Личное дело на госслужбе

Личное дело — правила ведения

Государственные гражданские и муниципальные служащие ведут личные дела в силу прямого указания законодательства. А вот для остальных — бюджетных, казенных, автономных учреждений — законодатель такого указания не сделал. Значит, они не обязаны вести личные дела? На этот вопрос вы получите ответ из статьи. Кроме того, вы узнаете, кто отвечает за ведение личного дела, как оно формируется, какие документы включать в него, как и сколько его хранить.

Нормативная база для ведения личных дел

Первым делом назовем нормативные акты, обязывающие оформлять личные дела. Сразу отметим, что их достаточно много, поэтому назовем лишь некоторые федеральные законы:

— от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ);

— от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ);

— от 17.01.1992 N 2202-1 «О Прокуратуре Российской Федерации»;

— от 30.11.2011 N 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Собственно, а что такое личное дело? Ответ на данный вопрос есть в словарях, которые определяют личное дело как собрание документов, относящихся к какому-нибудь факту или лицу. Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, является персональными данными. Следовательно, должен соблюдаться особый порядок ведения личных дел. Для обеспечения защиты персональных данных и надлежащего ведения личных дел были приняты следующие нормативные акты:

— Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (далее — Указ N 609);

— Приказ Минрегиона РФ от 26.10.2009 N 2612-к «Об организации работы с персональными данными государственных гражданских служащих Министерства регионального развития Российской Федерации и ведении их личных дел»;

— Приказ Рособоронпоставки от 22.04.2011 N 116 «О защите персональных данных федеральных государственных гражданских служащих центрального аппарата Федерального агентства по поставкам вооружения, военной, специальной техники и материальных средств»;

— Приказ Роспечати от 01.12.2010 N 584 «О защите персональных данных государственного гражданского служащего Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям»; и пр.

Как видим, обязанность по ведению личных дел устанавливается федеральными законами, а вот порядок ведения и оформления — указами Президента РФ и ведомственными нормативными актами.

Какие документы включать в личное дело?

Определиться с перечнем документов, подлежащих включению в личное дело, нам поможет Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденное Указом N 609.

Первым делом скажем, что в личное дело вносятся персональные данные сотрудника и иные сведения, связанные с поступлением на работу или службу, ее прохождением и увольнением с нее. В частности, согласно Положению к личному делу приобщаются:

— письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации;

— собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета установленной формы с приложением фотографии;

— документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

— копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

— копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

— копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

— копии решений о награждении государственными наградами, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

— копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

— экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

— копии актов государственного органа о переводе служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

— копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

— копия акта государственного органа об освобождении служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

— аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

— экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы;

— копии документов о присвоении служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (квалификационного разряда, дипломатического ранга);

— копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

— копии решений о поощрении, а также о наложении дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

— копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении служащего от замещаемой должности гражданской службы;

— документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

— сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

— копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

— копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории России;

— копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

— медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

— справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

Кроме этого, в личное дело вносятся письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами его личного дела.

Обратите внимание! Муниципальные служащие при ведении личного дела и определении перечня документов, включаемых в него, должны руководствоваться названным Положением на основании ст. 30 Закона N 25-ФЗ.

Работодатели — бюджетные, автономные и казенные учреждения могут ориентироваться на данный перечень, однако состав документов скорее всего будет различаться в зависимости от специфики деятельности. Например, в личных делах их работников точно не будет справок о результатах проверки достоверности и полноты предоставленных работником сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера.

Для названных работодателей мы рекомендуем включать в личные дела:

Оформляем личные дела

На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 N 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет. Поэтому рекомендуем отнестись к оформлению личного дела со всей ответственностью.

Кроме этого, правильное оформление личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, поскольку организации после определенного срока хранения у себя документов по личному составу должны передавать их в соответствующий архив, в том числе при своей ликвидации (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Обычно личное дело ведется кадровой службой. При этом в обязанности кадровых работников по оформлению дел входят приобщение документов к личным делам, обеспечение их сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах, а также ознакомление гражданского служащего с документами его личного дела по его просьбе и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Рекомендуем заводить личное дело сразу после приема на работу. Для этого можно взять обычную картонную папку «Дело» или заказать в типографии специальные папки с разделителями из плотного картона. И первым делом нужно оформить обложку по установленной форме (приложение 11 к Правилам работы архивов).

Примечание. Согласно п. 18 Положения документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

К сведению. Датами начала и окончания личного дела практически всегда являются даты приказов о приеме и увольнении.

При формировании дел можно ориентироваться на Правила работы архивов. В частности, необходимо соблюдать следующие основные требования:

— дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см;

— документы внутри дела должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке.

Кроме этого, необходимо нумеровать листы личного дела и обеспечивать своевременное заполнение описи — списка документов, включенных в личное дело.

Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Если учреждение или орган исполнительной власти изменили свое наименование в течение периода, охватываемого документами дела, или дело передается в другую организацию (в другое структурное подразделение), на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Рекомендуем в начале каждого личного дела оформлять бланк внутренней описи: она поможет оперативно найти необходимый документ — видно, на какой странице дела он размещен. Такая опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов. Если в течение трудовой деятельности работника какой-либо документ изымается из личного дела, об этом в описи делается отметка в графе «Примечание».

Формирование личного дела происходит в течение всей трудовой деятельности сотрудника и завершается при его увольнении.

При этом к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Важно оформить и лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе документов (повреждение, замена, присоединение документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

Обратите внимание! Личные дела муниципальных и государственных гражданских служащих хранятся в течение 10 лет, после чего передаются в архив. При увольнении с муниципальной службы личное дело служащего хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту муниципальной службы.

Согласно п. 23 Положения, если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Обеспечение защиты персональных данных личных дел

Как мы выяснили, основная масса документов, помещаемых в личное дело, содержит персональные данные. А это значит, что работодателю придется предпринять меры по их защите от распространения и неправомерного доступа.

Например, для государственных гражданских и муниципальных служащих п. 5 Положения установлено, что при получении, обработке, хранении и передаче их персональных данных кадровая служба государственного органа обязана соблюдать такие требования:

— персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. При необходимости получить его персональные данные у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

— запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу не установленные федеральными законами персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

— передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

Относительно личных дел работников автономных, бюджетных, казенных учреждений, а также органов исполнительной власти можно сказать смело, что персональные данные также охраняются, только при организации правильного хранения, обработки и передачи работодатели руководствуются нормами гл. 14 ТК РФ, Закона N 152-ФЗ и частично Положения.

Ответственность за необеспечение ведения и хранения личных дел

Конечно, за отсутствие самих личных дел казенные, автономные и бюджетные учреждения вряд ли могут быть привлечены к ответственности, так как обязанность их вести для работодателей данного типа не установлена, а вот на государственной гражданской или муниципальной службе — вполне возможно.

Как должностные лица, так и само учреждение могут быть привлечены к ответственности за нарушение порядка хранения, обработки и передачи персональных данных, содержащихся в личных делах. В частности, в силу пп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 37 Закона N 79-ФЗ разглашение персональных данных, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, — это грубое нарушение трудовой дисциплины и может повлечь увольнение с гражданской службы. Для остальных категорий работников разглашение персональных данных также является грубым нарушением трудовой дисциплины, только основание увольнения будет уже иное — пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Отметим, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, могут быть применены меры не только дисциплинарной ответственности, но и административной. Так, на основании ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) возможен штраф, налагаемый на должностных лиц в размере от 500 до 1 000 руб., на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 руб.

Отметим, что возможно наступление и уголовной ответственности. Но это касается лишь случаев разглашения сведений, составляющих государственную тайну (ст. 283 ТК РФ).

Подведем итог

Ведение личных дел для государственных гражданских и муниципальных служащих обязательно, а вот для учреждений, финансируемых из бюджетов различного уровня, — нет. Однако мы все-таки рекомендуем вести личные дела, так как это удобно: вся информация, касающаяся конкретного работника, собрана в одном месте. Вместе с тем напомним работодателям: если принято решение о ведении личных дел в учреждении, необходимо позаботиться о мероприятиях по защите от утраты или разглашения сведений, хранящихся в личных делах работников. Например, можно закупить несгораемые шкафы и применить организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, в том числе в информационных системах.

Утвержден Порядок ведения и хранения личных дел госслужащих

12.05.2016 853 0 0

Нацгосслужба приняла приказ от 22.03.16 г. № 64 «Об утверждении Порядка ведения и хранения личных дел государственных служащих».

Ведение, учет и хранение личных дел осуществляет служба управления персоналом государственного органа, в котором работает государственный служащий.

Ведение личного дела начинается одновременно с вступлением на государственную службу или иным назначением на должность госслужащего.

Личное дело формируется из таких документов и в такой последовательности:

— личная карточка госслужащего установленного образца;

— текст Присяги госслужащего, скрепленный подписью госслужащего (для лиц, впервые принятых на государственную службу);

— копия паспорта госслужащего;

— копия учетной карточки плательщика налогов (кроме физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки и имеют отметку в паспорте);

— копии документов об образовании, ученая степень, ученое звание;

— копия трудовой книжки (при наличии);

— копия военного билета (при наличии);

— копии документов о предоставленных льготах (при наличии);

— справка установленной формы о наличии допуска к государственной тайне (для соответствующих должностей)

— право на имущество, доходы, расходы и обязательства финансового характера;

— справка о результатах проведения специальной проверки (в случае ее проведения) или копия соответствующей справки;

— Ссправка о результатах проведения проверки в соответствии с Законом Украины «Об очистке власти» или ее заверенная в установленном порядке копия;

— ознакомление с ограничениями, установленными Законом Украины «О государственной службе», связанными с назначением на должность государственной службы и ее прохождением;

— ознакомление с ограничениями, установленными Законом Украины «О предотвращении коррупции»;

— ознакомление с правилами этического поведения государственных служащих;

— ознакомление с правилами внутреннего служебного распорядка и другими локальными актами государственного органа (в случае необходимости);

— согласие на обработку персональных данных;

— заявление о назначении на должность;

— копия акта о назначении на должность;

— выписка из протокола заседания конкурсной комиссии в случае, если назначение осуществляется по результатам конкурса;

— копия акта органа высшего уровня о назначении на должность (в случаях, предусмотренных законодательством);

— согласование соответствующих органов, предусмотренные законодательством для назначения на должности госслужащих.

«Все о бухгалтерском учете»

Всеукраинская профессиональная газета

Определен порядок ведения и храненияличных дел госслужащих

  • Вконтакте
  • Facebook
  • Twitter
  • Google+

На постоянную работу в хорошее кафе приглашаем Повара:
Подробнее.

На постоянную работу в кафе «Буль з Гаком!» приглашаем Бармена:
Подробнее.

Мини-пивоварня в г. Киеве приглашаем на постоянную работу Заведующего ванно-минипивоварным комплексом:
Подробнее.

1340

Определен порядок ведения и храненияличных дел госслужащих

Нацгосслужбыутвердило документ, устанавливающий правила ведения и храненияличных дел госслужащих. Так, в личном деле должны быть: личная карточка, текст Присяги с подписью госслужащего (для лиц, впервые принятых на государственную службу), копия паспорта, копия учетной карточки налогоплательщика, копии документов об образовании, научной степени, ученом звании, копия трудовой книжки (при наличии). Полныйперечень документов и в какойпоследовательности они должны быть размещены, определено п. 2 р. ІІ этого нормативного документа. После формирования основного пакета документов кличному делу в хронологическом порядке по времени поступления прилагают: копии актов об измененияханкетных данных, копии документов о повышенииуровня профессиональной компетентности, биографическую справку (по необходимости), материалы оценки результатов служебной деятельности, дисциплинарное дело и т.п.

Копии документов, приобщаемых кличному делу, должныбытьудостоверены работником службы управления персоналом и внесены в опись документов личного дела госслужащего, котораясодержитсяв начале личного дела.

После увольнениялицасгосслужбы его личное дело оставляют в службе управления персоналом и передают в архив в порядке, определенном соответствующейинструкцией поделопроизводству. В графе 5 журналаучета личных дел госслужащих указывают дату и основание увольнения.

Вступил в силуодновременно со вступлением в силу Закона Украины «О государственной службе» от 10.12.15 г. № 889-VIII, то есть 01.05.16 г.

Читайте также:

Текст новин можна використовувати тільки з обовязковим посиланням на сайт газети «Все про бухгалтерський облік»

Личное дело государственного служащего. Кадровая работа

Важным элементом правового статуса государственного служащего является то, что прохождение государственной службы отражается в его личном деле, которое содержит необходимые персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона № 79-ФЗ).

Статья 14 Закона № 58-ФЗ требует, чтобы персональные данные государственных служащих, сведения об их профессиональной служебной деятельности и о стаже (об общей продолжительности) государственной службы вносились в личные дела и документы учета государственных служащих (ч. 3). Во исполнение ч. 4 ст. 42 Закона № 79-ФЗ этот порядок регулирует Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Действующий Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» не применяется в отношении порядка ведения личных дел государственных гражданских служащих РФ.

Важное значение материалов личного дела государственного служащего для нормальной организации работы государственного аппарата и личной защиты государственного служащего нашло закрепление в законе. Часть 5 ст. 14 Закона № 58-ФЗ определяет, что персональные данные, внесенные в личные дела и документы учета государственных служащих, являются персонифицированными и в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, относятся к сведениям, составляющим государственную тайну, а в иных случаях к сведениям конфиденциального характера. Таким образом, участие общественности, гласность, открытость государственного аппарата не гарантируются. Формируется группировка «своих» людей, каста чиновников, не подверженная контролю ни народа непосредственно, ни представительных органов власти. Публичные лица по своей сути не имеют права скрывать свои данные, чтобы не превратиться в антипода государственной форме организации общества, в заговорщиков.

Представляется правильным направлением развития регулирование некоторых случаев раскрытия данных о государственном служащем, предусмотренные (детализируя требования закона) Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Персональные данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в личных делах гражданских служащих, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, — к сведениям, составляющим государственную тайну (п. 11 Положения).

Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ, предоставляются для опубликования общероссийским средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих, а сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера соответствующих гражданских служащих субъекта РФ предоставляются для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих (п. 12).

Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела регулирует объем сведений, предоставляемых по запросу средствам массовой информации (п. 13):

а) декларированный годовой доход гражданских служащих;

б) перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;

в) перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.

Указанное Положение содержит значительный и разумный список сведений, предоставление которых средствам массовой информации запрещается (п. 15):

а) иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, кроме указанных в п. 13 Положения;

б) данные о супруге, детях и иных членах семьи гражданского служащего;

в) данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации гражданского служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;

г) данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;

д) информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.

Личное дело как правовой институт с очевидностью отличает отношения государственной службы от отношений трудового найма.

Прежде всего, в личном деле государственного гражданского служащего хранится его служебный контракт. В соответствии со ст. 24 Закона № 79-ФЗ служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр служебного контракта передается гражданскому служащему, другой хранится в его личном деле. Список других документов помещен в п. 16 и 17 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела.

Обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции РФ, Закона № 79-ФЗ, других законов и иных нормативных правовых актов, содействия гражданскому служащему в прохождении государственной гражданской службы, обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества, учета результатов исполнения им должностных обязанностей и обеспечения сохранности имущества государственного органа (п. 1 ч. 1 ст. 42 Закона № 79-ФЗ). Этими требованиями определяется, в сущности, и содержание личного дела гражданского служащего. Они повторены в п. 5 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела.

Совокупность материалов личного дела изящно сформулирована в п. 2 указанного Положения: «Под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле гражданского служащего либо подлежащие включению в его личное дело в соответствии с настоящим Положением». Подчеркнем, что речь идет об идентификации, а не о досье с компроматом.

Закон № 79-ФЗ определяет и основные черты работы с персональными данными гражданского служащего и ведение личного дела гражданского служащего. Статья 42 данного Закона устанавливает требования, которые должна соблюдать кадровая служба государственного органа при обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего:

— персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. В случае возникновения необходимости получения персональных данных гражданского служащего у третьей стороны следует известить об этом гражданского служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить гражданскому служащему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

— запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные данным Законом и другими федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, о членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Указанные требования хорошо вписываются в представления о тайне частной жизни, правах человека. Но для оценки политической роли государственных гражданских служащих сведения, например, об их партийном членстве и убеждениях не могут быть закрытыми. Политическая нейтральность государственных должностных лиц также должна быть доказана документально, и эти материалы должны быть отражены в личном деле гражданского служащего. Противоречивой является норма, содержащаяся в п. 8 ч. 1 ст. 14 Закона № 79-ФЗ и гласящая, что гражданский служащий имеет право на ознакомление с отзывами о его профессиональной служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов и материалов. Но этот вопрос все же является вопросом государственной службы, а не вопросом прав человека и гражданина за пределами государственной службы, когда в соответствии с законодательством граждане имеют право знать содержание своего досье, хранящегося в любом органе. Несомненно, такое ознакомление не может воспрепятствовать приложить к делу, например, жалобу на государственного служащего. Соответствующая кадровая служба обязана зафиксировать поступление документа и включить в дело информацию о государственном служащем. Кроме того, в самом Законе № 79-ФЗ содержится правило о том, что заключение эксперта аттестационной комиссии должно быть анонимным (ч. 10 ст. 48), т.е. опять-таки налицо концептуальная незавершенность представлений о государственной службе по сравнению с договором свободного трудового или гражданского найма, отражающаяся на логике закона.

Точное соблюдение требования ст. 42 Закона № 79-ФЗ, гласящей, что передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия гражданского служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом, может серьезно блокировать работу государственного органа, поскольку материалы личного дела государственного гражданского служащего не могут быть не чем иным, как служебными материалами. Их использование не может определяться личной волей служащего.

Несмотря на наличие полного и подробного Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела, продолжается ведомственное дублирование федеральных нормативных актов. В качестве примера приведем приказ Государственного комитета РФ по охране окружающей среды от 11 ноября 1998 г. № 669 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности федеральных государственных служащих». Что касается субъекта, ответственного за ведение личных дел государственных гражданских служащих, то ч. 2 ст. 44 Закона № 79-ФЗ называет таковым подразделение государственного органа по вопросам государственной службы и кадров, положение о котором утверждается руководителем государственного органа. Представляется, что более точно данный вопрос регламентирован в Указе Президента РФ «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела», который в п. 4 предписывает руководителям государственных органов:

— обеспечить защиту персональных данных государственных гражданских служащих РФ, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты за счет средств государственных органов в порядке, установленном федеральными законами;

— определить лиц, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных государственных гражданских служащих РФ в государственном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством РФ за нарушение режима защиты этих персональных данных.

Пункт 3 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела лицом, ответственным за ведение личного дела гражданского служащего, называет представителя нанимателя в лице руководителя государственного органа либо его представителя. Они осуществляют полномочия нанимателя от имени Российской Федерации или субъекта РФ, обеспечивают защиту персональных данных гражданских служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного их использования или утраты. Представитель нанимателя определяет также лиц, как правило, из числа работников кадровой службы государственного органа, уполномоченных на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных гражданских служащих в государственном органе и несущих ответственность в соответствии с законодательством РФ за нарушение режима защиты этих персональных данных (п. 4 Указа Президента РФ от 30 мая 2005 г. №609).

Личное дело гражданского служащего ведется кадровой службой государственного органа. Указанное выше Положение в п. 18,19 конкретизирует обязанности кадровой службы.

В ст. 44 Закона № 79-ФЗ отражена широкая компетенция кадровой службы государственного органа, которая включает в себя, в частности:

— формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;

— ведение трудовых книжек гражданских служащих;

— ведение личных дел гражданских служащих;

— ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;

— оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих;

— организацию и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;

— организацию и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих;

— организацию и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих;

— организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных данным Законом и другими федеральными законами.

Кадровая служба выполняет и другие обязанности, связанные с кадровыми вопросами.

Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом РФ, хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

В обязанности кадровой службы государственного органа, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит как делопроизводственная часть, так и ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации» (подп. «ж» п. 19 Положения, утв. Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609). В данном Указе специально выделена обязанность кадровой службы информировать соответствующих гражданских служащих об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих (подп. «е» п. 19).

Необходимо отметить и то, что гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством РФ к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела.

При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы (п. 21 Положения). А при расторжении служебного контракта и увольнении с гражданской службы гражданский служащий исключается из реестра гражданских служащих государственного органа, а его личное дело в установленном порядке сдается в архив этого государственного органа» (ч. 6 ст. 36 Закона № 79-ФЗ).

Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения лица с гражданской службы, после чего передаются в архив (п. 23 Положения).

Не рассматривая кадровую службу органов исполнительной власти в качестве полноценного органа государственного управления государственной службой, А. И. Турчинов осуждает стереотип представлений о нем как о «всероссийском отделе кадров» и «кадровой работе».

Обобщая сказанное в данной главе, можно сделать следующие выводы.

1. Современное законодательство о прохождении государственной службы в Российской Федерации слабо отличает служебную функцию государственной службы от трудовых отношений.

2. Слишком велика роль ведомственного нормативного регулирования и законодательства субъектов РФ в правовом регулировании государственной службы единого российского государства.

Как хранятся личные дела госслужащих?

Нацгосслужба приказом от 22 марта 2016 года № 64 утвердила Порядок ведения и хранения личных дел государственных служащих.

Установлено, что в личном деле госслужащего содержится информация, отражающая отношения, возникающие в связи с вступлением на госслужбу, прохождением и прекращением службы, а также биографические и иные данные о госслужащем.

Ведение, учет и хранение личных дел осуществляет служба управления персоналом госоргана, в котором работает госслужащий.

Личные дела госслужащих являются документами с ограниченным доступом и должны храниться в опечатанных металлических шкафах или сейфах. Каждое личное дело подшивается в отдельную папку формата А4, на которой указываются фамилия, имя, отчество госслужащего, порядковый номер личного дела.

Личные дела госслужащих, которые проходят госслужбу, хранятся отдельно от личных дел госслужащих, прекративших государственную службу.

После увольнения госслужащего его личное дело остается в службе управления персоналом и передается в архив.

В случае назначения лица на должность госслужбы в госоргане, в котором это лицо работало ранее, рекомендуется использовать сложившееся ранее личное дело, к которому приобщается обновленная личная карточка госслужащего.

Новая платформа от ЛИГА:ЗАКОН: полная правовая картина дня, законодательство, шаблоны договоров, аналитика и многое другое, что необходимо для работы юриста!
Попробовать бесплатно
Купить