Электронное письмо это юридический документ

E-MAIL как доказательство. Миф или реальность?

Автор: Балашова А.

Вопросы судебной системы E-MAIL как доказательство.Миф или реальность?

С ложно представить современную компанию, которая в своей работе совсем не пользуется Интернетом или электронной почтой.

Подобные технологии проникли уже во все бизнес¬процессы любой компании, а понять, как обсуждались все важные вопросы без Интернета еще несколько лет назад, и вовсе не представляется возможным. Задумайтесь, ведь основные положения любых договоров обсуждаются письменно в электронном виде, по e­mail компании обмениваются счетами и накладными, присылают решения об оплате и утверждают сметы.

Электронные документы или документы, которые были подготовлены с помощью электронно­вычислительной техники, имели вес, в том числе и юридическую силу, еще в советское время.

В 1979 году были выпущены указания Госарбитража СССР, которые гласили, что стороны по арбитражным делам вправе представлять в качестве подтверждения своих показаний электронные документы, если эти документы содержат существенную информацию по рассматриваемому делу. В этом случае такие данные должны были приниматься на рассмотрение судебными органами в качестве доказательств. Поэтому даже в то время предоставление электронных документов и рассмотрение их в судебном порядке было обосновано на законодательном уровне.

Однако же в связи развитием и все большим распространением электронного документооборота в современных бизнес­процессах и отсутствием новых законодательных нормативных актов, которые могли бы регулировать рассмотрение подобной информации в качестве доказательств по тому или иному делу, многие судьи отказываются рассматривать подобные документы или принимают их в каком­то частном порядке и имеют к ним собственные требования, поскольку единого порядка рассмотрения этих документов в качестве письменных доказательств не существует.

Антон Мальцев, юрист Baker & McKenzie:

— В настоящий момент электронные документы не очень охотно рассматриваются в суде в качестве подтверждающих документов. Впрочем, ситуация постепенно меняется, что связано с распространением электронного документооборота, в том числе в ходе деловой переписки.

Электронный документооборот часто используется в банковской сфере, при подаче отчетности в налоговые органы, в транспортной отрасли, а также в коммерческой практике крупных и средних предприятий независимо от отрасли.

Расхожее мнение о том, что судьи избегают рассматривать кипы распечаток электронных писем и прочих подобных бумаг как полноценные доказательства по судебному процессу, пугает многих бизнесменов и юристов. Однако не стоит терять надежду решить конфликт в суде.

Добиться прикрепления к делу электронных документов и разрешения ситуации посредством принятия во внимание этой информации сложно, но вполне возможно, даже несмотря на то что в настоящее время, может быть, и нет четкой законодательной базы, которая регулировала бы эти процессы. Ведь существует ряд способов, которые помогут сделать электронные документы более официальными, что придаст им больший вес и основание использовать их в качестве доказательной базы.

Антон Мальцев, юрист Baker & McKenzie:

— Подтверждение подлинности электронных документов осуществляется посредством электронной подписи или иным аналогом собственноручной подписи (как правило, согласованным сторонами в договорном порядке). Однако на практике не все суды имеют необходимое техническое оснащение для оценки документов в исходном электронном виде.

В этом случае электронные документы часто представляются в виде распечаток, удостоверенных участниками электронной переписки. В судах общей юрисдикции мне часто приходилось подтверждать достоверность электронного документа (переписки) свидетельскими показаниями одного из участников переписки.

Денис Быков,партнер, руководитель практики разрешения споров и медиации, «Пепеляев групп»:

— Относительно использования электронных документов в качестве доказательств по тому или иному делу судьи разделились на два лагеря: одни принимают распечатки электронной переписки и электронных документов без каких-либо дополнительных к ним требований и рассматривают эти документы в качестве доказательств по делу, другие судьи идут по более формальному пути, отказываясь принимать переписку без электронной цифровой подписи, которая подтверждает, что данный документ исходил действительно от того лица, которое этот документ отправило. Мы придерживаемся аналогичной точки зрения и в случае, если электронная цифровая подпись отсутствует, считаем, что невозможно установить, от кого исходил данный документ, соответственно, непонятно, чья воля в нем выражена. Отправить письмо с чужого компьютера может каждый, кто знает, кем и как это может быть сделано. Вполне вероятно, что это окажется совсем не тот человек, который вправе принимать бизнес­решения и фиксировать их в контракте.

Документы без электронной цифровой подписи в порядке,установленном законом, вообще не должны рассматриваться в качестве доказательств, но подчас суды их принимают.

Кстати, недавно был принят еще один закон об электронной цифровой подписи. Планируется предоставить электронную подпись каждому гражданину страны. На данный момент в первую очередь речь идет о москвичах, поэтому в скором времени процесс использования электронных доказательств значительно упростится.

Широко распространено нотариальное заверение электронной переписки для использования в суде. Однако нотариус заверяет только тот факт, что сам видел определенное письмо на экране.

Нотариус не может доказывать личности отправителя и получателя. Рассмотрим распространенный в данный момент во многих профессиональных сферах (включая, например, маркетинг, дизайн, рекламную сферу и т. п.) случай, когда подрядчик и заказчик начинают работу без заключения договора, потому что сроки по выполнению подряда горят. Договор обсуждается по электронной почте, поскольку это наиболее оперативный способ вносить правки и предоставлять комментарии по обсуждаемым документам, но подписание и принятие текста договора затягивается, и случается так, что работы по проекту уже выполнены, а подписанной версии документа, подтверждающего взаимодействие компаний, до сих пор нет.

В таком случае, с одной стороны, заказчик может и не платить своему клиенту, поскольку нет договора, нет акта о приемке работ и т. п., однако есть электронная переписка между представителями двух компаний, из которой явно следует, что работы были выполнены и приняты первоначальные намерения заказчика оплатить эту работу, а также то, что сроки оплаты постоянно смещаются. В данной ситуации конфликт возможно разрешить в суде – при помощи предъявления данной переписки. Первоочередной и самый простой способ формализации данной информации будет составление нотариального протокола. Для этого нотариус не только заверяет тот факт, что видит на экране некоторую информацию, которая объясняет и подтверждает позицию истца по делу.

Для составления протокола опрашиваются свидетели, выясняется, действительно ли эта переписка происходила на самом деле между конкретными людьми, а также другие детали.

В процессе осмотра составляется протокол, который придает такой переписке приемлемую для судей форму. Нотариус осматривает компьютер, с которого велась переписка, убеждается, что такие письма действительно есть в почте, и описывает все свои предпринимаемые действия с целью обнаружения этой переписки: включил компьютер, открыл почтовую программу, ввел в поиске ключевое слово или адрес и обнаружил следующие конкретные данные – все это фиксируется в протоколе, который впоследствии предоставляется в суд.

Для многих судей такой протокол – достаточное основание, чтобы принять переписку в качестве доказательств. Все важные письма распечатываются и прикладываются к протоколу, оставшаяся часть писем – контекст электронной переписки – должна быть записана на диск и также предоставлена судье.

Некоторые из судей таким заверением не удовлетворятся, поэтому можно попробовать попытаться подтвердить факт подлинности электронного документа и его юридическую силу, засвидетельствовав наличие переписки на бумаге. Если в качестве примера брать описанную раннее ситуацию, то это можно сделать таким способом: компания­подрядчик пишет заказчику письмо (не электронное, а бумажное) на официальном бланке компании, со всеми реквизитами, следующего содержания: как мы сообщали в электронных письмах от такой­то даты, на адрес такой­то, просим вас оплатить услуги нашей компании – ранее согласованную сумму.

При этом не стоит делать акцент на том, что вы в самом деле отправляли эти электронные письма. Скорее, наоборот, вам нужно сделать так, чтобы ваши попытки получить подтверждение того факта, что письма были прочитаны, остались незаметны. Как только вам придет ответ на ваше бумажное письмо, не содержащее возражений относительно того, что ваши электронные письма были получены, эти два документа вы можете приложить к вашей электронной переписке, и они будут официально подтверждать тот факт, что такая переписка осуществлялась, что она имеет юридическую силу и что эту переписку можно рассматривать в качестве доказательств по данному процессу.

Самый главный способ, являющийся наиболее распространенным и достоверным для подтверждения юридической силы электронных документов, – электронная цифровая подпись. Это одна из частей документа, целью которой является защита документа от подделки. Если у письма есть такая подпись, то вы с уверенностью можете сказать, что оно было отправлено именно тем лицом, с адреса которого это письмо пришло.

Подпись получается в результате криптографического изменения информации с использованием ключа цифровой подписи, который позволяет со стопроцентной гарантией и определенностью выявить и подтвердить личность владельца этого ключа.

Наличие такой подписи делает электронные документы приемлемыми для рассмотрения их в качестве доказательств по любому делу практически для любого судьи. И для лучших юристов такой ключ является одним из главных факторов, определяющих решение о готовности принятия электронных документов в качестве доказательств по делу, с которыми можно и нужно работать.

Многие именитые юристы отказываются работать с электронными документами, если на них отсутствует электронная цифровая подпись.

В настоящее время существует тенденция, связанная с тем, что в будущем электронная цифровая подпись станет чрезвычайно распространенным явлением и практически каждый человек будет являться владельцем собственного уникального идентификационного знака, а вся переписка будет проводиться исключительно с использованием данного реквизита.

В этом направлении уже предпринимаются некоторые шаги, в частности проект законопроекта о необходимости предоставления электронной цифровой подписи каждому жителю РФ (начало процессу положат москвичи).

Повсеместное внедрение такого реквизита в электронное сообщение позволит с оптимизмом воспринимать возможность принятия и рассмотрения электронных документов по любому делу и любым судьей.

Как бы то ни было, в настоящий момент отсутствует четкая законодательная база, регулирующая порядок рассмотрения электронных документов в качестве доказательств при судебном разрешении конфликтов и споров, и на любой аргумент, подтверждающий целесообразность их рассмотрения, есть свой контраргумент, и каждый судья в конечном итоге сам решает, принимать ему электронные письма в качестве доказательств или не стоит, руководствуясь своими собственными взглядами по этому вопросу.

Например, если ответчик не желает, чтобы переписка рассматривалась судьей, поскольку она явно подтверждает обязательства и вину ответчика, он всегда может сослаться на то, что такая переписка – недопустимое доказательство. Легче всего это сделать, сказав, что данное письмо не было получено адресатом, если в письме нет электронной цифровой подписи.

Да, на него ответили, но неизвестно, кто именно это сделал, если личность в письме не подтверждена. Неизвестно, кто в конечном итоге отправил это письмо, ведь воспользоваться чужим почтовым ящиком может каждый. Если адресат отрицает, что он получал данное письмо, то опровергнуть это без подписи с технической точки зрения будет невозможным.

Денис Быков, партнер, руководитель практики разрешения споров и медиации, «Пепеляев групп»:

— Достаточно часто в судебных процессах стороны предъявляют в поддержку своих позиций распечатки электронной переписки, скриншоты интернет­сайтов и иные подобные документы, поскольку многие бизнес­операции сопровождаются общением посредством сети Интернет.

Иногда даже встречаются дела, доказательная сторона которых полностью основывается на таких материалах. Из недавнего, например: процесс между рекламным агентством и заказчиком, который проводил тендер на организацию региональной рекламной кампании. Подробное обсуждение подготовки предложения проводилось по электронной почте. И в какой­то момент агентство решило, что именно оно будет проводить эту акцию. У подрядчика были пробные образцы и достаточная информация для работы, поэтому он запустил проект, посчитав, что переписка в почте является фактически заключенным договором.

Поставив клиента перед фактом, что кампания уже началась и необходимо оплатить услуги, агентство надеялось устранить конкурентов в тендере. Однако компания­клиент платить отказалась, поскольку ни в каком виде не было зафиксировано, что проект отдан на реализацию именно этому агентству.

Определенная работа агентством была проделана, и оно решило, что сможет с помощью имеющейся переписки по электронной почте в судебном порядке доказать, что услуга была заказана. Мы представляли в суде компанию­заказчика. На основании имеющихся материалов мы доказали, что те e­mail, которые были предоставлены, не могут использоваться в качестве доказательств (электронная цифровая подпись отсутствовала), и даже если оппонент считает, что договор был заключен, то это должно было быть сделано в установленном законом порядке.

Договор заключен не был, а значит, агентство не вправе претендовать на какую­либо оплату. Для многих судей важным фактором, влияющим на решение о принятии электронных документов по делу, станет включение пункта о статусе электронной переписки в договор, регулирующий взаимоотношения конфликтующих сторон, то есть фиксирование в договоре того, что подобная форма коммуникации может рассматриваться наравне с бумажными документами в качестве доказательств при любых возникающих спорах и конфликтах.

Если это не оговаривается, то сторона, которая не заинтересована, чтобы подобные документы учитывались в деле, может не соглашаться на это.

Очевидно, что на данном этапе довольно много моментов могут тормозить использование переписки в качестве доказательств по тому или иному делу.

Но судя по тому, что распространение электронной почты достигает удивительных масштабов, она используется повсеместно в любых сферах, будь то маркетинг, продажи, логистика, государственное управление и т. п., разработка новых законопроектов (например, об электронной цифровой подписи) или внедрение важных статей документооборота в электронную среду (бухгалтерская отчетность в электронном виде, возможность нотариального заверения в электронном виде), – все это явно способствует разработке и введению новых законодательных норм, регулирующих возможность рассмотрения электронных документов в качестве документов полной юридической силы, пригодных для рассмотрения их в суде в едином установленном порядке. А пока можно взять на вооружение советы, описанные в данной статье.

Юридическая сила электронной переписки

В современном деловом обороте стороны договора для оперативности чаще всего используют электронную почту, мобильную связь, мессенджеры, факс и другие каналы связи для обмена документами и информацией в процессе своего взаимодействия. Для того чтобы на случай спора упрочить свое положение и обеспечить себя доказательствами, необходимо правильно сформулировать в договоре с контрагентом условия об использовании средств коммуникаций.

Что не запрещено, то разрешено

На практике нередко недобросовестные заказчики в целях ухода от обязанности выплатить исполнителю вознаграждение за оказанные услуги стараются уклониться от подписания акта. В таком случае исполнителю следует незамедлительно подписать акт в одностороннем порядке с направлением его почтой по описи вложения заказчику по всем известным адресам (по указанному в договоре, имеющемуся в базе ЕГРЮЛ, на бланках и т. д.).

В тексте описи вложения, на которой проставляется оттиск почтового штемпеля о принятии почтового отправления, необходимо максимально полно изложить существо отправляемого документа: дату и номер (при наличии), между кем составлен, о чем в нем идет речь. Составленный и подписанный в одностороннем порядке акт об оказанных услугах вместе с указанной описью вложения будет являться надлежащим и достоверным доказательством факта оказания услуг, что влечет для заказчика обязанность их оплатить (Постановление Арбитражного суда ПО от 27.08.2015 № Ф06-26867/2015).

Подписание заказчиком акта об оказанных услугах, равно как и получение его от исполнителя и ненаправление в его адрес мотивированного отказа в подписании, свидетельствуют о согласии заказчика с его содержанием, фактическом принятии услуг, имеющих для него потребительскую ценность и подлежащих оплате (Постановление Арбитражного суда СЗО от 11.02.2016 по делу № А66-1458/2014). Кроме того, неподписание ответчиком актов об оказанных услугах в отсутствие доказательств наличия обоснованных претензий относительно их объема и качества, а также доказательств направления соответствующих претензий юристу не свидетельствует о ненадлежащем исполнении им своих обязательств по договору, в связи с чем не освобождает клиента от принятого по договору обязательства по оплате оказанных для него услуг (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 24.09.2015 № 33-15442/2015).

Из анализа сложившейся в настоящее время судебной практики по вопросу использования в деловом обороте переписки по e-mail в качестве доказательства по делу можно сделать вывод в целом, что суды такое доказательство принимают. Действующим законодательством РФ допускается обмен информацией посредством электронной почты без заключения соглашения об обмене электронными документами, без применения электронной подписи. Получение или отправка сообщения с использованием электронного адреса электронной почты, известного как почта самого лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствуют о совершении этих действий самим лицом, пока им не доказано обратное (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 № 18002/12).

Такой способ взаимодействия участников гражданского оборота, закрепленный в договоре, в настоящее время является вполне легитимным, что подтверждается сложившейся судебной практикой (Постановление ФАС ЦО от 21.01.2010 № Ф10-5994/09), при условии, что стороны его закрепили в своем соглашении (Постановление ФАС МО от 17.05.2013 по делу № А40-102005/12-57-977) или хотя бы указали адреса электронной почты (Постановление Арбитражного суда ДО от 02.03.2016 № Ф03-261/2016), переписка велась уполномоченными представителями сторон (Постановление Арбитражного суда МО от 23.04.2015 № Ф05-4229/2015), поскольку в противном случае переписка с неустановленных адресов электронной почты не имеет доказательственного значения (Апелляционное определение Московского областного суда от 20.01.2016 по делу № 33-1675/2016).

Передача документов и информации посредством электронной почты не будет считаться надлежащим способом исполнения обязательств в случаях, когда законом прямо предусмотрена необходимость использования иных средств взаимодействия участников гражданского оборота при исполнении заключенной сделки. К примеру, Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» не предусмотрена возможность направления победителем торгов банковской гарантии заказчику посредством электронной почты, факса либо нарочным путем. Обмен информацией между участником электронного аукциона и заказчиком должен осуществляться только через электронную площадку в форме электронных документов, подписанных усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени участника такого аукциона (Определение ВС РФ от 15.08.2016 № 303-ЭС16-6907).

Как правильно оформить

Возможность использования электронной переписки в гражданском обороте лучше всего закрепить в соглашении сторон с указанием конкретных адресов почты, с которых будет вестись переписка, либо сделать ссылку на домен с указанием на то, что юридически значимой стороны признают переписку с любых адресов, зарегистрированных на данном домене. Письма с почты, зарегистрированной на корпоративном домене, будет проще доказывать как исходящие от контрагента, чем письма, отправленные с почты, зарегистрированной на открытом домене (mail.ru, yandex.ru и др.), поскольку на таких открытых доменах почту может зарегистрировать любое лицо, в отличие от корпоративного домена, доступ к которому ограничен только для сотрудников соответствующей компании.

Однако и отсутствие в договоре условия о возможности использования электронной почты в процессе его исполнения либо наличие условия о возможности ее использования для определенных целей (например, для выставления счетов и направления актов) не исключает возможности ссылаться на электронную переписку как на доказательство тех или иных обстоятельств (Постановление ФАС СКО от 08.08.2012 по делу № А53-11601/2011). И помогут в этом конклюдентные действия самих сторон договора, которые осуществляют и принимают исполнение по нему (Постановление Арбитражного суда СЗО от 24.10.2014 по делу № А56-77438/2013).

Так, в пользу фактического согласования возможности использования электронной переписки может свидетельствовать длительное взаимодействие сторон договора электронной почты с направлением по ней различных документов (счетов, счетов-фактур, актов, писем, уведомлений и др.), что в совокупности с их действиями по исполнению договора (передачей имущества, со сдачей результатов работ, с перечислением платежей, принятием исполнения и т. п.) может свидетельствовать о направленности действительной воли на признание и исполнение соответствующих обязательств (Постановление Арбитражного суда МО от 16.03.2015 № Ф05-1388/2015).

В такой ситуации одна из сторон договора будет не вправе в дальнейшем ссылаться на формальное несогласование в договоре условия о возможности использования электронной почты, а также ставить вопрос о том, что она не получила какой-либо корреспонденции, а электронную переписку считает ненадлежащим доказательством, поскольку такое недобросовестное поведение будет считаться злоупотреблением правом, что недопустимо в силу ст. 10 ГК РФ (Постановление ФАС МО от 17.02.2014 № Ф05-583/2014).

К примеру, получив от своего контрагента уведомление о расторжении договора по электронной почте, соответствующая сторона договора, действуя добросовестно и разумно, должна при возникновении у нее сомнений в статусе договора запросить у контрагента разъяснения. Не сделав этого, она выражает свое согласие с расторжением договора, что лишает ее права в дальнейшем выставлять счета на последующие месяцы после расторжения договора.

Точность формулировок

Для придания переписке по электронной почте обязательной юридической силы будет недостаточно просто указать в реквизитах договора адреса электронной почты (определенные адреса электронных почтовых ящиков или указание «любые адреса электронной почты с определенного домена»), необходимо также закрепить ряд условий о том, какой порядок признания доказательств стороны согласовали. Так, условие об использовании электронного документооборота можно сформулировать в виде следующих положений:

1.Стороны признают обязательную силу за перепиской по адресам e-mail, указанным в настоящем договоре, и пересылаемыми посредством нее документами (содержимое электронных писем). Простые распечатки (скриншоты) с почтовых ящиков подтверждают факт оказания услуг, выполнения работ, обмен документами, изменение ранее заключенного договора и другие юридически значимые действия.

2.Стороны обязуются сообщать друг другу обо всех случаях взлома или иного несанкционированного доступа к их электронным почтовым ящикам. В отсутствие такого уведомления исполнение, произведенное стороной настоящего договора с учетом имеющейся у нее информации, признается надлежащим и лишает вторую сторону права ссылаться на указанные обстоятельства.

3. Стороны признают и соглашаются с тем, что любые письма, заявления, заявки и уведомления, а также любая иная без исключения деловая корреспонденция, отправленная с адресов электронной почты, указанных в настоящем договоре, является исходящей от надлежащим образом уполномоченных представителей сторон и в том случае, когда они не содержат сведений об отправителе.

Если ни законодательно, ни соглашением сторон требования к документированию информации по тем или иным правоотношениям не установлены, участники гражданского оборота вправе использовать обмен электронными письмами без проставления электронной подписи при условии, что такие письма позволяют установить отправителя, адресата, дату и время его отправки и информацию о получении, чтобы их можно было расценивать как относимые, допустимые и достоверные доказательства (Постановление ФАС ВСО от 03.06.2014 по делу № А33-15050/2013).

В связи с этим переписка сторон по электронной почте при рассмотрении тех или иных споров должна оцениваться наряду с иными доказательствами (п. 9 Обзора по вопросам судебной практики, возникающим при рассмотрении дел о защите конкуренции и дел об административных правонарушениях в указанной сфере, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 16.03.2016).

Установление принадлежности конкретных адресов электронной почты может быть осуществлено различными способами: почта может быть размещена на сайте, на фирменных бланках, в переписке, следовать из действий самого участника гражданского оборота, например из адресованных в суд процессуальных документов и др.

В случае возникновения спора суду на обозрение следует не только представлять простые распечатки скриншотов электронного почтового ящика (снимки экрана) при условии, что из содержания усматривается допущенное нарушение (п. 52 Обзора судебной практики по делам, связанным с разрешением споров о защите интеллектуальных прав, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 23.09.2015), но и давать возможность ознакомится с его содержимым непосредственно в судебном заседании, сообщив логин и пароль для доступа к нему, которые потом всегда можно поменять.

В противном случае такие доказательства суд может отклонить со ссылкой на то, что не известен источник их получения (Постановление Арбитражного суда МО от 27.08.2015 по делу № А40-174193/14). При этом необходимо сохранять не только распечатки и содержимое электронных писем исполнителя, но и аналогичные документы со стороны заказчика в подтверждение того, что услугу он заказывал.

Если в распоряжении суда при рассмотрении спора будут письма заказчика о заказе услуги и письмо исполнителя в подтверждение ее оказания с приложением соответствующих текстов консультаций, процессуальных и иных документов, то, скорее всего, требования последнего о взыскании абонентского вознаграждения удовлетворят. И, наоборот, если исполнитель услуги оказал, но не представил доказательств того, что заказчик к нему за ними обращался, такие услуги не будут рассматриваться как оказанные в рамках заключенного договора.

Все средства хороши

Аналогичным образом обстоит дело и в случае с использованием факса в деловом обороте при условии согласования сторонами конкретных номеров факсов в своем договоре (Постановление ФАС ДО от 18.01.2010 по делу № Ф03-6108/2009) с указанием на возможность его использования (Постановление ФАС МО от 24.08.2006 по делу № КГ-А40/7866-06). Суды допускают использование данного средства коммуникаций для заключения договора (Постановление ФАС ВВО от 20.04.2009 по делу № А82-12655/2008-28), для изменения его условий (Постановление Президиума ВАС РФ от 25.03.1997 № 4670/96), а также для иных случаев. Соответственно акты об оказанных услугах, отчеты о проделанной работе и иную информацию и документы исполнитель также вправе высылать заказчику при помощи факса, если такой порядок взаимодействия был ими согласован в договоре.

Дополнительным подтверждением факта оказания услуг будут распечатки с личных кабинетов с сайтов оператора телефонной связи с приложением детализации телефонных переговоров. Акт или отчет об оказанных услугах, кроме того, может также размещаться в личном кабинете заказчика на сайте исполнителя (Апелляционное определение Московского городского суда от 12.02.2016 по делу № 33-5297). Если такая возможность была прямо предусмотрена заключенным между ними договором, то раскрытие информации в таком порядке в судебной практике признается надлежащим способом (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 15.10.2015 № 33-16821/2015).

Юридическая сила электронного документа

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

  • федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
  • федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
  • приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

Формализованные документы

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

  • соответствие формату, утвержденному государством,
  • передача документов в соответствии с регламентом,
  • квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно двумя способами:

  1. Подписать квалифицированной электронной подписью. Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
  2. Подписать простой или неквалифицированной электронной подписью.

Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

Как подписать документ электронной подписью?

Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

  1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
  2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
  3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
  4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
  5. В специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер (например, КриптоАРМ).
  6. В веб-сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись (например, Контур.Крипто).

О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.

Электронное письмо – это доказательство

Электронная почта как инструмент, с помощью которого передается значимая для ведения бизнеса информация, давно стала доступной каждому.

Компьютерная грамотность, сетевая культура и эффект обезличенности общения посредством настольного или карманного цифрового помощника часто создают ситуации, когда пользователи задают юристу вопросы: «а электронную переписку можно использовать как доказательство?»

Украинские суды чаще всего исследуют переписку, которая является (по мнению одной из сторон) основанием считать договор заключенным или не заключенным, договорные или внедоговорные обязательства – выполненными или не выполненными. Переписку, которая содержит те или иные факты, имеющие значение для объективного, полного и всестороннего разрешения судебного спора.

Для правового поля Украины ситуация выглядит следующим образом.

Гражданский кодекс в статье 207 содержит условия, при соблюдении которых сделка, которая должна быть заключена в письменной форме, считается заключенной именно в письменной форме. Это условия фиксации сделки («правочина») в одном или нескольких документах, в письмах, телеграммах, которыми обменялись стороны. Сделка считается заключенной в письменной форме, если воля сторон выражена с помощью телетайпного, электронного или иного технического средства связи. Сделка считается заключенной в письменной форме, если она подписана стороной (сторонами), а в случае участия в сделке юридического лица – то его представителем с проставлением печати.

Правовые основы электронного документооборота, в том числе в сфере договорных отношений, определяются законом Украины «Об электронных документах и электронном документообороте». Согласно статьям 5 и 6 этого закона, электронный документ – это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора и/или подписанта электронного документа другими субъектами электронного документооборота. Наложением цифровой подписи завершается создание электронного документа.

Статьей 11 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» предусмотрено, что электронный документ считается полученным адресатом со времени поступления автору сообщения в электронной форме от адресата о получении этого электронного документа автора, если иное не предусмотрено законодательством или предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота. Если предварительной договоренностью между субъектами электронного документооборота не определен порядок подтверждения факта получения электронного документа, такое подтверждение может быть осуществлено в любом порядке автоматизированным или иным способом в электронной форме или в форме документа на бумаге. Указанное подтверждение должно содержать данные о факте и времени получения электронного документа и об отправителе этого подтверждения. В случае непоступления к автору подтверждения о факте получения этого электронного документа считается, что электронный документ не получен адресатом.

Итак, что касается договоров – исходя из изложенного выше, если Вами использовалась соответствующая (т.е. принадлежащая уполномоченному подписанту договора) электронная цифровая подпись, отправлен файл Вашему контрагенту и получено уведомление о прочтении Вашего сопроводительного письма – Вы выполнили все условия, и Ваш контрагент не осмелится отказываться в получении договора (советую вместе с договором направлять и сертификат открытого ключа подписи).

Это касается договоров, как документов.

Какова ситуация относительно переписки?

Судами Украины применяются различные подходы к оценке распечаток электронных писем в качестве доказательств. Некоторые суды довольствуются тем, что сторона спора предоставляет переписку со своим оппонентом, причем в таком объеме, чтобы из сути писем было четко понятно, что переписка велась именно между сторонами спора, и рассматривают такие распечатки как доказательства в совокупности с другими доказательствами.

Например: подрядчик уведомил заказчика электронным письмом о том, что он не имеет возможности приступить к выполнению работ на объекте заказчика в связи с тем, что охрана объекта не пустила его работников на объект. Письмо было оформлено в виде сопроводительного письма с текстом «Исх. №ХХХ от ХХ.ХХ.ХХХХ, а во вложении прикреплено официальное письмо на бланке, с исходящим номером, подписью и печатью. Заказчик получил это электронное письмо подрядчика, о чем подрядчику пришло уведомление.

Заказчик пытается взыскать с подрядчика неустойку за просрочку начала выполнения работ.

Что делать подрядчику? Он распечатывает исходящее письмо с уведомлением о невозможности своевременно начать работу, распечатывает вложение и предъявляет суду. Заказчик на суде заявляет, что из предоставленных подрядчиком электронных писем не установлено, какие именно письма ему направлялись. На это суд указывает, что заказчик не опроверг доводов подрядчика, что подрядчик направил на электронную почту заказчика сообщение о невозможности приступить к работам, а не иные документы, при этом, указывает суд, подрядчик предоставил доказательства, что посылал в адрес заказчика именно такое сообщение, а не иные документы.

Заказчик может вообще отрицать принадлежность ему электронной почты, на которую было отправлено сообщение. В таком случае подрядчик аргументирует предыдущей или последующей перепиской, которая подтверждает принадлежность заказчику этой почты, например, уведомление заказчика о перечислении денег и доказательствами поступления денег в сроки, указанные в письме, и т.п.

Некоторые суды не довольствуются простыми распечатками и пояснениями представителей сторон или свидетелей, которые читали письма.

В таких случаях есть еще один способ доказать наличие и содержание переписки:проведение компьютерно-технической экспертизы на предмет исследования электронной почты.

Проведение такой экспертизы регламентируется законом Украины «О судебной экспертизе», Инструкцией о назначении и проведении судебных экспертиз и экспертных исследований с учетом Научно-методических рекомендаций по вопросам подготовки и назначения судебных экспертиз и экспертных исследований (инструкция и рекомендации утверждены приказом Министерства юстиции Украины №53/5 от 08.10.98, рег.№ МЮ 705/3145 от 03.11.98).

Компьютерно-техническая экспертиза относится к подвидам инженерно-технической экспертизы. Для проведения такой экспертизы необходим носитель – жесткий магнитный диск (винчестер). Экспертное исследование поможет выявить содержащуюся информацию и восстановить удаленную информацию. Как уже понятно, для предоставления эксперту носителя необходимо иметь представление о его местонахождении, которое поможет установить владелец сервера или суд, а также иметь возможность предоставить его эксперту, в чем также может помочь суд (ну а если оппонент является владельцем сервера с корпоративной почтой, «привязанной» к сайту компании, то его отказ в предоставлении сервера эксперту необходимо расценивать как уклонение в связи с боязнью выявления доказательств его вины).

Например: заказчик уведомил подрядчика о том, что он в одностороннем порядке отказывается от договора подряда. Подрядчик остановил работы и предложил заказчику подписать соглашение об уменьшении объема работ и актов на выполненный объем. Но заказчик отказался подписывать полученные документы, а после – заказчик через суд пытается взыскать ущерб, якобы причиненный ему подрядчиком в связи с невыполнением договора.

Что делать подрядчику, который получил такое уведомление об отказе от дальнейших работ от заказчика по электронной почте? Он распечатывает письмо и показывает суду. Заказчик отказывается, говорит, что не направлял, хотя адрес электронки признает как свой. Говорит, что да, переписывались, но именно такого письма не было. Как раз в данном случае выручит компьютерно-техническая экспертиза на предмет исследования электронной почты (если сервер у подрядчика свой – то вообще проблем нет).

Есть еще варианты IT orderliness убедить суд в доказательственной силе переписки, например, при подготовке к обращению в суд ничего не подозревающего будущего оппонента вынудить в письменном документе или публично признать и принадлежность адреса, и текст переписки, но это тонкости, которые нужно умело применять в индивидуальном случае по-своему.