Оформление кадровой документации при увольнении

Рекомендации по приему-передаче кадровых документов

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2009, N 6

Рекомендации по приему-передаче кадровых документов

Далеко не всегда, поступая на новое место работы, кадровик находит «наследие» предшественника в идеальном порядке. Путаница в кадровой документации, ошибки в ее содержании, оформлении, регистрации, хранении, отсутствие ряда необходимых документов не только усложняют работу приступившего к обязанностям кадровика, но и возлагают на него дополнительную ответственность. Проведенная при смене кадрового работника проверка и последующая коррекция системы кадрового документооборота позволят устранить вопросы об ответственности за уже допущенные ошибки и минимизировать риски работодателя, связанные с неправильным ведением кадровой документации.

Процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. В данную процедуру следует включить несколько этапов: создание комиссии; проверку наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; составление актов приема-передачи дел.

В состав комиссии могут входить руководитель организации, бухгалтер, специалист службы документационного обеспечения или секретарь-делопроизводитель, юрисконсульт, специалист IT-службы и другие сотрудники компании. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот. Именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению деятельности предприятия. Состав и полномочия комиссии утверждаются соответствующим приказом руководителя (см. пример 1).

Общество с ограниченной ответственностью «Луч» (ООО «Луч»)

О назначении комиссии

по проверке и приему-передаче

В связи с введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам и необходимостью передачи обязанностей по ведению, регистрации, хранению кадровой документации специалисту по кадрам Петровой П.П., принятой на работу 19.05.2009,

1. Назначить рабочую комиссию по проверке и приему-передаче кадровой документации ООО «Луч» в составе:

— Председатель — директор Иванов И.И.

Главный бухгалтер Игнатова А.П.

Юрисконсульт Сомов С.О.

Секретарь Филина О.С.

Бухгалтер Смирнова С.С.

Специалист по кадрам Петрова П.П.

2. Проверке подлежит имеющаяся по состоянию на 20.05.2009 в ООО «Луч» кадровая документация.

3. Сроки проверки: с 20.05.2009 по 30.05.2009.

4. По результатам проверки оформить прием-передачу кадровой документации ООО «Луч» специалисту по кадрам Петровой П.П. соответствующими актами.

5. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Иванов И.И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова

Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов

Секретарь Филина О.С. Филина

Бухгалтер Смирнова С.С. Смирнова

Специалист по кадрам Петрова П.П. Петрова

Проверка кадровой документации

В данном случае под проверкой следует понимать комплексную оценку системы кадрового документооборота компании, существующих в ней процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, а также ее проверку на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству. Цель работ по проведению проверки заключается в выявлении существующих проблемных зон в системе кадрового документооборота и поиске возможностей для ее оптимизации путем проведения анализа работы основных подсистем управления документами (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.). Проверка может быть проведена как собственными силами организации, так и с привлечением внешних аудиторов — специалистов консалтинговых компаний.

В ходе данного процесса рекомендуется провести оценку:

— полноты состава и правильности оформления кадровой документации;

— системы регистрации кадровой документации;

— системы хранения кадровой документации и подготовки дел к архивному хранению;

— программного обеспечения, используемого для создания кадровой документации.

Для начала необходимо проверить наличие в компании локального документа (инструкции, положения и т.п.), регламентирующего кадровый документооборот. Если такой документ имеется, то, проанализировав его содержание, вы сможете составить целостную картину организации и ведения кадрового делопроизводства в компании, увидеть «узкие места» и возможные проблемные зоны. Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации придется восстанавливать «по кусочкам», определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе взаимодействия с сотрудниками, принимавшими участие в их подготовке.

В ходе проверки кадровой документации предприятия следует провести проверку ее состава, а также анализ содержания и оформления на предмет соответствия действующему законодательству. Единого перечня документов, обязательного для каждой организации, не существует: различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов, обязательность которых варьируется в зависимости от сферы и специфики деятельности компании.

К кадровой документации относятся:

1. Учредительные документы и документы, определяющие специфику деятельности работодателя:

— устав организации (копия);

— лицензии, специальные разрешения (копии).

2. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности:

— штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных, — положение о защите персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

3. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно с учетом специфики его деятельности, а также если этого требуют условия труда:

— перечень должностей с ненормированным рабочим днем;

— документы, устанавливающие размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения за нерабочие праздничные дни;

— документы, устанавливающие нормы труда;

— документы, устанавливающие порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками.

4. Дополнительные локальные нормативные акты:

— должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);

— положение об охране коммерческой тайны;

— положение о подборе и адаптации сотрудников;

— положение о порядке прохождения испытательного срока;

— положение о проведении аттестации работников и др.

5. Договорные документы:

— коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);

— трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (ст. ст. 16, 56, 67 ТК РФ);

— ученические договоры (ст. ст. 198 — 208 ТК РФ);

— гражданско-правовые договоры (если в организации существует практика заключения с работниками договоров подряда, возмездного оказания услуг, поручения и пр.);

— договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);

— договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ).

6. Распорядительные документы:

— приказы по основной деятельности (об утверждении или изменении штатного расписания, о сокращении численности или штата работников организации, о работе в выходные дни, о предоставлении дополнительных дней отдыха работникам, о вступлении в должность генерального директора и др.);

— приказы по личному составу (приказы о приеме на работу, о прекращении (расторжении) трудового договора, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении и др.).

7. Информационно-справочные документы:

— заявления работников (ст. ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ);

— документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки-вызовы на сессию и др.);

— личные дела сотрудников.

8. Учетные документы:

— личные карточки работников (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек));

— табели учета рабочего времени (ст. ст. 91, 99 ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— записки-расчеты при предоставлении отпусков (составляются работниками кадровой службы, хранятся в бухгалтерии);

— записки-расчеты при увольнении (хранятся в бухгалтерии).

9. Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).

Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом условий труда работников и организационных особенностей компании список обязательных кадровых документов может быть расширен.

Необходимым свойством каждого документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий.

Во-первых, от того, насколько его создателями соблюдены требования как к форме в целом, так и к отдельным элементам (реквизитам) этого документа. Такие требования определены в Государственном стандарте Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003)» (далее — УСОРД). Важнейшими реквизитами любого документа являются дата его совершения и регистрационный индекс. Индексом приказа является его порядковый номер, который присваивается документам в пределах делопроизводственного года, в большинстве случаев совпадающего с календарным (с 1 января по 31 декабря). Исключение составляют учреждения образования, культуры и некоторые другие учреждения, в которых делопроизводственный год начинается 1 сентября. Обратите внимание, что, если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация приказов, наличие приказа N 13-а между приказами N N 13 и 14 может навести проверяющие органы на мысль о том, что документ выпущен задним числом. При установлении этого факта документ будет признан ничтожным. За фальсификацию документов действующим законодательством предусмотрена ответственность вплоть до уголовной в зависимости от целей и последствий совершенного деяния. Все документы следует проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, отметок работника об ознакомлении, отметок об исполнении.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» принят и введен в действие с 01.07.2003 Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД).

Во-вторых, при создании ряда кадровых документов необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление Госкомстата России N 1). В эти формы при необходимости могут быть внесены дополнительные реквизиты, однако при этом все реквизиты, изначально утвержденные Госкомстатом, должны оставаться без изменений (включая код, номер формы, наименование документа). Введенные изменения должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами компании (приказами, распоряжениями).

В-третьих, особенность кадровых документов заключается в том, что помимо требований к их оформлению и удостоверению трудовое законодательство также содержит определенные требования к их содержанию. Критерии, по которым осуществляется проверка содержания документа, зависят от его вида. Например, важнейшим критерием при проверке содержания приказов об увольнении работников будет указание причины и основания увольнения в точном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек, поскольку они являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки должны быть заведены на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если данная работа является для сотрудника основной. Записи в трудовых книжках должны быть внесены своевременно и на основании соответствующих распорядительных документов. Принимая трудовые книжки, работник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

В наличии документов-оснований необходимо удостовериться и при проверке распорядительной документации. Нередко многие из упоминаемых в различных приказах документов существуют лишь виртуально — ссылка на них в приказе есть, а самих документов в организации нет. Например, в приказе о вступлении в должность генерального директора в качестве основания может быть указан протокол собрания учредителей, который на самом деле никогда не существовал.

Проверка системы регистрации

В рамках проверки системы регистрации документов организации могут быть проведены:

— анализ действующего порядка систематизации кадровой документации;

— анализ системы регистрации и используемых регистрационных форм;

— проверка корректности отражения создаваемой документации в системе регистрации.

Наиболее часто в кадровом документообороте используется журнальная форма регистрации. Регистрация документа является дополнительным доказательством самого факта его существования. При наличии системы регистрации достаточно легко доказать сотрудникам любого проверяющего органа, что тот или иной документ не составлен задним числом, поскольку журнал ведется последовательно с начала года, прошивается и нумеруется и подделать его так, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.

В организации рекомендуется вести следующие журналы:

— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;

— книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

— журнал ознакомления с локальными нормативными актами;

— журнал ознакомления с правилами пожарной безопасности и охраны труда;

— журнал учета приказов по личному составу;

— журнал учета мероприятий по контролю .

Обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по ведению журнала учета мероприятий по контролю установлена Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)».

Кроме того, возможно ведение журналов регистрации приказов по основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности, журналов учета личных дел, трудовых договоров, отпусков, направлений в командировки и выдачи командировочных удостоверений, листов нетрудоспособности, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи медицинских полисов и свидетельств пенсионного страхования и др.

Особого внимания требуют Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них (ведется бухгалтерией организации) и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Обязательность, а также порядок ведения данных книг прописаны в разд. VI Правил ведения и хранения трудовых книжек. Формы книг утверждены Приложениями 2 и 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (например, бумажной наклейкой). При приеме-передаче книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним необходимо убедиться в том, что все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, зарегистрированы в ней. Помните, что при оформлении книжки впервые ее бланк должен быть зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее с указанием его серии и номера (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Использование не оприходованных бухгалтерией бланков, серии и номера которых не значатся в приходно-расходной книге, недопустимо.

В целом при приеме-передаче кадровой документации рекомендуется проверить, все ли документы организации реально отражены в имеющихся журналах регистрации. Для этого можно провести выборочный анализ, сравнив ряд случайно выбранных документов с соответствующими записями в журнале за те даты, когда они были изданы.

Проведение сверки документов

После того как определен список документов, необходимых организации для полноценного кадрового учета, следует произвести сверку — процесс сопоставления требуемых и имеющихся в организации документов. Для наглядности результаты сверки удобно свести в таблицу, содержащую сведения обо всех проверенных документах (см. таблицу 1).

Перечень
необходимых
документов

Подготовка кадровых документов для трудовой инспекции

Для проведения аудита кадрового делопроизводства и приведения документов в надлежащее состояние перед приходом ГИТ, необходимо подготовить информацию о виде деятельности организации, штатной численности сотрудников, период за который необходимо восстановить документы или провести проверку с выдачей рекомендаций.
В ниже приведённых статьях мы подробно осветим требования инспекции по труду.

ИНСТРУКЦИЯ по кадровому делопроизводству

Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной инструкцией. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагаются на руководителя отдела кадров.

Перед проверкой кадрового делопроизводства инспекцией по труду необходимо проверить:

  1. Прием новых работников;
  2. Перевод внутри Организации;
  3. Увольнение сотрудников;
  4. Предоставление отпусков;
  5. Организация работы с трудовыми книжками;
  6. Поощрения и дисциплинарные взыскания;
  7. Выдача справок и копий документов работникам;
  8. Использование и хранение персональных данных работников;
  9. Порядок передачи документов на архивное хранение;
  10. Наличие специальной оценки условий труда рабочих мест.

1. Прием новых работников

Аудит кадрового делопроизводства осуществляет проверку соблюдения правил оформления сотрудников.

При приеме на работу гражданин должен предъявить, а сотрудник отдела кадров обязан затребовать от него следующие документы:

  1. паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  2. трудовую книжку (кроме совместителей и впервые поступающих на работу);
  3. страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (кроме впервые поступающих на работу);
  4. документы воинского учета. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, – военный билет или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
  5. документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа требует специальных знаний или специальной подготовки);
  6. медицинскую справку (для несовершеннолетних).

Для лиц, поступающих впервые на работу, отдел кадров оформляет трудовую книжку, а бухгалтерия – свидетельство государственного пенсионного страхования.

Если у кандидата отсутствует трудовая книжка (утрата, порча или иная причина), то по письменному заявлению этого лица сотрудник отдела кадров оформляет ему новую трудовую книжку.

Сотрудник отдела кадров, отвечающий за оформление документов при приеме на работу, обязан:

  • проверить наличие всех необходимых документов для заключения трудового договора;
  • ознакомить кандидата под подпись с действующими в Организации локальными нормативными актами до подписания трудового договора, в том числе с должностной инструкцией;
  • подготовить проект трудового договора в двух экземплярах по утвержденному в Организации шаблону;
  • подготовить проект приказа о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1 (Т-1а);
  • передать трудовой договор и приказ о приеме на подпись генеральному директору или уполномоченному им лицу.

После того как документы будут оформлены со стороны Организации, сотрудник отдела кадров обязан:

  1. подписать трудовой договор у лица, принимаемого на работу;
  2. выдать сотруднику один экземпляр трудового договора. Работник подтверждает получение экземпляра трудового договора, поставив подпись на экземпляре договора организации;
  3. ознакомить работника под подпись с приказом о приеме на работу (в трехдневный срок со дня фактического начала работы);
  4. заполнить личную карточку по унифицированной форме № Т-2 и ознакомить со всеми записями под подпись;
  5. заполнить трудовую книжку сотрудника, проработавшего в Организации свыше пяти дней;
  6. зарегистрировать трудовую книжку работника в книге учета хранения трудовых книжек и вкладышей в них.

Личные карточки располагаются в алфавитном порядке.

2. Перевод работников внутри Организации

Переводы сотрудников Организации допускаются только с их письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При переводе работника сотрудник отдела кадров обязан:

  1. получить согласие сотрудника о переводе, оформив уведомление о переводе (при переводе по инициативе работодателя);
  2. принять заявление о переводе, подписанное руководителем структурного подразделения, откуда переводится, руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, и генеральным директором или уполномоченным им лицом (при переводе по инициативе работника);
  3. составить проект дополнительного соглашения к трудовому договору в двух экземплярах;
  4. составить проект приказа о переводе по унифицированной форме № Т-5 (Т-5а скачать);
  5. передать на подпись проекты дополнительного соглашения и приказа генеральному директору или уполномоченному им лицу;
  6. подписать дополнительное соглашение у работника и отдать ему один экземпляр соглашения. Проверить, чтобы работник при получении экземпляра дополнительного соглашения поставил свою подпись на экземпляре соглашения Организации;
  7. ознакомить работника с приказом о переводе под подпись.

Если перевод является постоянным, то сотрудник отдела кадров обязан:

  • внести запись о переводе в трудовую книжку работника и в личную карточку (форма № Т-2 скачать) (не позднее недельного срока);
  • ознакомить с этой записью работника под подпись в личной карточке.


3. Увольнение работников

Аудит кадрового делопроизводства проверяет соответствие соблюдения требования Трудового законодательства об увольнении по основаниям, предусмотренным Трудовым законодательством. Соблюдение установленных сроков письменного предупреждения о предстоящем увольнении. Течение срока предупреждения об увольнении начинается на следующий день после уведомления.

Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, на имя генерального директора, в тексте излагается просьба об увольнении, причина и дата увольнения. В документе должна содержаться дата подачи заявления.

При получении заявления об увольнении, сотрудник отдела кадров обязан проверить правильность составленного заявления об увольнении (реквизиты, даты увольнения и написания заявления), наличие необходимых подписей на заявлении.

Увольнение работника (прекращение трудового договора) документируют унифицированной формой № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником».

В тексте приказа об увольнении указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество работника, табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.

При увольнении работника по любому из оснований увольнения сотрудник отдела кадров обязан:

  1. составить проект приказа об увольнении по форме № Т-8;
  2. передать проект приказа на подпись генеральному директору или уполномоченному им лицу;
  3. ознакомить работника с приказом под подпись;
  4. по заявлению работника выдать заверенные копии документов, связанных с его работой.

В последний рабочий день работника:

  1. внести запись об увольнении в трудовую книжку работника и личную карточку по форме №Т-2 и ознакомить с ними сотрудника под подпись;
  2. выдать работнику его трудовую книжку. Работник подтверждает получение трудовой книжки, поставив подпись в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них.

В случае если в день увольнения выдать трудовую книжку сотруднику невозможно в связи с его отсутствием, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, сотрудник отдела кадров в адрес (или адреса) увольняемого сотрудника направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на пересылку ее по почте. Со дня направления уведомления представитель нанимателя (работодатель) освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

4. Предоставление отпусков работникам

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется согласно графику отпусков, утвержденному в Организации. График отпусков на следующий год составляется отделом кадров в первую неделю декабря текущего года с учетом мнения работников по унифицированной форме № Т-7 и утверждается не позднее чем за 14 календарных дней до начала нового года. Сотрудник отдела кадров обязан ознакомить работников с утвержденным графиком отпусков под подпись.

Сотрудник отдела кадров не позднее чем за две недели до наступления отпуска уведомляет работника под подпись о предстоящем отпуске.

По согласованию с работодателем работник может перенести даты отпуска. Для этого он пишет соответствующее заявление, которое подписывает непосредственный руководитель работника и генеральный директор или уполномоченное им лицо. При предоставлении такого заявления в отдел кадров сотрудник отдела кадров обязан проверить заявление на наличие информации для составления приказа.

При оформлении отпуска без сохранения заработной платы работник пишет заявление, которое подписывает непосредственный руководитель и генеральный директор или уполномоченное им лицо.

При предоставлении отпуска работнику сотрудник отдела кадров обязан:

  • оформить приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6 (Т-6а);
  • ознакомить с приказом об отпуске под подпись;
  • внести сведения об отпуске в личную карточку (форма № Т-2) работника.

5. Организация работы с трудовыми книжками

Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Правила утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

В его обязанности входит:

  • вносить в трудовые книжки записи в установленные законодательством сроки;
  • вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • регистрировать (с указанием серии и номера) в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним все трудовые книжки работников Организации, принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним, оформленные на работников, поступивших на работу впервые;
  • контроль за подписанием трудовых книжек при увольнении работника и получении трудовой книжки на руки.

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 42 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

Проверка заполнения трудовых книжек

6. Поощрения и дисциплинарные взыскания

Поощрения за успехи в работе и ответственность за дисциплинарные проступки
определены Правилами трудового распорядка.

Выплата заработной платы производится Работодателем не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника Организации оформляется унифицированной формой № Т-11. Работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой и др.). За особые трудовые заслуги перед Обществом и государством работники Организации могут быть представлены к государственным наградам.

Основанием для издания подобных приказов служит докладная записка. Сотрудник отдела кадров на основании записки и резолюции генерального директора готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).

Подлинник приказа о поощрении остается на хранении в отделе кадров. На его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, личную карточку по форме № Т-2 работника.

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:
– замечание;
– выговор;
– увольнение по соответствующим основаниям.

До применения взыскания от работника должно быть затребовано объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего – нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная
записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем структурного подразделения Организации на основании объяснительной записки работника. Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки генеральному директору или уполномоченному им лицу для рассмотрения и резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде дисциплинарного взыскания.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансовой и хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения.

За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется:

  • на бланке приказа по личному составу, если взысканием является замечание или выговор;
  • на бланке приказа по форме № Т-8, если взысканием является увольнение по соответствующим основаниям.

Приказ оформляется на основании докладной записки, объяснительной работника и резолюции генерального директора или уполномоченного им лица.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания объявляется работнику, подвергнутому взысканию, под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется соответствующий акт.

Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров.

7. Выдача справок и копий документов работникам

Сотрудник отдела кадров, ответственный за кадровый учет, в течение трех дней после подачи заявления работником о выдаче документов, связанных с его трудовой деятельностью, должен предоставить работнику:

  • справку с места работы (по просьбе работника в справке указываются сведения о заработной плате и другие необходимые сведения);
  • заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее;
  • заверенную копию приказов, касающихся трудовой деятельности работника (о приеме, переводе, увольнении, отпуске);
  • выписку из приказа и т. д.

Справка и выписка оформляются на бланке организации. Подписываются генеральным директором или иным уполномоченным лицом.

Копии документов заверяются путем проставления на каждом листе надписи «Верно» и следующих реквизитов:

  • должность лица, заверившего копию;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • дата заверения;
  • печать отдела кадров.

Копия трудовой книжки заверяется сотрудником отдела кадров. Чтобы подтвердить факт работы работника в Организации, на копии трудовой книжки после конечной записи сотрудник отдела кадров указывает: «Работает по настоящее время». После этой записи копия трудовой книжки заверяется в общем порядке согласно п. 7.3 Инструкции.

8. Использование и хранение персональных данных работников

Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

При обработке персональных данных работника Организации, то есть получении, хранении, передаче или любом другом использовании персональных данных, сотрудники отдела кадров обязаны соблюдать требования, установленные трудовым законодательством и Положением о работе с персональными данными сотрудников.

Подробнее о проверке хранения данных

Личные карточки работников, приказы по личному составу, справки, отражающие социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом, другие документы, содержащие персональные данные работников и информацию, касающуюся непосредственно работника, хранятся в специально отведенных запираемых шкафах.

Трудовые книжки хранятся в несгораемых сейфах.

9. Порядок передачи документов на архивное хранение

Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется Инструкцией по делопроизводству
Организации.

Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляется путем проведения экспертизы ценности документов.

Работу по Организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия Организации.

10. Наличие специальной оценки условий труда рабочих мест.

Специальной оценки условий труда рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие места. На каждое рабочее место должна быть составлена карта специальной оценки условий труда рабочего места по условиям труда. www.ceut.ru

Работодатель, основываясь на результатах оценки, может привести рабочие места в соответствии с требованиями ГОСТ и др. законодательных актов, с целью освобождения себя от уплаты дополнительных взносов в ПФ.

Результаты исследований могут использоваться в целях предоставления работникам гарантий и компенсаций, повышения уровня защиты прав работников, обеспечения их средствами СИЗ, СКЗ, МО, оценкой рисков на рабочих местах.
Специальную оценку условий труда необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по специальной оценке условий труда рабочих мест хранятся в организации 45 лет.

  • Трудовые книжки;
  • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • Трудовые договоры;
  • Должностные инструкции;
  • Штатное расписание;
  • Приказы по основной деятельности;
  • Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение);
  • Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске;
  • Заявления сотрудников о предоставлении отпусков без сохранения з/п и приказы о предоставлении таких отпусков;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Положение об оплате труда;
  • Положение о премировании;
  • Положение о персональных данных сотрудников;
  • График отпусков;
  • График сменности;
  • Приказы по отпускам;
  • Личные карточки работников Т-2;
  • Табель учета рабочего времени;
  • Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год);
  • Договоры о полной материальной ответственности (в случае упоминания ответственности в должностной инструкции);
  • Документы по охране труда, включая сведения о прохождении медицинских осмотров;
  • Журнал учета проверок.

Проверку правильности ведения кадровых документов осуществляет государственная инспекция по труду. Настоящая инструкция «Как подготовиться к приходу инспекции по труду» — разработана аудитором Образовательного центра охраны труда, на основании требований ГИТ.
Обратите внимание на наличие документов по охране труда и документов о обучении.