Компенсация за использование личного автомобиля в 2014 году налогообложение

Оглавление:

Компенсация работнику за использование личного транспорта

Компенсация за использование личного транспорта выплачивается работнику, если он эксплуатирует таковой в служебных целях. Возместить расходы сотруднику можно либо путем оформления выплат в рамках трудовых взаимоотношений, либо путем заключения гражданско-правового договора аренды автотранспорта. Обо всех нюансах, связанных с этим вопросом, расскажем далее.

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Российское трудовое законодательство гарантирует работникам денежные выплаты за эксплуатацию их личных вещей в интересах хозяйствующих субъектов.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ работник вправе рассчитывать на выплаты, только если работодатель позволил эксплуатировать личное имущество в служебных целях (или просто был в курсе). В этом случае сотруднику выплачиваются:

  • компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) имущества;
  • фактические денежные расходы, связанные с эксплуатацией.

Данный вопрос стороны должны согласовать письменно. Сделать это можно как при заключении трудового контракта, так и позднее в качестве дополнительного соглашения к нему.

И в том и в другом случае сторонам необходимо определить:

  • имущество, которое будет эксплуатироваться, и его характеристики;
  • основания владения имуществом (в собственности, на основании доверенности, договора и др.);
  • порядок эксплуатации;
  • срок эксплуатации;
  • величину компенсации за эксплуатацию имущества;
  • величину реальных затрат, связанных с такой эксплуатацией;
  • документы, обосновывающие эксплуатационные затраты;
  • порядок и сроки платежей.

Расчет размера компенсации за пользование личным автомобилем

При наличии необходимости в эксплуатации автотранспорта работника в хозяйственной деятельности компании работник и работодатель самостоятельно определяют величину компенсации и фактических денежных расходов, связанных с такой эксплуатацией.

Соглашением могут быть закреплены любые размеры компенсации за использование личного автомобиля. Как правило, это зависит:

  • от степени износа автотранспортного средства;
  • срока его полезной эксплуатации, который определяется на основании технической документации;
  • активности эксплуатации (письмо Минфина РФ от 16.11.2006 № 03-03-02/275).

Расходы по эксплуатации автотранспортного средства (на приобретение горюче-смазочных материалов, топлива, комплектующих и расходных материалов, ремонт, обновление и т. п.) определяются и возмещаются на основании документов, обосновывающих эти затраты. Это могут быть:

  • Путевой лист — документ, подтверждающий эксплуатацию автотранспорта в интересах компании. Форму документа компания вправе разработать самостоятельно с учетом положений закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 (в ред. от 18.07.2017) № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
  • Кассовые чеки АЗС.
  • Отчеты сотрудника с приложенными чеками (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).
  • Журнал регистрации служебных передвижений.

ВАЖНО! Расходы работника как владельца автотранспорта (например, на техосмотр, уплату транспортного налога) работодатель не компенсирует.

Налогообложение компенсационных выплат

Подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) определено, что расходы компании на содержание служебного автотранспорта снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Освобождение от налогообложения возможно только при наличии документального подтверждения:

  • служебной направленности передвижений;
  • реально произведенных трат (ст. 252 НК РФ).

Однако величина расходов не должна быть больше норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Нормируется в этом случае общая сумма — компенсация и реальные эксплуатационные расходы (на горюче-смазочные материалы и т. д.).

Если размер компенсации за использование личного транспорта превышает нормативы, то сумма превышения в вышеназванные расходы не входит (письмо Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050).

Выплаты, согласованные сторонами, не облагаются:

  • НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434);
  • страховыми взносами (ст. 9 закона «О страховых взносах. » от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

При этом не имеет значения, что величина компенсации может быть больше установленных нормативов (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06).

ВАЖНО! Компенсация за использование личного транспорта, если она выплачивается за периоды пребывания работника в отпуске, командировке или за периоды временной нетрудоспособности, не входит в расходы, снижающие налогооблагаемую прибыль компании (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

Компенсация за автомобиль: нормы-2017

Предельные нормы компенсации за автомобиль в 2017 году, применяемые для целей налогообложения, определяются, как и прежде, постановлением Правительства РФ «Об установлении норм. » от 08.02.2002 (в ред. от 09.02.2004) № 92. Зависят они от объема двигателя автотранспортного средства:

  • до 2 000 куб. сантиметров — 1 200 руб. в месяц;
  • более 2 000 куб. сантиметров — 1 500 руб. в месяц.

В эту сумму включаются фактические эксплуатационные расходы (ГСМ и т. д.).

Для федеральных государственных служащих предусмотрен иной подход (Правила выплаты компенсаций…, утв. постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563). Госслужащим, работа которых связана с регулярными рабочими поездками, назначение ежемесячной компенсации за использование личного транспорта осуществляется в размере, установленном решением работодателя на заявление конкретного работника, но в пределах, определенных в приложении к указанным Правилам.

Возмещение денежных расходов на приобретение ГСМ для госслужащих — это отдельные выплаты, которые должны подтверждаться соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля

Назначение компенсации за использование личного транспорта в хозяйственной деятельности компании работникам производится приказом лица, руководящего этой компанией.

Допустимо закрепление правил выплаты компенсации в локальных нормативных актах компании.

Форму приказа каждая компания разрабатывает самостоятельно. Как правило, в нем указывают:

  • фамилию, имя, отчество сотрудника, которому назначается компенсация;
  • его должность;
  • наименование и характеристики транспортного средства;
  • условия выплаты компенсации (например, компенсация выплачивается в конце каждого месяца в твердой денежной сумме, фактические расходы — после представления необходимых документов).

Документами, обосновывающими издание приказа, являются:

  • соответствующий пункт трудового контракта или дополнительное соглашение к нему;
  • копия техпаспорта автотранспортного средства, заверенная в установленном порядке.

Налогообложение компенсационных выплат работнику при управлении транспортным средством по доверенности

Согласно пояснению контролирующих органов компенсация за использование работником личного транспорта в деятельности компании подлежит освобождению от налогов, только если речь идет об имуществе, принадлежащем работнику на праве собственности. Автотранспорт, которым работник пользуется по доверенности, к такому имуществу не относится.

В этом случае компенсационные выплаты:

  • Не снижают налогооблагаемую прибыль компании.
  • Облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Исключение: сотрудник использует транспорт, находящийся в собственности супруга (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).
  • Облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 26.02.2014 № 17-3/В-92).

Судебные органы придерживаются другого мнения на этот счет. Суды считают имущество личным, если оно принадлежит работнику на любом законном основании, в том числе на основании доверенности (постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2013 № А76-15748/2012, постановление 13-го ААС от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013). Такой же вывод содержится в определении ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.

Компенсация за аренду автомобиля у сотрудника

Для того чтобы компания не была привязана к упомянутым выше нормам, эксплуатацию личного автотранспорта сотрудника можно оформить путем заключения договора аренды автомобиля.

Гражданское законодательство предусматривает 2 вида аренды транспортных средств:

  • с экипажем (ст. 632 ГК РФ) — управляет и обслуживает автомобиль работник;
  • без экипажа (ст. 642 ГК РФ) —управляют автомобилем и обслуживают его иные уполномоченные компанией лица.

Соглашение заключается письменно и не требует никакого удостоверения, регистрации (ст. 633, 643 ГК РФ).

Предмет соглашения (существенное условие) должен содержать сведения, однозначно идентифицирующие объект. Они зафиксированы в свидетельстве о регистрации ТС и паспорте ТС.

Если работник — не собственник автомобиля, то к соглашению надо приложить доверенность собственника, которая предоставляет возможность сдавать доверенное имущество в аренду.

К договору аренды без экипажа следует приложить также полис ОСАГО с изменениями (перечень конкретных лиц либо без ограничений).

Оба вида договора аренды являются реальными, поскольку условием их заключения, помимо согласования существенных условий, является передача арендодателем арендатору автотранспортного средства. Передача автомобиля осуществляется путем оформления акта приема-передачи. В нем должны были перечислены и совпадать с указанными в договоре основные характеристики автомобиля, а также описано его техническое состояние по результатам осмотра.

Налогообложение выплат по договору аренды

Руководствуясь подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, компания может отнести всю сумму арендных платежей к расходам, снижающим ее налогооблагаемую прибыль. Для этого, как и в случае с компенсацией, денежные расходы должны быть обоснованы и задокументированы.

Для работника-арендодателя выплаты по договору аренды являются доходом физического лица по гражданско-правовому договору. С этих доходов должен быть удержан НДФЛ по ставке:

  • 13% — для налоговых резидентов;
  • 30% — для нерезидентов (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Причем компания в данном случае выступает как налоговый агент (ст. 228 НК РФ) и обязана произвести все соответствующие перечисления в бюджет.

Страховые взносы на сумму арендных платежей не начисляются, как и на любые выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (ч. 2 п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ, постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012).

Исключение — оплата услуг по управлению транспортом в договоре аренды с экипажем. В этом соглашении выплаты лучше разбить на составляющие:

  • Арендные платежи.
  • Оплата услуг по вождению. На эту сумму следует начислить страховые взносы, но только в ПФ РФ и ФФОМС. Взносы в ФСС России не начисляются на основании п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ.

Транспортный налог платит собственник автотранспорта (ст. 357 НК РФ), однако стороны могут определить условие о частичном или полном участии компании в таких расходах.

Таким образом, законодательство РФ предусматривает различные варианты выплаты компенсации за использование личного транспорта работника в деятельности компании. В случае если расходы работника не выше законодательно установленных нормативов, то экономически оправданна будет компенсация в рамках трудовых правоотношений. В противном случае целесообразно заключить соглашение об аренде автотранспорта.

Компенсация за использование личного автомобиля работника

В практике организаций часто встречаются ситуации, когда личное имущество работников используется в служебных целях.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Наиболее распространенным является использование личного транспорта.

При этом организация может:

  • использовать автомобиль работника в служебных целях;
  • арендовать автомобиль с экипажем;
  • арендовать автомобиль без экипажа;
  • оформить договор безвозмездного пользования (ссуды).

1. Бухгалтерский учет компенсационных выплат

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в бухгалтерском учете принимаются в полном объеме и учитываются на счетах учета затрат на производство в зависимости от целей, на которые используется данный транспорт и признаются в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация (п.17, п.18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 г. №33н).

Согласно условиям трудового договора ЗАО «Лютик» ежемесячно выплачивает работнику (менеджер заводоуправления) компенсацию за использование личного легкового автомобиля (объем двигателя — 1 400 куб. см) в размере 2 000 рублей. Выплата осуществляется до 5 числа следующего за начислением компенсации месяца.

В бухгалтерском учете ЗАО «Лютик» будут сформированы следующие записи:

Содержание хозяйственной операции

Начислена компенсация за использование личного автомобиля за июль 2014 г.

Отражено постоянное налоговое обязательство (ПНО)

Расчет: (2 000 руб. — 1 200 руб.) х 20%

Начислен отложенный налоговый актив (ОНА)

Расчет: 1 200 руб. х 20%

В августе 2014 г.:

Выплачена из кассы сумма компенсации работнику

Погашен отложенный налоговый актив (ОНА)

Расчет: 1 200 руб. х 20%

Поскольку нормируемый размер расходов, возмещаемых работнику за использование автомобиля, законодательством по бухгалтерскому учету не установлен, то в учете возникает постоянная разница и соответствующее ей ПНО (п.4,п.7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утв. Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 г. №114н). А в налоговом учете подобные расходы нормируются в зависимости от рабочего объема легкового автомобиля (п.1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыли организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством реализацией», далее по тексту — Постановление №92). Так, компенсация за использование легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно признается в размере 1 200 рублей.

Возникновение вычитаемой временной разницы и соответствующий ей ОНА обусловлено различным периодом признания компенсационных выплат. В бухгалтерском учете компенсация признается расходом в месяце начисления (по условиям примера — это июль 2014 года). В налоговом учете установлено, что расходы признаются в том периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств (п.1 ст.272 НК РФ). При этом для расходов на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях существует специальная норма. В соответствии с пп.4 п.7 ст.272 НК РФ такие расходы признаются на дату перечисления денежных средств со счета или выплаты их из кассы (по условиям примера — это август 2014 года).

2. Налогообложение компенсационных выплат

Налог на прибыль

На сегодняшний день эти нормы составляют:

легковые автомобили с рабочим объемом двигателя:

до 2000 куб. см включительно

свыше 2000 куб. см

Нормирование расходов для налогового учета распространяется только на использование личного легкового транспорта. Для компенсации за использование грузовых машин никаких ограничений не предусмотрено, поэтому такие компенсационные выплаты признаются в полном объеме (Письмо Минфина РФ от 18.03.2010 г. №03-03-06/1/150). Категория транспортного средства определяется исходя из типа транспортного средства и его назначения (категории), указанных в паспорте транспортного средства (Письмо Минфина РФ от 21.10.2010 г. №03-05-06-04/251).

Налог на доходы физических лиц

Нужно ли исчислять НДФЛ на так называемую сверхлимитную компенсационную выплату?

Это зависит от источника финансирования организации:

Работники учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней

Работники всех других организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы

Нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок установленыПостановлением Правительства РФ от 02.07.2013 г. №563 «О порядке выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием».

Сумма компенсации устанавливается в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с работником и не нормируется для целей исчисления НДФЛ (Письма Минфина РФ от 01.12.2011 г. №03-04-06/6-328, от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138, от 23.12.2009 г. №03-04-07-01/387, ФНС РФ от 27.01.2010 г. №МН-17-3/[email protected], Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 г. № 10627/06).

Как свидетельствует арбитражная практика, если размер компенсации не установлен дополнительным соглашением с работником, то у работника дохода в целях НДФЛ также не возникает (Постановление двадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.05.2014 г. №А62-6132/2013). Но при этом в организации были оформлены приказы о выплате компенсации, утвержденные руководителем общества расчеты, устанавливающие размеры компенсаций применительно к каждому работнику, а также командировочные удостоверения, свидетельствующие о наличии связи понесенных обществом расходов на выплату компенсаций с производственной деятельностью организации.

Страховые взносы

Сумма компенсации, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (Письма ФСС РФ от 17.11.2011 г. №14-03-11/08-13985, ПФ РФ от 29.09.2010 г. №30-21/10260, Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 г. №550-19, от 26.05.2010 г. №1343-19). При этом использование личного имущества в служебных целях должно быть обусловлено должностными обязанностями сотрудника, характером его работы или подтверждено служебными заданиями.

Однако при проведении проверок региональные отделения фондов доначисляют страховые взносы на сумму превышения расходов, установленных Постановлением №92. Страхователи успешно оспаривают доначисления страховых взносов в судебном порядке:

Реквизиты судебного решения

Постановление ФАСУральского округа от 29.05.2014 г. №Ф09-2371/14

Компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником.

Решение арбитражного суда Кемеровской области от 26.05.2014 г. №А27-4556/2014

В состав базы для начисления страховых взносов обоснованно не была включена выплачиваемая работникам компенсация за использование личного транспорта в служебных целях, установленная дополнительными соглашениями к трудовым договорам.

3. Проблемные вопросы, связанные с налогообложением компенсационных выплат

Несмотря на кажущуюся простоту вопроса, порядок налогообложения компенсационных выплат не столь однозначен.

Размер возмещения

В Определении ВАС РФ от 29.01.2009 г. №ВАС-495/09 судьями сделан вывод, что компенсация расходов возмещает затраты по эксплуатации легкового автомобиля: сумму износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Таким образом, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат. Такой позиции придерживается Минфин РФ (Письмо от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39239) и УФНС РФ по г. Москве (Письмо от 22.02.2007 г. №20-12/016776).

Необходимость оформления путевых листов

Однако в целях признания расходов необходимо соблюсти общий принцип документального подтверждения и экономического обоснования расходов (ст.252 НК РФ).

Вопросам необходимости оформления путевых листов при выплате компенсации работникам посвящено немало писем Минфина РФ и ФНС РФ. Так, по мнению контролирующих органов (Письма Минфина РФ от 23.09.2013 г. №03-03-06/1/39406, от 13.04.2007 г. №14-05-07/6, от 29.12.2006 г. №03-05-02-04/192, от 16.11.2006 г. №03-03-02/275, УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 г. №20-15/[email protected], от 22.02.2007 г. №20-12/016776, от 20.09.2005 г. №20-12/66690), организация должна вести учет служебных поездок в путевых листах. Именно путевые листы являются подтверждением фактического использования имущества в интересах работодателя (Письмо Минфина РФ от 27.06.2013 г. №03-04-05/24421).

Действительно, сам по себе приказ руководителя об установлении компенсационных выплат не является первичным учетным документом (ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете») и его будет недостаточно для подтверждения реально понесенных работником затрат. Но, если у налогоплательщика будут иные документы, подтверждающие расходы (например, отчеты работника с приложенными чеками, журнал учета служебных поездок с указанием времени, цели поездки и пр.), то отсутствие путевых листов не будет являться основанием для отказа в признании компенсационных расходов.

Об этом свидетельствует арбитражная практика:

Реквизиты судебного решения

Постановление ФАС Поволжского округа от 30.05.2012 г. №А12-15477/2011

Общество имело право заявлять расходы сумм компенсаций за использованный личный автотранспорт, обязательного условия ведения путевых листов не предусмотрено.

Постановление ФАС Московского округа от 19.12.2011 г. №А40-152815/10-116-694

Доводы налогового органа о необходимости ведения учета служебных поездок и оформления путевых листов обоснованно отклонены судами, поскольку оформление путевых листов при использовании личных автомобилей действующим законодательством не предусмотрено.

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.01.2009 г. № Ф04-8171/2008(18850-А70-40)

Является нормативно необоснованным довод Инспекции о необходимости в рассматриваемом случае наличия именно путевых листов.

Управление транспортным средством по доверенности

Спорная ситуация в части налогообложения компенсационных выплат возникает в случае управления транспортным средством по доверенности. Поскольку речь идет о компенсации за использование личного имущества, то возникает вопрос: а можно ли считать имущество личным, если работник управляет им по доверенности?

Согласно п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства. НК РФ не содержит определения компенсационных выплат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, в т.ч. и в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя, следовательно, соответствующие термины используются в смыслах, которые придает им трудовое законодательство. Из буквального содержания статьи 188 ТК РФ не следует, что для определения личного имущества, используемого в интересах работодателя, необходимо обладание данным имуществом на праве собственности, а не каком-либо ином праве. С учетом норм статьи 164 ТК РФ юридически значимым является то, что возмещаются (компенсируются) работникам затраты, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей. Таким образом, личным имуществом работника, используемым работником в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Однако мнение контролирующих органов на сегодняшний день иное.

Налог на прибыль

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам относятся расходы на компенсацию работникам за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Исходя из вышеизложенного, личным имуществом работника, используемым работником в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность.

Но, судя по последним разъяснениям (более ранние разъяснения Минфина РФ безболезненно позволяли учитывать суммы компенсации по пп.11 п.1 ст.264 НК РФ) специалистов финансового ведомства, сумма компенсации за использование личного автомобиля, управляемого по доверенности, не может признаваться в целях исчисления налога на прибыль:

Компенсация за использование личного автомобиля: страховые взносы, налогообложение, учет

Из статьи Вы узнаете:

1. Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

2. Можно ли учесть компенсацию за использование личного автомобиля в расходах по налогу на прибыль и УСН.

3. Как рассчитать сумму компенсации и отразить в бухгалтерском учете.

Порядок документального оформления компенсации работнику за использование личного автомобиля в служебных целях мы рассмотрели ранее. Теперь остается выяснить: какими налогами и взносами облагается компенсация и как ее учесть в налоговом и бухгалтерском учете? Забегая немного вперед, скажу, что ответ на эти вопросы во многом зависит от того, является работник собственником автомобиля, или использует его по доверенности. Заинтригованы? Тогда читайте статью.

НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за использование личного автомобиля и суммы возмещения расходов, понесенных в результате такого использования, не облагаются НДФЛ и не отражаются в справке 2-НДФЛ. Причем указанные выплаты не облагаются НДФЛ целиком, без каких-либо ограничений. Нормы компенсации за использование личного транспорта установлены законодательством только для учета этих сумм при расчете налога на прибыль, для расчета НДФР нормы не применяются. Такую позицию поддерживает Минфин РФ: Письма от 27.08.2013 № 03-04-06/35076 и от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327.

В соответствии с пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», компенсация за использование личного транспорта в служебных целях и суммы возмещения расходов не облагаются страховыми взносами. При этом не облагаются взносами компенсации и возмещения в полной сумме, установленной соглашением между работодателем и работником (Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19, от 12.03.2010 № 550-19, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 (п. 2), ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Работник не является собственником автомобиля

Если работник управляет автомобилем по доверенности, то вопрос: облагать НДФЛ и страховыми взносами сумму компенсации или нет – является спорным. Согласно официальным разъяснениям Минфина, ФНС и Минтруда, компенсация работнику за использование автомобиля, управляемого по доверенности, подлежит обложению НДФЛ и взносами: Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92 (в отношении страховых взносов), Письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/[email protected] (в отношении НДФЛ). Контролирующие органы мотивируют свою позицию тем, что Трудовым кодексом предусмотрена компенсация за использование личного имущества, а по их мнению, личным считается имущество, принадлежащее работнику на праве собственности. В связи с этим не облагается взносами и НДФЛ только компенсация за использование автомобиля, собственником которого является сам работник.

Однако российское законодательство не содержит четкого определения термина «личное имущества», то есть им может считаться имущество, принадлежащее на любом законном праве, в том числе на праве владения и пользования по доверенности. Такое мнение высказал Высший арбитражный суд в Определении от 24.01.2014 № ВАС-4/14 по делу № А76-24083/2012. Так что, уважаемые коллеги, наш суд оказался если не самым гуманным, то, по крайней мере, вполне справедливым. Начало судебной практике на высшем уровне положено, и, несмотря на то, что пока такое решение вынесено в отношении страховых взносов с компенсации за использование работниками транспорта, управляемого по доверенности, есть основания надеяться на аналогичную точку зрения и в отношении НДФЛ.

Как Вы понимаете, в случае, если работник не является собственником автомобиля, Вам самостоятельно необходимо принять решение: включать сумму компенсации в базу для расчета НДФЛ и страховых взносов, чтобы избежать претензий контролирующих органов, или не включать. Во втором случае нужно быть готовыми отстаивать свою позицию в суде, при необходимости.

Налоговый учет компенсации за использование личного автомобиля

Работник является собственником автомобиля

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсация за использование личных автомобилей в служебных целях учитывается в расходах при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Однако принять к расходам можно не всю сумму компенсации, а лишь в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».

Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» также могут уменьшить налогооблагаемую базу на суммы компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом суммы компенсации учитываются в налоговых расходах в пределах норм, как и для расчета налога на прибыль.

Нормы расходов на выплату компенсации за использование личного автомобиля (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

Рабочий объем двигателя легкового автомобиля

Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц)

Компенсация за использование личного автомобиля в 2014 году налогообложение

Законодательство не предусматривает порядок использования собственного транспорта работников в хоздеятельности предприятия и особенности оплаты такого использования. В целом использование возможно на условиях аренды или безвозмездно с заключением соответствующего договора. В этой статье речь пойдет о другом случае — когда такого договора нет, но работник использует собственный транспорт в деятельности предприятия. Как правило, имеются в виду руководство и работники, чья работа носит разъездной характер или которые направляются в командировку на собственном автомобиле.

Согласно ст. 125 КЗоТ, работники, использующие свои инструменты для нужд предприятия, учреждения, организации, имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию). При этом размер и порядок выплаты данной компенсации, если они не установлены в централизованном порядке (а они пока не установлены), согласно КЗоТ, определяются собственником или уполномоченным им органом (т. е. администрацией) по согласованию с работником.

Автомобиль вряд ли можно напрямую отнести к инструменту, однако очевидно, что норма КЗоТ довольно устаревшая и не существует препятствий для ее более широкого толкования. Ведь автомобиль с экономической точки зрения относится к той же категории, что и инструмент, — к орудиям труда. Так что, по нашему убеждению, работники, использующие автомобиль для нужд предприятия, имеют право на получение за него компенсации. Более того, компенсации за использование инструмента и транспорта Кабмин выделяет в одном пункте Перечня №1170 (п. 11). Так же выделены соответствующие выплаты и в п. 3.22 Инструкции №5.

Плюсы и минусы. По нашему мнению, если предполагается регулярное использование автомобиля работника, стоит прибегнуть к арендным отношениям. Разница в налогообложении незначительна, но с точки зрения налогового учета аренда гораздо менее рискованна. Однако иногда без разовой компенсации не обойтись.

Следует также считаться с тем, что автомобиль является источником повышенной опасности, и использование собственного автомобиля работником с выплатой компенсации означает, что за возможный ущерб жизни, здоровью и имуществу третьих лиц отвечает сам работник. А если автомобиль арендует предприятие — отвечает оно.

Размеры. Как указывалость, законодательство не устанавливает размеры компенсаций за использование автотранспорта, однако согласно ст. 125 КЗоТ они должны определяться по согласованию с работником. Это может быть условие заключенного с работником трудового договора, отдельного внутреннего стандарта (например, положения или порядка), с которым работник должен быть ознакомлен и согласен. Или отдельное заявление работника с разрешением руководителя. Рассматривая размеры компенсации, следует исходить из того, как предприятие расценивает пользу от использования транспорта, кто по договоренности с работником оплачивает ГСМ и как бухгалтер предприятия оценивает налоговые риски.

Расходы на выплату компенсации за использование личного транспорта для нужд предприятия, на наш взгляд, включаются в состав расходов в налоговом учете плательщика налога на прибыль согласно п. 142.1, 142.2 НКУ. Ведь речь идет о возмещении стоимости товаров, работ, услуг, а также обязательных выплатах работникам. Обязательность этим выплатам придают, как уже говорилось, ст. 125 КЗоТ и договоренность с работником.

Оформление использования. Как было указано выше, использование автомобиля в хоздеятельности следует обусловить письменной договоренностью с работником и предусмотреть в соответствующем документе размер оплаты. В то же время для связи с расходами необходимо также доказать фактическое использование этого транспорта для нужд предприятия. Как это делать, законодательство не предусматривает, ведь использование собственного автомобиля в целом не является хозоперацией, и первичный документ здесь не составляется.

Поэтому договоренность с работником (или внутренний стандарт, Правила либо Порядок) должна обусловливать и порядок оформления соответствующих документов. Это могут быть, например, путевые листы или отчет о том, какая работа или какие задачи выполнялись с использованием автомобиля. Если это отчет о командировке, где работнику разрешено использование собственного автомобиля, — на наш взгляд, достаточно приказа (где нужно специально оговорить, что работник едет на собственном автомобиле) и авансового отчета 1 . Плюс, конечно, документы, подтверждающие связь с хоздеятельностью.

Кстати, в ст. 125 КЗоТ речь идет именно о «своих инструментах», а значит, на наш взгляд, автомобиль должен принадлежать работнику, а не использоваться им по доверенности или просто на праве управления. Если автомобиль используется на условиях так называемой генеральной доверенности, владельцем де-юре является другое лицо, от имени которого действует поверенный (в данном случае — работник), поэтому здесь лучше заключить договор аренды.

Расходы на горючее. Вот и еще один вопрос, который не регулируется налоговым законодательством с момента вступления в силу НКУ. Так что для доказательства связи с хоздеятельностью предприятию следует располагать необходимыми документами. Если автомобиль используется для нужд предприятия — это доказывает соответствующую связь. Однако для оплаты горючего и отнесения к расходам необходимо также зафиксировать его объем, стоимость и доказать связь каждой поездки с хоздеятельностью.

Учет пробега и расходов горючего. Поэтому документы, о которых шла речь выше, должны предусматривать и фиксирование пробега автомобиля при его использовании для нужд предприятия, а еще работник предоставляет подтверждающие документы на приобретенные ГСМ. Если предприятие обеспечивает работника горючим, которое будет приобретаться централизованно (собственная заправка, талоны или топливная карта), то предприятие интересуют только километры пробега — для списания горючего по согласованным (утвержденным) нормам. Если же работник заправляется сам, то он должен, на наш взгляд, предоставить и фискальные чеки. Однако целесообразность самостоятельной оплаты работником горючего вызывает большое сомнение, ведь налоговую накладную вряд ли удастся получить, а это поставит под угрозу налоговый кредит по НДС. Да и учитывая особенности обложения НДФЛ, на наш взгляд, расходы на горючее целесообразнее предусмотреть в общей сумме возмещения использования транспорта.

НДФЛ и ЕСВ. По нашему мнению, выплата компенсации за использование собственного автомобиля облагается НДФЛ согласно абз. «г» пп. 164.2.17 НКУ как сумма денежного возмещения расходов или потерь плательщика налога. Такие суммы включаются в состав дохода в качестве дополнительного блага. Это же касается и компенсаций расходов горючего, если они выплачиваются работнику. Сейчас указанная сумма является базой также для удержания военного сбора (пп. 1.2 п. 16-1 подр. 10 р. XX НКУ). Компенсация за использование личного транспорта не облагается ЕСВ согласно п. 11 Перечня №1170.

Пример Заместитель директора отправляется в командировку на собственном автомобиле, за что ему приказом установлена компенсация в размере 1000 грн. Суточные выплачиваются на общих основаниях. Начисление компенсации отражается в учете записью Д-т 92 К-т 663, одновременно увеличена сумма административных расходов в налоговом учете. Удержан НДФЛ 150 грн: Д-т 663 К-т 641/НДФЛ, военный сбор 15 грн: Д-т 663 К-т 641/ВС. Выплата на личную карту в сумме 835 грн: Д-т 663 К-т 311.

  • НКУ— Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. №2755-VI.
  • КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.
  • Перечень №1170 — Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.2010 г. №1170.
  • Инструкция №5 — Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 г. №5.