Как делается инвентаризационная опись

Оглавление:

Инвентаризационная опись: описание, общие сведения по заполнению

Инвентаризационная опись, образец которой будет описан далее, — это первичный документ, который отражает определенную ситуацию. Она представлена соответствующими фактами состояния. Документ составляется по данным оценки натурных остатков, которые выявлены в процессе переучета. Далее рассмотрим подробнее, как составляется инвентаризационная опись материальных ценностей.

Общая характеристика

Инвентаризационная опись, бланк которой утвержден законодательством, по своей сути — такой же документ, что и счет, накладная, акт и так далее. Как и другая бумага, она может содержать некоторые отклонения от действительного состояния. Если сравнивать реальность отражения сведений, то следует сказать, что инвентаризационная опись обладает меньшим коэффициентом репрезентативности, чем обычная товарная накладная. Чтобы правильно провести переучет, необходимо знать то имущество, которое проверяется. Качественно такую работу не может исполнить бухгалтер. Это обусловлено тем, что указанный специалист не имеет представления о товарной массе, специфике складского учета. В связи с этим при проведении проверки некомпетентные в этом вопросе сотрудники, составляя первичный документ, допускают ошибки. Инвентаризационная опись – бланк отчетности, юридический акт. Он показывает объем ответственности, которую несет перед собственником агент.

Факт состояния

На предприятии складывается определенное хозяйственное положение. Имеется в виду, в частности, состояние активов, которые отражает инвентаризационная опись. Фактом состояния называют сведения об имуществе, которые зарегистрированы в первичном документе. В качестве ядра выступает ценность, выраженная в натуральных единицах. С того момента, как каждая из них наделяется стоимостным выражением, они переходят в особый экономический слой. Ценности, таким образом, отражают характеристику запасов товарно-материальных ресурсов предприятия.

Специфика роли документа

Инвентаризационная опись отражает отношения правовых слоев. В частности, со стороны вещного права раскрываются юридические возможности, обуславливающие пользование, распоряжение и владение имуществом. При этом первичный документ четко отделяет категории ценностей. В частности, имущество, находящееся на хранении либо в распоряжении компании, не должно смешиваться с тем, которое является собственностью.

Данное положение предопределяет обязательственно-правовой аспект, раскрывающий содержание оплаченных и неоплаченных запасов. В завершении инвентаризационная опись имеет административный характер. Она отражает реализацию обязательств ответственным лицом перед собственниками и руководителем.

Инвентаризационная опись отражает временной слой факта состояния. В частности, она способствует выявлению залежавшейся продукции и изделий с нормальными реализационными сроками. Однако реальное значение факта состояния устанавливается в информационном аспекте документа. Чем будет больше показатель отклонения, выявленный в противовес предполагаемой величины по итогам переучета (как правило, это выполняется по сличительной ведомости), тем факт будет информативнее.

Используемые категории

В инвентаризационную опись включаются характеристики имеющихся на предприятии ценностей. В качестве них выступает все то, что должно и может быть предметом составления первичного документа. Переучет осуществляется посредством снятия натурных остатков. Оно представляет собой перемеривание, пересчитывание, перевешивание и таксировку (умножение числа товаров на стоимость их единицы).

Инвентаризационная опись: форма ИНВ-3, общие сведения по составлению

В верхней части первичного документа содержится расписка. Она берется со всех сотрудников, которые ответственны за выполнение инвентаризации. Каждое конкретное наименование заносится в документ с указанием количества, артикула, группы, вида и прочих необходимых данных. Посредством взвешивания, обмера, пересчета определяется фактическое наличие ценностей.

Составление документа осуществляется в двух экземплярах. Оба они подписываются членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными служащими. Один из экземпляров отправляется в бухгалтерию. Там составляется сличительная ведомость. Другой экземпляр оставляет у себя начальник склада. При обнаружении просроченных, непригодных к использованию, бракованных или испорченных, а также готовых, но не учтенных раньше изделий заполняется акт списания или включения в ведомость (для готовой продукции).

Особенности заполнения

Если опись составляется в автоматическом режиме, то вносить информацию в первые девять граф нет необходимости. Документ выдается уже с заполненными строками. Включение в опись не отраженных материалов и оборудования выполняется на месте. При этом должен быть составлен соответствующий протокол и проведена оценка.

Важный момент

Одним из необходимых условий при заполнении инвентаризационной описи выступает включение в документ точных номеров всего имеющегося на предприятии оборудования. Кроме того, обязательно внесение в ведомость описания его технического состояния. При нумерации не должны совершаться ошибки. После того как будет проведена инвентаризация и составлены описи по всем подразделениям предприятия, полученные данные сводят в общую ведомость.

Составление инвентаризационной описи

Обновление: 13 февраля 2017 г.

​Бланк формы ИНВ-3

Каждая организация в целях выяснения соответствия данных учетных регистров фактическому положению дел проводит инвентаризацию. Чтобы результаты инвентаризации не были признаны недействительными, следует правильно оформить ее итоги. В этих целях по результатам инвентаризации составляется инвентаризационная опись.

Форма инвентаризационной описи

Для каждого вида имущества предусмотрена своя форма. Рассмотрим наиболее распространенную форму ИНВ-3 . Инвентаризационная опись ИНВ-3, образец заполнения которой будет представлен ниже, — это документ, отражающий на бумаге фактическое положение состояния остатков чего-либо на складе. Инвентаризационная опись заполняется при инвентаризации ответственными лицами в целях отражения выявленных недостач, излишков материальных ценностей или просто залежавшейся продукции с истекшими или нормальными реализационными сроками.

​Скачать бланк формы ИНВ-3

При инвентаризации осуществляется снятие натурных остатков путем перемеривания, перевешивания и пересчета. Именно результаты этих действий и заносятся в инвентаризационную опись. В итоге в описи отражается вся фактическая информация о количестве товарных остатков, готовой продукции, производственных запасов и материалов.

Описи могут заполняться по унифицированным формам ( на основе постановления Госкомстата России от 18.08.98 № 88) или по формам, которые компания разработает самостоятельно. В этом случае форма должна быть утверждена учетной политикой.

Порядок заполнения инвентаризационной описи

Предусмотрен определенный порядок составления инвентаризационной описи.

Рассмотрим общие моменты по вопросу о том, как заполнить инвентаризационную опись. Перед началом проведения инвентаризации материально ответственные сотрудники должны заполнить расписку на титульном листе описи о том, что на руках у ответственного сотрудника нет документов, не сданных в бухгалтерию, или товаров, не оприходованных на склад или не списанных со складского учета. Они должны поставить свою подпись, указать ее расшифровку и должность.

На титульном листе также необходимо указать основание проведения инвентаризации 1- приказ, распоряжение руководителя, его номер, дату. Инвентаризационной описи присваивается уникальный номер и указывается дата ее составления.

В процессе действий по инвентаризации все результаты измерений и пересчета заносятся в форму.

В обязательном порядке в описи указываются:

  • артикула ценностей;
  • наименования ценностей;
  • единицы измерения;
  • номера счетов в бухгалтерском учете данной ценности (например, товары – 41, материалы – 10, готовая продукция – 43).

В инвентаризационной описи отражаются фактическое наличие ценностей, выявленное путем инвентаризационного пересчета, а также данные бухгалтерского учета по данной единице ценности. Далее в описи подводятся итоги. Графа «код операции» заполняется, если организация использует кодификацию, в противном случае ставится прочерк. Графа 9 «номер паспорта» инвентаризационной описи (ИНВ-3) заполняется в одном случае — если инвентаризации подлежат драгоценные металлы.

В инвентаризационной описи необходимо отразить все ТМЦ, подпадающие под инвентаризацию согласно приказу. На практике обычно п. п. 1 — 9 (номер по порядку, счет, наименование ТМЦ, единица измерения, цена, инвентарный номер) заполняют в описи заранее. П. п. 10-11 о фактическом наличии заполняют в процессе пересчета (см. пример инвентаризационной описи).

Срок хранения инвентаризационной описи

По завершении пересчета и занесения результатов в опись документ подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально ответственными лицами. Отсутствие хотя бы одной подписи ставит под угрозу результаты всей инвентаризации.

Инвентаризационную опись необходимо оформить в двух экземплярах. Один экземпляр — для сотрудников бухгалтерии, другой экземпляр остается у материально ответственных лиц склада.

Бухгалтер проверяет корректность формы и вносит данные в графы 12-13 об учетных данных.

Корректное составление инвентаризационных описей поможет избежать ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.

Срок хранения инвентаризационных описей составляет не менее 5 лет.

Как делается инвентаризационная опись

Все инвентаризационные описи составляют в двух экземплярах, по одному из них передают материально-ответственным лицам. После снятия фактических остатков ценностей и записи их в инвентаризационную опись инвентаризационная комиссия совместно с бухгалтерией проставляют в описи остатки ценностей по данным регистров бухгалтерского учета и выводят излишки и недостачи. [c.163]

До проведения инвентаризации комиссия изучает данные бухгалтерского учета, проверяет наличие и состояние технических паспортов, поэтажных планов зданий и других документов, имеющихся на основные средства, классификацию основных средств по видам и технико-производственному назначению, документацию по принятым и сданным в аренду объектам. По результатам выверки уточняют учетные записи. После такой работы осуществляют проверку фактического наличия основных средств в присутствии лиц, ответственных за сохранность, осматривают объекты и вносят в инвентаризационную опись. [c.495]

Затем осуществляется сверка фактических показателей с данными бухгалтерского учета. Выявленные неучтенные объекты оцениваются экспертным путем, определяется степень их износа, составляется акт оценки, после чего они также вносятся в инвентаризационную опись. [c.495]

Материалы, переданные в переработку, вносятся в инвентаризационную опись на основании документов, подтверждающих их передачу. В таком же порядке проводится инвентаризация МБП и тары. Результаты деятельности инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, в котором отражаются данные всех инвентаризационных документов. [c.498]

Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре Результаты инвентаризации недействительны [c.55]

Инвентаризационная опись после утверждения результатов содержит незаполненные строки (все они должны быть прочеркнуты) Результаты инвентаризации недействительны [c.56]

Практику инвентаризации нематериальных активов можно представить следующим образом. Во-первых, проверяются фактические сведения о наличии активов по данным первичных документов, для чего заполняется инвентаризационная опись (форма № 1а). Во-вторых, делается сверка с данными бухгалтерского учета непосредственно в самой описи. В-третьих, производится регулирование инвентаризационных разниц. [c.64]

При инвентаризации материалов составляется опись по каждому материально ответственному лицу и по местам хранения (форма № ИНВ-3 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей или форма № 5 Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение ) [c.93]

При инвентаризации МБП, находящихся в индивидуальном пользовании, составляется единая инвентаризационная опись всех видов с распиской ответственных лиц [c.94]

Непригодные к использованию, но несписанные МБП в инвентаризационную опись не включаются. На них составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможного дальнейшего использования [c.94]

Отдельная инвентаризационная опись составляется на товары в пути с указанием их наименования, количества, цены, суммы, даты отгрузки, а также с указанием реквизитов первичных документов (накладная на отпуск, счет-фактура). Выявленные расхождения оформляются актом с приложением расчетных документов поставщиков [c.100]

Отдельная инвентаризационная опись составляется на товары, отгруженные и неоплаченные, по каждой отдельной отгрузке с указанием покупателя, наименования товара, суммы, даты отгрузки, реквизитов первичных документов. Выявленные расхождения оформляются актом с приложением копий предъявленных покупателям документов [c.100]

Отдельная инвентаризационная опись составляется на товары, сданные на ответственное хранение, с указанием сведений по их первичному учету (наименование, количество, сорт, пена, сумма) и даты принятия на хранение, места хранения, номера и даты документа. Выявленные расхождения оформляются актом с приложением расписок, переоформленных на дату проведения инвентаризации [c.100]

Отдельная инвентаризационная опись составляется на товары, переданные в предпродажную подготовку в другую организацию, с указанием наименования организации, количества, даты передачи, реквизитов первичных документов [c.100]

Отдельная инвентаризационная опись составляется по таре с указанием цены, количества, суммы, целевого назначения и качества (новая, требующая ремонта и т.д.). Пришедшая в негодность тара списывается актом инвентаризационной комиссии с указанием причин списания [c.100]

Инвентаризационная опись товаров, материалов, тары и денежных средств в торговле. Код по ОКУД [c.423]

Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности. [c.516]

Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности [c.526]

К документам, характеризующим хозяйственную ситуацию, относится инвентаризационная опись. [c.181]

Инвентаризационная опись — первичный документ, характеризующий определенную ситуацию, представленную фактами состояния — наличие ценностей, составляемый по данным снятия натурных остатков, выявленных в процессе инвентаризации. [c.181]

Инвентаризационная опись — словосочетание, указывающее на первичный документ, составленный в процессе проведения инвентаризации, ее итог. [c.182]

Первичный документ — инвентаризационная опись. По существу, такой же документ, как накладная, счет, акт и т.п. Так же, как и любой первичный документ, инвентаризационная опись может содержать отклонения от реального положения дел. Если сравнить, какой первичный документ более реально отражает жизнь — накладная или инвентаризационная опись, то можно сделать интересный вывод инвентаризационная опись, с точки зрения статистики, имеет коэффициент репрезентативности даже меньший, чем обычный товарный документ. Кроме того, чтобы хорошо провести инвентаризацию нужно знать те ценности, которые проверяются. Этого не может качественно выполнить бухгалтер, так как он не знает товарной массы, специфики складского учета, поэтому при проведении инвентаризации возникают ошибки, искажающие результаты. [c.182]

Факт состояния — информация о ценностях, зарегистрированных в инвентаризационной описи. Факты покрыты мантиями. Ядро факта — это ценности, выраженные в натуральных единицах. С той минуты, когда натуральные единицы получают стоимостное выражение, они переходят в экономический слой, характеризуя запасы товарно-материальных ценностей — ресурсы предприятия [6]. Следующая мантия — правовая, ибо инвентаризационная опись — юридический документ [7], показывающий объем ответственности агента перед собственником. (Цель финансового (экономического) слоя — мантии показать степень обеспеченности долгов, имеющихся у предприятия, накопленными запасами.) Таким образом, инвентаризационная опись выражает отношения юридических слоев прежде всего в вещно-правовом слое раскрываются права владения, распоряжения и пользования. Ценности, которые только находятся в распоряжении предприятия или хранятся у него, не должны смешиваться с ценностями, находящимися в собственности предприятия. Этот слой предопределяет следующий — обязательственно-правовой, который раскрывает содержание оплаченных и неоплаченных запасов и, наконец, административный слой, который показывает выполнение материально ответственным лицом обязательств перед администрацией и собственниками. Инвентаризационная опись представлена также во временном слое факта, так как позволяет выявить, например, быстрореализуемые, залежавшееся товары, а также товары с нор- [c.182]

У -> W] группа связана с обеспечением контроля сохранности ценностей и тут предполагается выверка соответствия данных счетоводства фактическому положению дел, т.е. соответствия должного сущему. Обычно думают, что чем ближе совпадают эти данные, тем лучше, идеалом признается их полное совпадение. Это ошибка, ибо чем ближе их значения, тем больше средств затрачивается на контрольную работу, связанную с достижением такого совпадения на самом деле нужно допускаемое, приемлемое отклонение фактических данных от натурных тем более, что так называемые натурные остатки — это тоже остатки, в сущности, учетные. Более того, считается, что в среднестатистической товарной накладной ошибок встречается меньше, чем в среднестатистической инвентаризационной описи. Все эти выводы связаны с экономической мантией. В юридической мантии положение меняется совершенно, ибо инвентаризационная опись рассматривается как первичный документ, порождающий определенные правовые последствия, и списание недостачи может быть сделано только в том случае, если это событие санкционировал собственник или же суд отказал истцу-собственнику во взыскании с ответчика. [c.183]

Инвентаризационная опись принципиально не отличается от других первичных документов. [c.194]

Инвентаризация проводится либо постоянно действующей, либо рабочей инвентаризационной комиссией, утвержденной приказом руководителя организации, которая проверяет наличие и использование основных средств, выявляет неиспользуемое имущество (оборудование, машины и т.д.) и составляет инвентаризационную опись основных средств. При инвентаризации недвижимости (зданий, сооружений и т. п.), а также земельных участков комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих право собственности на это имущество. [c.159]

Учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций производится в определенной системе (группировке), принято называть систематическими регистрами. Группировка осуществляется на счетах синтетического и аналитического учета. Счета синтетического учета ведутся, например, в таком систематическом регистре, как Главная книга (см. п. 7.4). В качестве примера систематического регистра аналитического учета может быть Ведомость учета остатков материалов на складе (ф. № М-14), Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ф. № инв.-З) и др. [c.328]

По учету результатов инвентаризации применяются стандартные формы документов (порядка 30 форм), часть этих форм обрабатывается в 1 Предприятие (Инвентаризационная опись основных средств, Инвентаризационная опись нематериальных активов, Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, и др.). [c.187]

Формирование инвентаризационной описи с помощью команды меню Отчеты > Отчеты по ОС и НМД > Инвентаризационная опись — отчеты по форме ИНВ-1 для ОС и ИНВ-la для НМЛ, используемые с 1 января 1999 года при проведении инвентаризации. [c.187]

Результаты отчетов можно выводить с разбивкой по группе ОС и НМА, МОЛ, подразделению. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные товарно-материальные ценности составляются акты. При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия включает их в инвентаризационную опись. [c.188]

Эволюцию процесса моделирования в бухгалтерском учете можно представить как движение от элементов, обобщающих отдельные факты хозяйственной жизни (первой моделью, реализующей принцип контроля была инвентаризационная опись), к отображению всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия (баланс). [c.26]

Оправдательные документы оформляют уже совершенную операцию (инвентаризационная опись, различные акты и др.) и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете. [c.137]

Внутренние документы составляются и имеют юридическую силу только на самом предприятии (платежная ведомость, инвентаризационная опись и др.). [c.137]

Инвентаризационная опись 10. Акт приема основных средств [c.294]

Если в предприятии имеются материальные ценности, принадлежащие другим организациям, на них составляется отделЪ-ная инвентаризационная опись материалов, находящихся Йа ответственном хранении. В ней обязательно дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих ценностей на ответственное хранение. Такая опись также сдается в бухгалтерию. [c.498]

Первой моделью, реализующей принцип контроля, была инвентаризационная опись. Ее можно считать уже изоморфизмом простым отражением состава средств. И начиная с того времени (примерно 6000 лет), большинство бухгалтеров считало и, увы, многие и сейчас считают, что информация, представленная в инвентаре и в других учетных регистрах, адекватно отражает не только состав средств и их источников (факты состояния), но и их изменения (факты действий и событий). Однако различные виды группировок, применяемые в инвентаризационных описях, документах и учетных регистрах вообще, были определенным шагом в сторону гомоморфизма. Шаг этот был тем значительнее, чем шире были рамки группировочных признаков в инвентарных описях. Со временем эти признаки превратились в основной методологический прием учета — счета, введение которых предполагало выбор той или иной формы учетного регистра. Впоследствии бельгийс- [c.130]

Смотреть страницы где упоминается термин Инвентаризационная опись

Введение в теорию бухгалтерского учета (1979) — [ c.7 , c.8 ]

Настольная книга бухгалтера и аудитора (1998) — [ c.0 ]

Порядок заполнения инвентаризационной описи (бланк)

Опись инвентаризационная: разновидности бланков

Бланки инвентаризационных описей утверждены постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18.08.1998 № 88.

В то же время для органов государственной власти, местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями были разработаны специальные формы инвентаризационных описей (сличительных ведомостей). Они утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, форма 0504087 инвентаризационной описи применятся для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации объектов нефинансовых активов.

Чаще всего применяются следующие виды описей инвентаризационных:

  • опись инвентаризационная основных средств (ИНВ-1);
  • опись инвентаризационная нематериальных активов (ИНВ-1а);
  • опись инвентаризационная товарно-материальных ценностей (бланк ИНВ-3);
  • акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15);
  • акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности (ИНВ-17).

В этой статье в качестве примера будет рассмотрен порядок заполнения описи инвентаризационной по НМА и ТМЦ.

Порядок заполнения инвентаризационной описи на примере бланка ИНВ-1а (скачать)

В бланке описи инвентаризационнойпо форме ИНВ-1 представлена информация об НМА фирмы.

ВАЖНО! Во время проведения инвентаризации следует убедиться в правильности отнесения объекта к НМА.

Как правило, составляется 2 экземпляра описи инвентаризационной. В шапке фиксируется информация о сроках проверки, а также о документах, обосновывающих начало ее проведения. После этого приводится расписка об оприходовании и списании НМА ответственными лицами.

В табличную часть описи инвентаризационной вносится информация по объектам в соответствии с данными бухучета и фактическим наличием. В случае возникновения отклонений факта от учетных данных это указывается в описи.

Инвентаризационная опись — пример и образец заполнения ИНВ-1а вы можете скачать на нашем сайте:

Рассмотрим пример заполнения инвентаризационной описи по форме ИНВ-3.

Образец заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей

Опись инвентаризационная товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 также составляется в 2 экземплярах. Заполнение инвентаризационной описи может осуществляться с применением компьютерной техники или вручную. На 1-м листе перед таблицей материально-ответственные лица проставляют свои подписи. Данные в графы 1–9 таблицы описи инвентаризационной вносятся на основании имеющихся у налогоплательщика сведений.

ВАЖНО! В графе 9 «Номер паспорта» значение проставляется только в том случае, если речь идет о драгоценных металлах.

Графы 10 и 11 описи инвентаризационной отражают фактическое наличие объектов, а значения в графах 12 и 13 проставляются по данным бухучета. При выявлении порчи объектов составляются акты, а обнаруженные отклонения вносятся в опись. После заполнения таблицы опись визируется комиссией и ответственными лицами.

Скачать образец инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей вы можете на нашем сайте:

Контроль соответствия реальной информации и сведений, отраженных в учетных данных, по оборотным и внеоборотным активам, а также по краткосрочным и долгосрочным обязательствам, позволяет избежать ошибок в бухгалтерском и налоговом учете. С выполнением этой функции поможет справиться корректное составление инвентаризационных описей.

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

27 Января 2015

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель — сопоставление и выявление расхождений по фактическому наличию товара с теми данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.

Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара, заносят данные в графу «Фактическое наличие». По завершению пересчета опись подписывается всеми членами комиссии.

ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим и учетным остатком товаров.

Если у вас есть бухгалтер, то сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3, составленной на предыдущем шаге.

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение

ТОРГ-16 — акт о списании товаров

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

Принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц. Руководитель издает приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для того, чтобы внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально-ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберемся в деталях, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, согласно российскому законодательству, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещается. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, и поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и соответствие его нормам качества, хранения и срокам годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие. Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка, чаще всего, проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Таким образом, вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: из одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй отдается материально ответственному лицу. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии, материально-ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает в том числе и материально-ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, актируется формой ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе по срокам годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трёх экземплярах (для материально-ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация) и подписывается всеми членами комиссии. ТОРГ-15 заполняется при порче, бое, ломе — на товары, которые можно уценить или списать. Также заполняется в трех экземплярах и утверждается руководителем организации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально-ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При обнаружении пересортицы — одновременного излишка и недостачи товаров одного наименования, но разного сорта — необходимо понять, одинаковы ли они по цене. В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных. Подробнее о пересортице при инвентаризации.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Выше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах.

С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы.

Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей: образец

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей образец

Похожие публикации

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей – бланк унифицированной формы документации, оформляемый при проведении процедур по учету ценного имущества на конкретном предприятии либо в организации. Порядок заполнения описи учета, обязанность по ее использованию, необходимые реквизиты бланка – основные моменты, знать которые обязательно с целью правильной фиксации результатов инвентаризации.

Инвентаризационная опись ТМЦ

Инвентаризационная опись ТМЦ, форма ИНВ-3 утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.1998 №88. Оформление ИНВ-3 необходимо для цели фиксации фактического наличия товарно-материальных ценностей в конкретной организации. При этом под ТМЦ понимаются:

  • товары;
  • готовая продукция;
  • производственные либо иные запасы фирмы и пр.

Ценности могут подлежать хранению в специально отведенных для этого местах (складские помещения, боксы, ангары и др.) либо находиться на любом этапе движения в связи с осуществлением деятельности юридического лица. Таким образом, сведения, вносимые в бланк ИНВ-3, определяются в ходе проводимых процедур пересчета, взвешивания, измерения исключительно по месту нахождения ТМЦ.

Обязательные реквизиты ИНВ-3

При использовании в ходе проведения инвентаризации унифицированной формы описи, сотрудникам проверяющей комиссии необходимо знать, какие обязательные реквизиты подлежат заполнению. Инвентаризационная опись ИНВ-3 должна содержать:

Страница 1 описи — расписка

Заполнение описи начинается с внесения обязательных реквизитов в расписку:

    В поля «Организация» и «Структурное подразделение» вносятся полное либо сокращенное фирменное наименование организации согласно ее учредительным документам.

Если штатным расписанием деление на структурные отделы фирмы не предусмотрено, соответствующее поле остается незаполненным.

  • В качестве основания для проведения инвентаризации указывается внутренний распорядительный документ исполнительного органа фирмы (постановление, приказ, распоряжение), дата его составления и регистрационный номер. Ненужное наименование документа подлежит зачеркиванию.
  • Периодичность проведения инвентаризаций определяется руководством конкретного юрлица. Проверка может быть плановой либо осуществляемой в срочном порядке. Инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей при плановой инвентаризации по своей форме и содержанию ничем не отличаются от составляемых в ходе незапланированной проверки.

    1. В поля «Дата начала инвентаризации» и «Дата окончания инвентаризации» вносятся соответствующие времени проведения инвентаризационных действий календарные обозначения.
    2. Номер документа и дата его составления заполняются в соответствии с действующей в организации политикой ведения и учета внутреннего документооборота.
    3. В графе «Вид товарно-материальных ценностей» указывается наименование подлежащих учету товаров либо иной производственной продукции.
    4. Следующее порядковое поле должно содержать сведения о виде владения, на основании которого юр. лицо осуществляет пользование либо распоряжение ТМЦ – собственность, аренда, хранение, переработка и пр.
    5. В качестве материально ответственных лиц указываются должности и личные данные работников, на которых возложена обязанность по ведению учета и инвентаризации ценностей. Такая обязанность может быть предусмотрена трудовым договором, приказом, распоряжением, соглашением о возложении обязанности по осуществлению сохранности ТМЦ, должностной инструкцией и др.
    6. В конце расписки указывается фактическая дата снятия остатков товара.

    ИНВ-3: образец заполнения 2-4 страниц описи

    Инвентарная опись товарно-материальных ценностей (страницы 2, 3, 4) представлена в форме таблицы, включающей в себя следующие сведения:

    • номера счетов и субсчетов;
    • наименование и характеризующие ТМЦ сведения;
    • количество ценностей, единица измерения, номенклатурный номер;
    • стоимость единицы товара;
    • сведения о фактически выявленном количестве ТМЦ и об отраженных объемах по данным бухучета.

    Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей в итоговой строке заполняется, по всем сведениям, цифрам и суммам исключительно прописью.

    Подписывают бланк инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей все члены специально созданной для проведения инвентаризации комиссии. Кроме того, опись заверяется подписью либо подписями материально ответственных за сохранность ценностей работников, а также визируется главным бухгалтером, подтверждающим проведение сличительной операции.

    Обязанность по применению документа

    Применение унифицированной формы описи, начиная с начала 2013 года, не является обязанностью субъектов хозяйственной деятельности. С целью исполнения норм закона о ведении бухгалтерского учета организации могут использовать самостоятельно разработанный бланк инвентаризации товарно-материальных ценностей. Образец самостоятельно разработанного бланка должен содержать обязательные реквизиты, которые указаны выше. Исключение составляют бюджетные организации, обязанность использования которыми унифицированной формы описи закреплена на законодательном уровне.

    Перед началом проведения инвентаризации ТМЦ, инициатором проверки создается специальная комиссия из сотрудников организации. Сама инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей составляется на бумажном носителе в 2-х экземплярах: 1 сдается в бухгалтерию для оформления сличительной ведомости, 2 остается в распоряжении лиц, являющихся материально ответственными.

    В случае выявления комиссией товаров, не учтенных бухгалтерией, все данные о таких ТМЦ подлежат обязательному отражению в инвентаризационной описи материально производственных запасов.

    На материалы, относящиеся к материальным ценностям, но потерявшие свои свойства для дальнейшего применения (испорченные либо негодные для производства), составляются соответствующие акты.