Образец заполнения трудовой книжки об увольнении 2014 год

Оглавление:

Запись в трудовой книжке об увольнении — какую запись нужно внести в трудовую при увольнении сотрудника?

Когда и в каком порядке должна проходить выдача трудовой книжки при увольнении – важный вопрос для работодателей, и не менее интересует работников. Ведь этот документ сопровождает человека во всей его трудовой жизни. А работодатель во время сотрудничества несет ответственность за сохранность, своевременную выдачу его владельцу. И, согласно абз. 4 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, возмещает ущерб:

«При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами».

Когда должны отдать трудовую книжку после увольнения согласно ТК РФ?

Закон четко прописывает, когда выдается трудовая книжка при увольнении работника. Согласно общему правилу, закрепленному ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ:

(«В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса») и абз. 3 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 («Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.»), трудовую книжку отдают работнику в день увольнения.

Получая документ на руки, работник дает письменную расписку о его выдаче, это фиксируется в личной карточке работника, журнале движения трудовых книжек, а также удостоверяется его подписью.

Внесение записи в трудовой книжке об увольнении происходит перед ее выдачей на руки. Также в последний день действия трудового договора производится расчет, по письменной просьбе выдаются все связанные с работой справки или копии документов, выписки.

Бывают ли у работодателя основания задержать выдачу трудовой?

Не отдать трудовую вовремя, в последний день работы, у работодателя нет законных оснований. Например, факт, что сотрудник не завершил всех дел, не возвратил спецодежду или не сдал обходной лист, не является весомой причиной для этого. Даже если вы должны возместить материальный ущерб за испорченное или утерянное имущество, вам не могут задерживать выдачу трудовой.

Задержание выдачи трудовой оправдано только в таких случаях:

Фактический последний рабочий день не совпадает с официальной датой расторжения трудовых отношений, если увольнение обосновано причинами, прописанными в:

1. пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 («а) прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены)»),

2. п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ («4) осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу).

Беременную женщину увольняют, но трудовой договор не расторгают до окончания беременности ( ч. 2 ст. 261 ТК РФ:

«В случае истечения срочного трудового договора в период беременности женщины работодатель обязан по ее письменному заявлению и при предоставлении медицинской справки, подтверждающей состояние беременности, продлить срок действия трудового договора до окончания беременности, а при предоставлении ей в установленном порядке отпуска по беременности и родам — до окончания такого отпуска»).

В каких случаях работник сам несет ответственность за то, что ему не выдали трудовую книжку в день увольнения?

Среди объективных причин, по которым кадровая служба может задержать выдачу трудовой книжки по вине работника, две:

1. Работник отсутствует в последний день работы.

2. Работник отказывается получить свою трудовую книжку. В этом случае составляется ответственный акт и подписывается свидетелями.

Но и эти факторы не освобождают работодателя от ответственности за выдачу документа, и предусмотрен четкий алгоритм последующих действий. Работодателем составляется письменное требование лично явиться за документом или дать разрешение на пересылку трудовой книжки почтой. Уведомление отправляется заказным письмом и с этого момента ответственность за задержку выдачи документа с работодателя снимается, что подтверждается статьей 84.1 ТК РФ:

«Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки».

В некоторых случаях работник заявляет, что не получал данное требование, или по почте пришел пустой конверт, открытка и т.п. Работодателю, чтобы доказать, что он все сделал согласно закону и не задерживал трудовую книжку по своей вине, желательно сделать опись вложения в конверт во время его отправки. Она заверяется сотрудниками почтового отделения и поможет работодателю в случае обвинений со стороны работника отстоять свою позицию в суде.

Может ли трудовая книжка выдаваться кому-либо другому кроме самого работника?

Если вы по каким-то причинам не можете самостоятельно забрать трудовую книжку, Вы вправе попросить это сделать кого-то из родственников или знакомых. Для этого нужна доверенность на получение трудовой книжки при увольнении, при этом обязательно заверить ее нотариально.

Без оформленной надлежащим образом доверенности документ выдается родственникам только в случае смерти сотрудника. Для этого предоставляется свидетельство о смерти работника, документ подтверждающий личность того, кто трудовую книжку забирает, и документ, подтверждающий его родство с умершим человеком. Копии данных документов заверяются отделом кадров и прикрепляются в личное дело, соответственная запись вносится в книгу учета движения трудовых книжек.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении в 2016 году

Сориентировать в заполнении документов поможет образец правильной записи об увольнении в трудовой книжке в 2016 году.

При оформлении записи об увольнении заполняется 4 графы:

1. Первая графа в пункте «Сведения о работе» – это порядковый номер записи. Нумерация сплошная, не зависит от каждого нового работодателя.

2. Дата увольнения, которая прописана в приказе (арабскими цифрами в формате число, месяц, год, например, 06.06.2016).

3. Основание увольнения с указанием соответствующей статьи.

4. Слово «Приказ» с датой и номером приказа об увольнении.

Все записи, сделанные за время работы в одной организации, заверяются печатью, под ними ставит подпись сам работник (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек:

«При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника»).

Образец записи в трудовой книжке об увольнении за прогул, по другой причине будет отличаться только в третьем пункте. В нем будет указан пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса:

«Трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случаях: а) прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены);»

Можно ли исправить запись в трудовой книжке об увольнении или другие записи?

Любую неточную, неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. Это делают по месту работы, где она была внесена. Если организация была ликвидирована или реструктурирована, изменения вносит организация-правопреемник. Если она отсутствует, то это делает нынешний работодатель на основе архивных данных.

Также допустимо исправление записей новым работодателем на основе официального документа допустившей ошибку организации.

Новая запись должна соответствовать исправляемой, в случае необходимости подтверждаться другими документами.

Свидетельские показания не могут являться поводом для внесения исправительных записей в трудовую книжку. Исключением являются случаи, когда относительно записи есть судебное решение, или случилась утрата работодателем трудовых книжек вследствие чрезвычайных ситуаций, например, пожара, стихийного бедствия, массовых беспорядков, техногенных катастроф.

Самой распространенной причиной внесения правок в трудовую является изменение анкетных данных. Такая необходимость может быть вызвана сменой фамилии. Порядок изменения анкетных данных в трудовой книжке изложен в пункте 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

Данные по изменению фамилии, имя, отчества, образования, специальности и прочее должны подкреплять соответственным документом, указывая его номер, дату.

Изменения анкетных данных вносится на титульном листе, то есть на первой странице трудовой. Предыдущая запись аккуратно зачеркивается, при этом оставаясь легко читаемой, над ней пишется новая информация. Документы, подтверждающие исправление, указываются на обложке (внутренней ее стороне), заверяются печатью организации, подписью работодателя.

Если информация на первой странице дополняет предыдущую запись, зачеркивать ничего не нужно. Это касается, например, данных об образовании.

Записи непосредственно на страницах трудовой книжки категорически запрещается зачеркивать или стирать. Их исправляют путем признания недействительными с внесением правильных записей. В новой строчке указывается номер записи, которую исправляют, пишут, что она не действительна. За ней новым номером с новой строчки пишется действительная информация.

Если после подлежащей исправлению записи уже имеются другие, необходимо так же с указанием номера написать о ее недействительности, а в самой записи указать ссылку на новую, подтверждающую ее недействительность.

Ведение трудовых книжек – ответственное дело, требующее квалификации и глубоких знаний. При возникновении любых спорных вопросов можно обратиться за помощью квалифицированного юриста и избежать ошибок в работе.

Увольнение в трудовой книжке

Что говорит закон?

Процедуру расторжения рабочих отношений регулирует глава 13 ТК РФ.

Основания для прекращения договора предусмотрены в следующих законодательных актах:

в статьях ТК РФ (статьи 77 — 84.1 ТК РФ) содержится информация о расторжении договора. Прекращение его действия по инициативе работника рассматривается в статье 80, по инициативе работодателя — в статье 81. Основания представлены в статье 77 ТК РФ;

в федеральных законах — например, для государственных служащих данный вопрос регламентируется законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ;

Для отдельных категорий сотрудников, например,

основания для увольнения предусмотрены отдельными положениями законодательства.

Правила внесения записи

Согласно Правилам ведения и хранения книжек, все записи в бланк должны вноситься на основании распоряжения нанимателя. Это правило касается и информации о расторжении договора. Содержание записей должно повторять формулировку из приказа (пункт 14 Правил). Сведения о прекращении договора вносятся в бланк сотрудника в день его ухода из организации. Граждане часто интересуются, когда выдается трудовая книжка при увольнении работника? Это происходит в последний день его работы на предприятии.

Порядок внесения записей в бланк подробно рассматривается в Инструкции по заполнению книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.03 г. № 69. Рассмотрим, в какой последовательности должна вноситься в бланк запись о прекращении рабочих отношений (согласно п.п.5.1-5.6 Инструкции):

В первом столбце раздела «Сведения о работе» ставится номер записи по порядку;

Во втором — арабскими цифрами указывается дата внесения сведений о прекращении договора;

В третьем указывается основание прекращения договора со ссылкой на статью ТК РФ. Пример записи об увольнении в трудовой книжке может звучать следующим образом: “Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации”;

В четвертом необходимо указать реквизиты приказа о прекращении рабочих отношений;

Сведения, внесенные в бланк работника за время его работы в организации, заверяются подписью ответственного лица и печатью организации;

В знак ознакомления с записью работник ставит свою подпись и указывает свою фамилию с инициалами.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении вы можете посмотреть здесь:

Ориентируясь на образец, вы сможете сделать верную запись в бланке работника.

Когда работнику выдаются документы?

Частый вопрос сотрудников: “Когда должны отдать трудовую книжку при увольнении?” Срок выдачи трудовой книжки при увольнении четко установлен: бланк с внесенной записью работодатель обязан выдать гражданину на руки в последний день работы.

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении возможна только с согласия ее владельца, которое следует оформить в письменном виде. Это практикуется, если работник заранее предупреждает работодателя о том, что не сможет в день расторжения контракта присутствовать на рабочем месте. Также этим пользуются, если главный офис компании находится на значительном расстоянии от подразделения, в котором работает человек.

Бланк необходимо вернуть владельцу вовремя. Что делать, если в положенный срок работник за ним не явился? Невыдача трудовой книжки при увольнении грозит работодателю неприятностями в виде штрафа в размере до 50 тыс. рублей. Поэтому, чтобы обезопасить себя, руководителю компании следует посредством почты послать бывшему сотруднику уведомление с просьбой забрать бланк в отделе кадров предприятия или дать согласие на его пересылку по почте. Сделать это надо в последний рабочий день уходящего сотрудника.

Также, в случае, если работник не может явиться за бланком самостоятельно, он может обратиться за помощью к человеку, которому доверяет. Это может быть близкий родственник или сослуживец. После оформления доверенности у нотариуса, знакомый сможет получить в отделе кадров его документ. Подробнее о доверенности для получения трудовой книжки при увольнении.

Запись в трудовой книжке об увольнении в 2018 году

Основным документом, подтверждающим опыт работы, можно считать трудовую книжку. За верную запись об увольнении в трудовой книжке отвечает кадровик или сам наниматель. На руки человек получает ее уже после увольнения. В документе должны быть соответствующие пометки о прекращении действия договора. Выдать книжку следует в срок по закону. Иначе компанию могут оштрафовать. Расскажем о правильном оформлении ухода из компании в 2018 году.

Как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении: общий подход

Положения Трудового кодекса о разрыве трудовых отношений, а также нормативные предписания в отношении трудовых книжек в 2018 году не подверглись изменениям. Поэтому в рамках заполнения трудовой книжки при увольнении можно смело руководствоваться правилами, которые действовали в 2017-м году.

Процедуру ухода с предприятия сопровождает формирование ряда документов.

Днем увольнения согласно трудовому законодательству принято считать последний рабочий день. Организация (ИП) должна полностью рассчитать завершившего трудовые отношения сотрудника, а также выдать ему все необходимые документы:

  • трудовую книжку;
  • справки о трудовой деятельности, размере заработка, перечисленном НДФЛ и взносах.

В обязанности нанимателя входит не только выдача человеку документов по окончании действия трудового соглашения, но и корректное оформление записи в трудовой книжке при увольнении.

При этом ранее в трудовую уже должны быть внесены данные о приеме сотрудника на вакансию. Они включают:

  • наименование работодателя (предприятия или ИП);
  • на основании чего работник приступает к обязанностям (номер приказа и его дата);
  • данные о занимаемой должности.

Сделанные ранее записи должны соответствовать фактической ситуации с работой. Затем нужно совершить внесение записи в трудовую книжку об увольнении. Прервать существующий трудовой контракт возможно, ориентируясь на приказ – основание.

Все данные в трудовой следует фиксировать:

  1. подписью кадровика (главы фирмы, который отвечает за ведение книжек);
  2. печатью организации (если она вообще есть).

Каждый раз работник должен на месте удостовериться в том, что записи в книжке полностью соответствуют действительности. Поэтому его подпись в трудовой книжке при увольнении будет свидетельствовать о том, что он:

  • согласен с зафиксированными данными;
  • книжка при расторжении договора получена своевременно.

Но указанные действия возможны, если сотрудник в последний день работы находится на предприятии. В иных случаях трудовую выдают иным способом (через коллегу, по почте) либо по письменному требованию заинтересованного лица (родственника и т. п.).

Как сделать запись об увольнении в трудовой книжке

Внесение информации о разрыве трудовых отношений обычно не вызывает больших трудностей. Имейте в виду: корректная запись не вызовет в дальнейшем дополнительных вопросов со стороны трудовой инспекции и налоговиков.

Как правило, самая распространенная причина оставления места работы – желание самого сотрудника. Образец заполнения трудовой книжки при увольнении в 2018 году подразумевает наличие следующих позиций (см. таблицу).

Заметим, что запись об увольнении в порядке перевода делают по такому же образцу. Отличие будет лишь по основанию согласно ТК РФ.

ПРИМЕР

Если необходимо внести запись об увольнении по собственному желанию, ссылаются на пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Обратите внимание: все слова в данном случае сокращению не подлежат. Написание «п. 3 ст. 77 ТК РФ» будет расценено как ошибочное).

Когда нужно уволить сотрудника в порядке перевода, делают отсылку на «пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»:

Далее показан пример записи об увольнении по собственному желанию в трудовой книжке образца 2018-го года.

Как уволить по старости

Основанием прекращения трудовых отношений может послужить и выход сотрудника на пенсию либо достижение им уважаемого возраста жизни. И такая ситуация должна быть зафиксирована в трудовой книжке.

Обращаем внимание, что увольнение по старости запись в трудовой предполагает ту же, что и при завершении трудовых отношений по личной инициативе или с согласия обеих сторон. То есть – пункт 1 статьи 77 ТК РФ.

Здесь не стоит забывать, что в таких ситуациях человек не обязан отрабатывать 2 недели для окончательного ухода из организации. День увольнения должен совпадать с датой, указанной в заявлении.

Задержка трудовой книжки при увольнении

Не всегда положенные документы при расторжении трудовых договоров могут быть выданы сотрудникам именно в последний рабочий день. То есть – день увольнения. При наличии ряда обстоятельств книжки могут поступать своим владельцам и несколько позже.

Например, при отсутствии работника по причине болезни или прогула документы выдают ему лично на основании письменного заявления в течение 3-х рабочих дней. Стоит отметить, что на этот момент отметка в трудовой книжке об увольнении уже должна стоять.

Если же лично передать книжку невозможно, то наниматель отсылает документы бывшему сотруднику почтой России. Основанием для совершения этих действий тоже должно служить письменное обращение уволенного. Отличием от обычной процедуры передачи документа на руки выступает факт того, кто расписывается в трудовой книжке при увольнении. Учитывая, что получить подпись бывшего работника в этом случае невозможно, факт увольнения фиксирует лишь работодатель.

В иных случаях задержка трудовой книжки по вине работодателя недопустима. Руководство может понести ответственность:

  • за несвоевременную выдачу документа;
  • если сделанные записи не будут соответствовать заполнению трудовой книжки при увольнении образца 2018 года.

Организации могут быть оштрафованы на сумму до 50 000 рублей по первой части ст. 5.27 КоАП РФ.

Образец заполнения трудовой книжки об увольнении 2014 год

Трудовая книжка — основной документ работника о его трудовой деятельности (ст. 48 КЗоТ). Во избежание недоразумений в дальнейшем желательно с самого начала оформить такой «трудовой документ» грамотно и правильно. Однако и впоследствии «расслабляться» при ведении трудовой книжки не следует, поскольку законодательство содержит требования к порядку внесения в нее записей. Из этого раздела спецвыпуска вы сможете почерпнуть много полезной информации о правилах заполнения трудовых книжек и порядке ведения их учета на предприятии.

1. Основные правила заполнения трудовых книжек

Форма. Форма бланка трудовой книжки утверждена постановлением № 301. К вам трудоустраивается или у вас уже работает лицо, имеющее трудовую книжку ранее установленного (до вступления в силу упомянутого постановления) образца? Имейте в виду, что такие трудовые книжки обмену не подлежат.

А вот ведут все трудовые книжки (независимо от года выдачи) по правилам, сформулированным в Инструкции № 58.

Лицо, уполномоченное заполнять трудовую книжку. В большинстве случаев на предприятиях заполняет трудовые книжки и ведет их учет специалист отдела кадров. Иногда эту функцию может выполнять непосредственно руководитель предприятия или другое уполномоченное им лицо.

Оттиск печати в трудовой книжке. Как указано в п. 2. 12 Инструкции № 58, на титульном листе ставят оттиск печати предприятия или (при наличии) печати отдела кадров. Подчеркнем, что печатью заверяют и записи об увольнениях, награждениях и поощрениях. А вот при заполнении сведений о приеме работника на работу и его переводе печать не понадобится.

Обратите внимание, что в соответствии с изменениями законодательства с ноября 2014 года иметь печать не обязательно (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 40, с. 16). Однако далеко не вся нормативная база подготовлена к такой новации, в частности и Инструкция № 58. Надеемся, что до указанной даты ситуация разрешится.

Полезная информация по заполнению трудовой книжки. Трудовые книжки заполняют и ведут на украинском и русском языках. Для этого в форме трудовой книжки предусмотрены соответствующие разделы (п. 2. 1 Инструкции № 58).

Записи в трудовой книжке осуществляют исключительно ручкой: шариковой или с пером. Какой цвет ручки выбрать? На ваше усмотрение представлены: синий, черный и фиолетовый. Такие требования вы увидите в п. 2. 4 Инструкции № 58.

Также упомянутый пункт выдвигает требования к формату цифр при заполнении графы 2 «Дата» разделов трудовой книжки. Заполняйте такую графу арабскими цифрами, число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Например, работник принят на работу 8 сентября 2014 года, тогда в соответствующих колонках графы 2 это записывают так: 08 09 2014.

Что еще следует помнить? Приложите все усилия для того, чтобы сделать записи в трудовой книжке аккуратно!

Трудовую книжку хранит работодатель — юридическое лицо по основному месту работы

Книжку выдают «на руки» работнику только при его увольнении.

Трудовая книжка хранится непосредственно у работника, если его работодателем является физическое лицо (предприниматель либо лицо, обеспечивающее себя работой самостоятельно). Подробно об оформлении трудовых отношений у физических лиц — предпринимателей см. в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 6, с. 25.

На кого ведут трудовые книжки. Трудовые книжки ведут на всех работников, работающих на предприятиях любой формы собственности или у физического лица более 5 дней. Последняя новация — предприятие также ведет трудовые книжки на лиц, проходящих на нем стажировку. Однако не путайте стажировки с практикой студентов. Это совсем разные вещи!

Если же заключен трудовой договор с работником, для которого ваше предприятие является первым местом работы, то необходимо завести на него трудовую книжку*. На это работодателю отведено 5 дней (ст. 48 КЗоТ). В случае если на предприятие пожаловал стажер и у него нет трудовой книжки, трудовую книжку заводят и на него.

* С заведением на таких работников трудовых книжек существуют проблемы у физических лиц — предпринимателей (см. «Налоги и бухгалтерский учет». 2014. № 6. с. 25).

На практике работник самостоятельно покупает бланк книжки и передает его работодателю для надлежащего оформления. Если же у вас есть бланк трудовой книжки, заполните его. А впоследствии сможете взыскать стоимость бланка с работника-новичка (п. 6. 1 Инструкции № 58).

Приняли на работу работника, который будет работать на условиях совместительства? Помните, что трудовая книжка совместителя хранится по его основному месту работы (п. 1. 1 Инструкции № 58). Таким образом, работодатель совместителя записи в его трудовую книжку не вносит. Но вы должны выдать справку о такой работе по требованию работника-совместителя.

Запись о работе по совместительству выполняют по основному месту работы на основании указанной выше справки по желанию работника

Подчеркнем, что о выполнении работы или предоставлении услуг по гражданско-правовому договору запись в трудовую книжку не вносят. Основание: характер таких отношений — не трудовой.

Сведения в трудовой книжке. Об основных видах сведений, которые вносят в трудовую книжку работника, узнайте из схемы (см. рис. 1).

Рис. 1. Сведения, которые вносят в трудовую книжку

Обратите внимание, что, к счастью для работника, информацию о взысканиях не отражают в трудовой книжке. Обо всем этом идет речь в п. 2. 2 Инструкции № 58.

Кроме того, не вносят в трудовую книжку записи о:

— участии работника в боевых действиях (см. письмо Минтруда от 19. 01. 2007г. № 09-43);

— премиях, предусмотренных системой оплаты труда, или выплатах, имеющих регулярный характер (п. 2. 24 Инструкции № 58);

— характере трудового договора, по которому принимается работник, — срочный или бессрочный (см. письмо Минтруда от 29. 05. 2007г. № 126/13/133-07).

Работник принят на работу с испытательным сроком? Такие подробности также не указывают в трудовой книжке.

Запись в трудовой книжке должна точно отвечать тексту соответствующего приказа (распоряжения). С каждой подобной записью работника знакомят под подпись в личной карточке (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25. 12. 2009 г. № 495/656).

Важно! Запись о названии работы, профессии или должности выполняют в соответствии с Классификатором профессий ГК 003: 2010

Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, запись в трудовой книжке должна также соответствовать наименованию Списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение.

Сроки заполнения. Работодатель вносит записи в трудовую книжку после издания соответствующего приказа (распоряжения) в следующие сроки:

— о приеме на работу или переводе на другую работу, а также о поощрении и награждении — не позднее недельного срока;

— об увольнении — в день увольнения.

Вкладыш к трудовой книжке. Работник так «рьяно» работал, что у него закончились страницы соответствующих разделов? Не беда. Разделом 3 Инструкции № 58 такая ситуация предусмотрена! В случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем. Его вшивают в трудовую книжку.

Заметим, что вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху ставьте штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Виданий вкладиш» и здесь же указывайте серию и номер вкладыша.

Вкладыш заполняется и ведется собственником либо уполномоченным им органом по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка.

При внесении сведений в соответствующий раздел вкладыша продолжается порядковая нумерация записей трудовой книжки. Например, если в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки последний порядковый номер 33, то в этот же раздел вкладыша первая запись вносится с номером 34.

2. Вносим записи о приеме на работу

Если вам выпала миссия по заведению трудовой книжки для работника, то вы сначала должны заполнить титульный лист (первую страницу). Что содержит первая страница трудовой книжки? Ответ дают пп. 2. 11 и 2. 12 Инструкции № 58:

— фамилию, имя и отчество работника (полностью, без сокращения либо замены имени и отчества инициалами);

— дату заполнения трудовой книжки;

— подпись лица — владельца книжки, удостоверяющую достоверность внесенных сведений.

Запомните: записи о личных данных работника осуществляют на основании его паспорта или свидетельства о рождении.

Завершающим этапом заполнения титульного листа является подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и проставление печати предприятия (или кадровой службы), на котором впервые заполняется трудовая книжка.

Приведем пример заполнения титульного листа трудовой книжки.

На данный момент физическое лицо как работодатель не может заводить трудовые книжки на работников, трудоустраивающихся впервые

Далее рассмотрим внесение записей в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки при приеме работников на работу. Для этого нам понадобится п. 2. 14 Инструкции № 58.

Осуществление записи о приеме на работу начинают с того, что в графе 3 в качестве заглавия указывают полное наименование предприятия. Порядковый номер такой записи не присваивается.

Под этим заглавием в:

— графе 1 — проставляют порядковый номер записи о работе. При этом используется сквозная нумерация записей с начала ведения трудовой книжки;

— графе 2 — указывают дату приема на работу;

— графе 3 — указывают формулировку записи;

— графе 4 — прописывают номер и дату приказа или распоряжения, на основании которого внесена запись.

Відомості про прийом на роботу,

переведення на іншу роботу і звільнення

(із зазначеним причин

і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого

(документ, його дата і номер)

Товариство з обмеженою відповідальністю

Прийнята на посаду економіста

Наказ від 08. 03. 2014

з матеріально-технічного забезпечення

Существуют определенные особенности заполнения раздела «Сведения о работе» в отношении работников, трудоустраивающихся впервые. До внесения записи о приеме на работу в этот раздел отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов работодатель должен внести данные о (п. 2. 19 Инструкции № 58):

— времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войсках, где на лиц, проходящих службу, не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

— времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных заведениях и других заведениях в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. п. );

— времени обучения в высших учебных заведениях (включая и время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре*;

— времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского заведения нуждается в постоянном постороннем уходе.

* Для студентов, слушателей курсов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов, имевших трудовые книжки до поступления в учебное заведение, запись о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) вносят такие учебные заведения (п. 2. 16 Инструкции № 58). Для этого трудовая книжка должна находиться на «руках» у лица, т. е. оно на такой момент не работает.

Безработным лицам сведения о периоде получения пособия по безработице вносят в трудовую книжку органы государственной службы занятости населения.

Уже из объявленного перечня вы догадались, что чаще всего перед внесением записи о работе вносят запись об окончании высшего учебного заведения. Как это сделать? Ознакомьтесь с нашим примером.

Відомості про прийом на роботу,

пе реведення на іншу роботу і звільнення

(із зазначенням причин

і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого

його дата і номер)

Навчалася у Харківському національному

економічному університеті імені Семена Кузнеця

з 01. 09. 2009 р. по 29. 07. 2014 р.

Отметим, что в разделе «Сведения о работе» делают записи не только о приеме на работу, но и о последующих событиях в трудовой жизни работника. Например, вносят запись о переводе, присвоении нового разряда и т. п.

Однако обратите внимание: запись о временных переводах на другую работу в случаях простоя, производственной необходимости или в других случаях, предусмотренных законодательством, в трудовую книжку не вносят.

Запись о переводе на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется так же, как и прием на работу. Проиллюстрируем это наглядно.

Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу

(із зазначенням причин

і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого

(документ, його дата і номер)

Переведена на посаду начальника відділу

Наказ від 22. 09. 2014

3. Запись об изменении личных данных работника или наименования предприятия

Некоторые события в частной жизни работника также отражаются в его трудовой книжке. Например, работница вышла замуж и сменила фамилию, кто-то сменил имя на более благозвучное — причин может быть масса. А что же делать кадровику? Браться за «перо» и вносить коррективы в титульный лист трудовой книжки работника об изменении его фамилии, имени, отчества или даты рождения (п. 2. 13 Инструкции № 58).

Однако не торопитесь это делать — сначала получите подтверждающие документы об изменении личных данных работника, среди которых:

— свидетельство о рождении;

— свидетельство о браке;

— свидетельство о расторжении брака;

— документ об изменении фамилии, имени либо отчества и т. п.

Документы, которые должен предоставить работник, отличаются в зависимости от типа измененных данных.

Как изменить данные на титульном листе трудовой книжки?

Одной чертой зачеркните, например, прежнюю фамилию или имя, отчество, дату рождения и запишите новые данные

На внутренней стороне обложки сделайте ссылку на соответствующие документы, которую заверьте подписью руководителя или специально уполномоченного лица и печатью предприятия либо печатью отдела кадров.

Проиллюстрируем внесение изменений в личные данные работника на титульном листе трудовой книжки .

Не исключено и изменение названия предприятия. Это также фиксируют в трудовых книжках всех работников, с которыми заключены трудовые договоры на момент переименования предприятия. О такой ситуации идет речь в п. 2. 15 Инструкции № 58. Так, если за время работы работника название предприятия изменилось, такое изменение оформляют следующим образом:

— в графе 3 указывают: «(старое наименование предприятия) с (дата переименования) переименовано на (новое наименование предприятия)». Например, это может звучать так: «Товариство з обмеженою відповідальністю «Ромашка» з 01. 09. 2014р. перейменоване на Товариство з обмеженою відповідальністю «Блиск»;

— в графе 4 указывают документ, являющийся основанием для переименования, его дату и номер.

4. Как исправить неверную запись в трудовой книжке

Нашли ошибку после внесения записи в трудовую книжку? Неприятно, но поправимо! Рассмотрим, как исправить неправильную или неточную запись о работе, переводе, а также награждении и поощрении.

Во-первых, отметим, что ошибки в таких записях может совершить только работодатель, осуществивший такую неточную запись (п. 2. 6 Инструкции № 58).

Во-вторых, исправленные сведения должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения.

Потеряли приказ (распоряжение)? Ищите другие документы, которые подтвердят выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Заметьте: свидетельские показания не могут быть основанием для исправления ранее внесенных записей (п. 2. 9 Инструкции № 58).

Запрещается зачеркивать ранее внесенные неточные или неправильные записи в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении» и «Сведения о поощрениях»

Таким образом, способ с зачеркиванием приемлем при внесении изменений в сведения титульного листа (см. выше), но недопустим при исправлении записей во внутреннем блоке трудовой книжки.

Для исправления ранее внесенной записи о приеме на работу указывают:

— в графе 1 — порядковый номер записи;

— в графе 2 — дату внесения изменений;

— в графе 3 — номер записи, являющейся недействительной, и текст необходимой записи;

— в графе 4 — дату и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, т. е. реквизиты приказа повторяют.

Відомості про прийом на роботу,

переведення на іншу роботу і звільнення

(із зазначенням причин

і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого

(документ, його дата і

Товариство з обмеженою відповідальністю

Прийнята на посаду економіста

Наказ від 08. 09. 2014

з матеріально-технічного забезпечення

Запис за № 5 недійсний. Прийнята на посаду

Наказ від 08. 09. 2014

економіста із збуту

В таком же порядке признают недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода после восстановления на работе. Например, в графе 3 пишут: «Запис за № (номер) є недійсним, поновлений на попередній роботі». При изменении формулировки причин увольнения в графе 3 указывают: «Запис за № (номер) є недійсним, звільнений (нове формулювання причини звільнення)».

В графе 4 в таком случае делают ссылку на приказ о восстановлении на работе либо изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

5. Заполняем сведения о награждениях и поощрениях

Раздел «Сведения о награждении» заполняется в соответствии с требованиями пп. 2. 24 и 2. 25 Инструкции № 58.

Сначала в графе 3 указывают полное наименование предприятия-работодателя.

Далее порядок заполнения таков:

— в графе 1 проставляют порядковый номер записи о награждении. Обратите внимание: нумерацию в этом разделе ведут нарастающим итогом за весь период трудовой деятельности работника и она не связана с нумерацией в разделе «Сведения о работе»;

— в графе 2 указывают дату награждения;

— в графу 3 вносят данные о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины. При этом указывают, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой;

— в графе 4 указывают документ-основание для внесения записи (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

В раздел «Сведения о поощрениях» вносят информацию о:

— поощрениях за успехи в работе (в соответствии с коллективным договором или Правилами внутреннего трудового распорядка);

— открытиях, на которые выданы дипломы;

— изобретениях и рационализаторских предложениях, выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Премии, предусмотренные системой оплаты труда, и выплаты, имеющие регулярный характер, здесь не отражают.

Этот раздел заполняют аналогично разделу «Сведения о награждении».

Записи о награждениях и поощрениях заверяют печатью предприятия.

Приведем пример внесения записи в раздел «Сведения о поощрениях» трудовой книжки.

6. Внесение записи об увольнении работника

Если трудовые отношения с работником прекращаются, то это также указывают в его трудовой книжке. Надежными помощниками в таком процессе станут пп. 2. 26 — 2. 29 Инструкции № 58.

При осуществлении записи об увольнении указывают причину увольнения с точной ее формулировкой согласно КЗоТ, а также со ссылкой на соответствующую его статью и пункт

Например, запись об увольнении может выглядеть так: «Звільнений у зв’язку зі скороченням штату працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України».

Расторжение трудового договора по инициативе работника без отработки двухнедельного срока по уважительным причинам влияет на осуществление записи об увольнении. В таком случае обязательно указывают причину увольнения. Например: «Звільнений за власним бажанням у зв’язку із зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України».

Теперь приведем общий алгоритм внесения записи об увольнении в трудовую книжку работника:

— в графе 1 указывают порядковый номер записи;

— в графе 2 — дату увольнения;

— в графе 3 — причину увольнения;

— в графе 4 — документ, на основании которого внесена запись (приказ (распоряжение) руководителя предприятия, его дата и номер).

Если увольнение происходит в связи со смертью работника, то в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки (п. 4. 3 Инструкции № 58):

— в графе 3 — делают запись: «Робота припинена у зв’язку зі смертю»;

— в графе 4 — указывают дату и номер приказа (распоряжения).

Заметим: как правило, дата приказа о прекращении трудового договора не совпадает с датой смерти. В то же время, по мнению Митруда (см. письмо от 31. 12. 2010 г. № 284/06/186-10), датой прекращения трудового договора, которую следует указать в графе 2 трудовой книжки, должна быть дата смерти работника, независимо от того, работал умерший работник в этот день или нет.

Все записи о работе, вознаграждениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия либо отдела кадров (п. 4. 1 Инструкции № 58).

При этом для уволенных лиц трудоспособного возраста необходимо указать время, продолжительность и место прохождения повышения квалификации, которую прошел работник за последние 2 года перед увольнением.

Приведем пример внесения в трудовую книжку записи об увольнении.

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее соответствующей записью. При задержке выдачи трудовой книжки по вине собственника либо уполномоченного им органа работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула.

В таком случае днем увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки (п. 4. 1 Инструкции № 58). Причем о новом дне увольнения следует издать новый приказ и на его основании сделать новую запись об увольнении в личной карточке работника и трудовой книжке. Предыдущая запись признается недействительной.

7. Дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка ценна для работника, но ее не всегда должным образом хранят и заботятся о ней. Виновным в этом может быть как работник, так и работодатель. Не исключено, что трудовую книжку потеряют или «запачкают». Что же делать в таком случае? Ответ содержится в пп. 5. 1 — 5. 5 Инструкции № 58.

Прежде всего инициатива должна исходить от работника или другого лица, обнаружившего факт потери трудовой книжки (вкладыша к ней). Он должен подать заявление о потере трудовой книжки работодателю по последнему месту работы.

Каковы действия работодателя? Не позднее 15 дней со дня получения такого заявления он заводит на работника другую трудовую книжку (вкладыш к ней), на титульном листе которой в правом верхнем углу делает надпись «Дублікат».

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) стала непригодной для дальнейшего использования (обгорела, разорвана, загрязнена), то работодатель по последнему месту работы также выдает дубликат. При этом на титульном листе непригодной трудовой книжки (вкладыша к ней) работодатель делает надпись: «Замість видано дублікат» и возвращает ее на хранение работнику. При трудоустройстве на новое место работы работник предъявляет именно дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней).

Теперь поговорим о заполнении внутреннего блока дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней). Начнем с ситуации, когда работник уже работал до оформления на последнее место работы. Сначала последний для работника работодатель вносит запись об общем стаже работы до трудоустройства на это предприятие в графу 3 раздела «Сведения о работе» дубликата. Внимание! Указывают только те данные, которые подтверждены документами. Подчеркнем: общий стаж работы записывают суммарно, т. е. указывают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывают по отдельным периодам работы. Таким образом, в графе 2 указывают дату приема на работу, в графе 3 — наименование предприятия, где работал сотрудник, а также цех (отдел) и должность (работу), на которую был принят работник. Далее в графе 2 записывают дату увольнения, а в графе 3 — причину увольнения, если в поданном работником документе есть такие данные. В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого осуществлены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращают работнику.

Не подтвержденные документально данные не вносят в дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней)

А уже далее в дубликате приводят информацию о работе работника по последнему месту работы. Таким образом, в разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждении» и «Сведения о поощрениях» дубликата трудовой книжки вносят соответствующие записи на основании ранее выданных приказов (распоряжений).

8. Учет трудовых книжек на предприятии

До недавнего времени трудовые книжки считались бланками строгой отчетности. Однако на данный момент можно вздохнуть с облегчением, поскольку «строгость» бланка трудовой книжки отменена. Где это прописано? Вглядитесь внимательно в п. 3 постановления № 301 — с января 2014 года в его норме уже отсутствуют слова, которые ранее указывали на особый учет бланков трудовых книжек. Поэтому Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним по типовой форме № П-9 вести не нужно. Уместно отметить, что уполномоченные органы не торопятся внести изменения в Инструкцию № 58, где трудовая книжка и до сих пор рассматривается как бланк строгой отчетности.

А вот Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по форме № П-10, утвержденная приказом Минстата от 27. 10. 95 г. № 277, актуальна и в данный момент. Обратите внимание: эта Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя предприятия и печатью. В большинстве случаев такие Книги ведутся специалистами кадровой службы или другого подразделения, ответственного за оформление и увольнение работников.

В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при трудоустройстве, а также заведенные трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера. Если работник увольняется, то ему в день увольнения выдают трудовую книжку, о чем он расписывается в упомянутой Книге.

В случае если работник в день увольнения отсутствует на работе, собственник или уполномоченный им орган в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки. Обратите внимание: пересылка трудовой книжки по почте с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.

Трудовые книжки, которые работники не забрали при увольнении (невостребованные), хранят в течение 2 лет на предприятии отдельно от трудовых книжек других работников. После окончания этого срока невостребованные трудовые книжки передают в архив предприятия, где их хранят не менее 50 лет, а впоследствии уничтожают.

• Трудовые книжки работников, трудоустроенных у юридических лиц, хранят у работодателя.

• Трудовые книжки ведут на всех работников, работающих на предприятиях любой формы собственности либо у физического лица более 5 дней.

• Трудовая книжка совместителя хранится по его основному месту работы.

• Запись о названии работы, профессии или должности осуществляют в соответствии с Классификатором профессий ГК 003: 2010.

• Информацию о взысканиях не отражают в трудовой книжке.

• Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее соответствующей записью. При этом работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.