать автомобиль вместе с водителем. В первом случае личный автомобиль предоставляется организации во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им или с оказанием услуг по управлению автомобилем, во втором случае управлять арендованным автомобилем будет сам работник-арендодатель, то есть за рулем автомобиля всегда будет находиться его собственник.

Договор аренды можно заключить таким образом, чтобы работник, передавший машину в аренду, получал арендную плату, а расходы по содержанию автомобиля были возложены на организацию-арендатора.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВОЗМЕЩАЕТ РАСХОДЫ, СВЯЗАННЫЕ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

Возмещение расходов за использование личного транспорта предусмотрено ст. 188 ТК РФ, согласно которой организация возмещает работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества для служебных целей. При использовании личного автомобиля к таковым можно отнести:

  • расходы на ГСМ;
  • расходы на ремонт автотранспортного средства;
  • расходы на платную парковку в рабочее время, мойку машины и другие аналогичные расходы.

Таким образом, организация может выплачивать сотруднику компенсацию в виде возмещения фактических расходов, связанных с использованием автомобиля.

Возмещаемые расходы не облагаются «зарплатными» налогами, если есть документы, подтверждающие суммы таких расходов.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ

Чтобы доказать, что организация компенсирует работнику «служебный» износ личного автомобиля и возмещает фактические расходы по эксплуатации, а не выплачивает ему дополнительный доход, необходимы подтверждающие документы (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, Постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 № Ф09-2371/14). Так,

использование машины в интересах работодателя можно подтвердить соглашением к трудовому договору;

принадлежность автомобиля работнику подтверждается копией технического паспорта личного автомобиля, заверенной в установленном порядке;

порядок расчета компенсации подтверждается справкой-расчетом о сумме компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и других документов, обосновывающих расходы на эксплуатацию личного автомобиля;

выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях осуществляются на основании приказа руководителя.

Е.Н. Селянина,
аудитор

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2016.

Тема: Договор использования личного авто в служебных целях

Опции темы
Отображение
  • Линейный вид
  • Комбинированный вид
  • Древовидный вид

Договор использования личного авто в служебных целях

Договір
оренди транспортного засобу
м Київ «____»____________2004 р.

________________________________________________, який мешкає за

(прізвище, по-батькові Наймодавця)

адресою: _______________________________, ідентифікаційний № ________________,

який діє як суб’єкт підприємницької діяльності – фізична особа, свідоцтво №______, видане _____________________ державною адміністрацією «___»__________р., далі іменується «Орендодавець», з однієї сторони, і Товариство з обмеженою відповідальністю «А» в особі _____________________________, який мешкає за адресою: ____________________________________________, та діє від імені ТОВ «А» на підставі довіреності, посвідченої приватним нотаріусом за реєстровим номером № 1000, що далі іменується «Орендар» з другої сторони, уклали цей договір про нижчезазначене:

1. Орендодавець здав, а Орендар прийняв в оренду з «01» червня 2004 року належний Орендодавцю транспортний засіб марки ________, двигун №____, кузов №_____________, державний реєстраційний № _______.

2. Вказаний транспортний засіб зареєстрований ___________________________, свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу №____ серія ____.

3. Вказаний транспортний засіб належить Орендодавцю на підставі свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу №____ серія ____.

4. Переданий в оренду транспортний засіб оцінюється сторонами в сумі 50000 (п’ятдесят тисяч) грн. 00 коп.

5. Орендар оглянув транспортний засіб і стверджує, що він знаходиться у технічно справному стані, який не заважає використовувати транспортний засіб за призначенням. Претензій до його технічного стану не має.

6. Договір укладений на термін ________________.

7. Орендар здійснює за свій рахунок експлуатацію та ремонт транспортного засобу, а також бере участь у його обслуговуванні за власний рахунок, забезпечує орендований транспортний засіб пально-мастильними матеріалами за власний рахунок.

8. Орендна плата встановлюється сторонами в розмірі __________ на місяць. Орендар сплачує орендну платну один раз на місяць у термін до 10 дня поточного місяця.

9. Після закінчення строку дії договору та за умови його беззастережного виконання Орендарем Орендодавець зобов’язаний прийняти вказаний у договорі транспортний засіб без будь-яких зволікань.

10. Сума договору встановлюється сторонами в розмірі _______________________.

11. Витрати, пов’язані з укладенням цього договору, несе Орендар.

12. У разі виникнення спірних питань у ході виконання цього договору їх вирішення провадиться сторонами у встановленому чинним законодавством порядку.

13. В разі бажання Орендаря розірвати цей договір достроково він має попередити Орендодавця письмово за _____ до розірвання договору.

14. У випадку скоєння Орендарем ДТП він за власний рахунок відшкодовує заподіяну шкоду та ремонтує орендований транспортний засіб .

15. Орендар зобов’язаний застрахувати орендований транспортний засіб за власні кошти на повне КАСКО.

16. Цей договір складено в двох примірниках, один з яких знаходиться у справах нотаріуса, а другий надається Орендодавцю.

Договір оренди транспортного засобу №_____
м Київ «____»____________2004 р.

______________________________________________– юридична особа за законодавством України, платник податку на прибуток за ставкою 25% на загальних підставах, надалі іменується “Орендар”, в особі ________________________________, який діє на підставі Статуту з однієї сторони,

та __________________________________________________ __________ – юридична особа за законодавством України, платник податку на прибуток за ставкою ____ % відповідно до ________________________________, надалі іменується “Орендодавець”, в особі __________________________________, який діє на підставі Статуту, з іншої сторони, кожний окремо “Сторона”, а разом “Сторони”, уклали цей Договір оренди транспортного засобу (далі – Договір) про наступне:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРУ

1.1. У порядку та на умовах, визначених цим Договором, Орендодавець передає належний йому на праві власності, а Орендар приймає на умовах платного тимчасового користування транспортний засіб марки ____________, модель ______, рік випуску ______, колір ________, кузов № _______________________, державний реєстраційний № ______________.

1.2. Цільове призначення предмета оренди – здійснення статутної діяльності.

1.3. Переданий в оренду предмет оренди оцінюється сторонами в сумі______________ грн.

2. ОБОВ’ЯЗКИ ТА ПРАВА СТОРІН

2.1. Обов’язки Орендодавця:

2.1.1 Протягом ______ днів після набуття чинності цим Договором передати Орендареві за актом визначений п. 1.1. об’єкт оренди в належному технічному стані, що забезпечує його нормальну експлуатацію.

2.1.2. За свій рахунок здійснювати поточний, капітальний ремонт, будь-які поліпшення та поточне обслуговування предмета оренди. За час проведення ремонтних робіт орендна плата не стягується.

2.1.3. До передачі предмета оренди Орендарю застрахувати предмет оренди на весь час дії Договору.

2.2. Права Орендодавця:

2.2.1. Контролювати технічний стан та цільове використання предмета договору.

2.2.2.Відчужувати предмет оренди за умови попередження набувача права власності на предмет оренди про наявність цього Договору.

2.3. Обов’язки Орендаря:

2.3.1. Використовувати предмет оренди на умовах цього Договору та відповідно до мети, зазначеної п. 1.2 Договору.

2.3.2. Своєчасно і в повному обсязі вносити орендну плату.

2.3.3. Підтримувати предмет оренди в технічно справному стані та нести витрати з придбання пально-мастильних матеріалів.

2.3.4. Після закінчення строку дії Договору повернути предмет оренди Орендодавцю в технічно справному стані протягом ____ днів з моменту підписання Акту приймання-передачі.

2.4. Орендар має право:

2.4.1. Вимагати від Орендодавця проведення своєчасного та якісного капітального, поточного ремонту предмета Договору.

2.4.2. Переважне право купівлі предмета оренди при його відчуженні Орендодавцем.

2.5. Сторони здійснюють інші права та обов’язки, визначені цим договором та чинним законодавством України.

3.1. Орендар зобов’язується сплачувати Орендодавцеві орендну плату за користування Об’єктом оренди з розрахунку _______________гривень на місяць.

3.2. Орендар сплачує орендну плату шляхом перерахування відповідної суми коштів на поточний рахунок Орендодавця у строк __________________

3.3. Розмір, форма, періодичність та спосіб внесення орендної плати за цим Договором можуть бути змінені за взаємною згодою Сторін, яка оформлюється додатковою угодою до цього Договору.

4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ СТОРІН

4.1. У випадку порушення своїх зобов’язань за цим Договором Сторони несуть відповідальність, визначену цим Договором та чинним законодавством України.

4.2. У разі виходу з ладу предмета оренди внаслідок порушення правил його експлуатації чи інших навмисних дій Орендаря або осіб, яким він довірив управління предметом оренди, Орендар відшкодовує Орендодавцю заподіяну цими діями шкоду в повному обсязі або ж за згодою Орендодавця проводить за власні кошти відновлювальний ремонт. Орендар зобов’язаний відшкодувати збитки, завдані втратою або пошкодженням предмета оренди, якщо він не доведе, що це сталося не з його вини.

5.ПЕРЕДАЧА ТА ПОВЕРНЕННЯ ОБ’ЄКТА НАЙМУ

5.1. Предмет оренди передається протягом 7 днів після набуття чинності даним договором, про що в зазначений строк складається акт приймання-передачі.

5.2. Будь-які поліпшення відшкодовуються тільки якщо на це є пряма згода Сторін.

5.3. У випадку коли з вини Орендаря якість предмета Договору знизиться, збитки, понесені Орендодавцем, відшкодовуються Орендарем у повному обсязі.

5.4. В разі припинення або розірвання даного договору Орендар зобов’язаний повернути Орендодавцеві або його законному представнику об’єкт оренди у стані не гіршому, ніж той, у якому такий об’єкт було отримано, з урахуванням природного зносу.

6. ВИРІШЕННЯ СПОРІВ

6.1. Всі спори за даним договором вирішуються за згодою Сторін, а у випадку відсутності згоди розглядаються судом за встановленою підвідомчістю та підсудністю такого спору в порядку, визначеному чинним законодавством.

7. СТРОК ДІЇ ДОГОВОРУ

7.1. Цей Договір набуває чинності з моменту його підписання і діє до “____”______________200__р.

7.2. Зміна умов даного договору можлива лише за взаємною згодою сторін, що оформлюється додатковою угодою до цього Договору.

7.3. Всі додатки, Акти, додаткові угоди до цього Договору, які підписані уповноваженими представниками Сторін, є його невід’ємною частиною.

7.3. Договір укладено в двох примірниках, один з яких надається Орендодавцю, другий – Орендарю, і кожен з них має однакову юридичну силу.

8. АДРЕСИ ТА ІНШІ РЕКВІЗИТИ СТОРІН

АКТ приймання-передачі
до договору оренди транспортного засобу №_____ від ________

м. Київ «___»_________2004 р.

Даний акт складено між __________________________ – надалі іменується “Орендар”, в особі __________________________, який діє на підставі Статуту з однієї сторони, та

__________________________________________________ ___ – надалі іменується “Орендодавець”, в особі __________________________________, який діє на підставі Статуту, з іншої сторони, а разом “Сторони”, про наступне:

1. Орендодавець передав, а Орендар прийняв у належному для експлуатації стані транспортний засіб марки ___________, модель _______, рік випуску ________, колір ____________, кузов № _________________, державний реєстраційний № _____________.

2. Сторони підтверджують, що зазначений вище транспортний засіб на момент передачі знаходиться в належному для експлуатації стані.

Знайшов лише за законодавством Республіки Білорусь. Але не думаю, що тут багато відмінностей.

ДОГОВОР N _____
ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ
В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

г.__________ «___» _________ ____ г.

_______________________________, именуемое в дальнейшем
«НАНИМАТЕЛЬ», в лице директора ___________________________________,
действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин
_______________________________________, именуемый в дальнейшем
«НАЙМОДАТЕЛЬ — ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ», с другой стороны, заключили
настоящий договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. «НАЙМОДАТЕЛЬ — ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ» использует по поручению
«НАНИМАТЕЛЯ» личный автомобиль марки _________________ гос. N
_____________ в следующих служебных целях: _________________________
__________________________________________________ __________________
1.2. Срок использования автомобиля — с ______________. по
____________.
1.3.Сумма компенсации за использование личного автомобиля в
служебных целях не начисляется.

2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. «НАНИМАТЕЛЬ» обязуется:
2.1.1. Поручать «НАЙМОДАТЕЛЮ — ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ» выполнять задания
с использованием личного автомобиля только в целях, определенных
п. 1.1 настоящего договора.
2.1.2. Возмещать «НАЙМОДАТЕЛЮ — ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ» произведенные им
расходы на платную парковку, приобретение горюче — смазочных
материалов при использовании личного транспорта в служебных целях
в пределах согласованных норм согласно п. 5.1.
2.2. «НАЙМОДАТЕЛЬ — ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ» обязуется:
2.2.1. Использовать личный автомобиль по заданию «НАНИМАТЕЛЯ»
в целях и сроки, определенные п.п. 1.1 и 1.2 настоящего
договора.
2.2.2. Не допускать неэффективное применение автомобиля при
использовании его в служебных целях.
2.2.3. Представлять «НАНИМАТЕЛЮ» документы, подтверждающие
факты платной парковки, приобретения ГСМ для заправки автомобиля и
использование его в служебных целях.

3. ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

3.1. Расчеты по настоящему договору осуществляются путем
безналичной оплаты «НАНИМАТЕЛЕМ» стоимости ГСМ для
«НАЙМОДАТЕЛЯ — ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ».

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. В случае нарушения сроков использования личного
автомобиля в служебных целях «НАНИМАТЕЛЬ» вправе потребовать
возмещения убытков, причиненных задержкой исполнения условий
договора, либо отказаться от договора и взыскать убытки,
причиненные «НАЙМОДАТЕЛЕМ — ПОЛЬЗОВАТЕЛЕМ».
4.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение условий
настоящего договора виновная сторона несет имущественную
ответственность в соответствии с действующим гражданским
законодательством РБ.

5. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ

5.1. Возмещение расходов за использованные ГСМ производится в
соответствии с нормативно-технической документацией изготовителя
в пределах следующих норм:
— бензин — _______ л/100 км пробега
— моторное масло — согласно инструкции по эксплуатации;
— трансмиссионные масла — согласно инструкции по
эксплуатации;
— охлаждающие жидкости — согласно инструкции по эксплуатации;
— прочие технические масла и жидкости — согласно фактических
затрат, но не более 5% стоимости ГСМ.

6. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

6.1. Настоящий договор составлен в двух подлинных экземплярах
по одному для каждой из сторон.
6.2. Договор вступает в силу с момента его подписания и
действует в течение срока использования автомобиля, определенного
п. 1.2 договора.
6.3. В случаях, не предусмотренных настоящим договором,
стороны руководствуются действующим гражданским законодательством
РБ.

7. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

7.1. «НАЙМОДАТЕЛЬ — ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ»:

Почтовый адрес и индекс: ___________________________________________
Паспортные данные : ________________________________________________

Юридический адрес и банковские реквизиты : _________________________
__________________________________________________ __________________

«НАЙМОДАТЕЛЬ — ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ» «НАНИМАТЕЛЬ»
__________________________ __________________________
(подпись, Ф.И.О.) (подпись, Ф.И.О.)

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях, как оформить

Использование личного автотранспорта сотрудниками многих организаций по рабочим надобностям сегодня не редкость. В свою очередь компания обязана выплачивать компенсацию за эксплуатацию в рамках трудового соглашения. Рекомендуем ознакомиться с тонкостями оформления подобных расходов.

Договор на использование личного автомобиля в служебных целях договор

ТК РФ (ст. 188) регулирует подобные вопросы. Согласно ему предприятие, в рабочих целях которого сотрудник использует свое авто (иное имущество) обязано возместить расходы на:

  • амортизацию (за износ, ГСМ, заправка пр.);
  • за использование.

Работнику следует позаботиться об оформлении специального доп соглашения или договора (отдельного, или внесение данных в тело трудового соглашения) с работодателем.

Важно знать, что помимо самой фиксации факта эксплуатации личного транспорта документ должен определять: порядок учета расходных средств и материалов, условия, срок действия и обязанности каждой стороны.

Бланк можно составить самостоятельно в свободной форме либо скачать образец договор об использовании личного автомобиля в служебных целях в режиме онлайн и совершенно бесплатно.

Разовое оформление

Документ оформляется на определенный срок, однако при разовом использовании можно обойтись и без такового. В данном варианте достаточно оформленного путевого листа для подтверждения суммы расходов (заправка или ремонт, например).

Возмещение расходов директором

Для возмещения затрат работнику за служебное использование имущества директор предприятия издает приказ на основании соглашения. Вопросы суммы выплат следует устанавливать согласно Постановлению Правительства (норма за легковой автомобиль по данному положению ОД до 2 л – 2,4 тыс. рублей, свыше – 3 тыс. руб.).

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2018

Существует несколько видов соглашений, которые могут заключать работник и руководитель:

  • дополнительное или трудовое соглашение;
  • по договору аренды.

Как оформить?

В первом варианте алгоритм действий следующий: согласование вопросов с работодателем — написание заявления в бухгалтерию компании – приказ дирекции — ежемесячное (либо иное) погашение расходов и компенсация износа.

Во втором варианте: согласование с руководством – заключение договора аренды – внесение изменений в страховой полис – составление и передача акта приема передачи имущества.

К сказанному добавим, что аренда автотранспорта возможна с экипажем с (самим работником) и без него. Этот момент следует учесть при составлении документа.

Соглашение и оплата: расчет

Расчёт производится на зарплатную карту работника, при этом возможен ежемесячный расчет либо погашение полной суммы одноразово. Этот вопрос также следует освятить при составлении документации.

Следует уточнить и расчет за амортизацию (технический износ, обслуживание пр.). Если сама компенсация выплачивается согласно договору, то ГСМ и прочие технические детали не всегда возможно учесть соразмерно действительным расходам (например, различный километраж), в таком случае арендодателю следует воспользоваться служебной запиской (служебкой) для возмещения затрат. В этом варианте расчет производится на руки, согласно чекам, либо на карту сотрудника.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях в 2018

Налоговый Кодекс предусматривает налогообложение на данную компенсацию (НДФЛ (налог на прибыль) в размере 13%). Однако страховые и прочие взносы (ФСС, пенсионные, транспортный налог) с этой суммы не взимаются.

Могут возникать вопросы относительно уплаты: в зависимости от типа документа налоги могут оплачиваться либо сотрудником (аренда) либо руководителем (соглашение).

Решить многие вопросы относительно налоговой базы для предприятия можно путем заключения договора аренды либо безвозмездного использования. Впрочем, в данном вопросе многое зависит от вида деятельности предприятия. На практике первый вариант неэффективный, поэтому часто используется именно второй.

Скачать бланк заявление работнику

Бланк заявления на погашение расходов, связанных с эксплуатацией авто для производственных нужд можно составить самостоятельно либо скачать/списать его в интернет (например, на нашем портале) безвозмездно. Это поможет правильно составить документ и избежать многих ошибок.

Скачать бланк можно здесь:

Доплата в зависимости от затрат

Если действительные расходы превысили сумму, указанную при составлении документа (например, во время поездки (либо нескольких) превышен километраж и соответственно увеличился расход бензина), сотрудник может написать служебную записку нанимателю и получить возмещение расходов (если это может допускать соглашение). Проводка документов происходит согласно регламенту (составляется отчет в налоговую инспекцию на списание средств).