Подтверждение командировочных расходов билеты

Командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете

Как отражать расходы по командировкам в учете и в каких случаях можно принять НДС по таким расходам к вычету? Какие изменения нужно внести в локальные нормативные акты, чтобы отказаться от командировочных удостоверений? Об этих и других ситуациях рассказывает аттестованный аудитор Александр Лавров.

Документальное оформление командировки

Чтобы направить сотрудника в командировку, в первую очередь необходимо оформить соответствующий приказ. Для этого лучше использовать унифицированную форму № Т-9. Составление приказа в свободной форме тоже возможно (по этому поводу см. письма Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1), но на практике может вызвать вопросы проверяющих.

А вот командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении с 08.01.2015 не являются обязательными. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), более не содержит указаний на обязательность оформления этих документов. Разберемся, можно ли полностью отказаться от них.

Даже если компания оформит командировочное удостоверение, лицо, к которому командирован сотрудник, отметку в удостоверении может не поставить, поскольку такой обязанности тоже больше нет. Единственная цель командировочного удостоверения — подтверждение того, что сотрудник действительно был там, куда его направили. Но это можно подтвердить и непосредственно документами, свидетельствующими о выполнении цели командировки. Например, если инженера направили к клиенту починить оборудование, то он должен привезти акт выполненных работ, подписанный клиентом. Если на семинар — материалы этого семинара. Получается, что командировочное удостоверение в большинстве ситуаций не содержит ценных данных и его можно не оформлять.

То же можно сказать о служебном задании и отчете о его выполнении. Ведь непосредственно цель поездки отражается в приказе о направлении работника в командировку, а выполнение задания также можно подтвердить другими документами. Да и руководитель не утвердит авансовый отчет, если задание не выполнено.

Таким образом, представляется, что от обоих документов можно вполне безопасно отказаться. В этом случае нужно внести изменения в положение о командировках или иной локальный нормативный акт, который определяет порядок направления работников в командировки. Поскольку формы первичных учетных документов утверждаются одновременно с учетной политикой (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»), нужно также внести изменения в утвержденный перечень форм и исключить из него командировочное удостоверение и служебное задание.

Если организация не отказывается от оформления командировочного удостоверения и служебного задания, обязательность их оформления также нужно закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку раньше они оформлялись в силу прямого указания в Положении № 749, а сейчас такого указания нет.

Напомним, по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения № 749).

Вычет НДС по командировочным расходам

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычет НДС допускается только по тем командировочным расходам, которые принимаются для целей налогообложения прибыли. И это ограничение касается не только части нормируемых расходов (данное положение отменено с 01.01.2015), а вообще любых причин, по которым те или иные расходы могут быть не приняты в налоговом учете.

При этом нет никаких норм в отношении командировочных расходов для исчисления налога на прибыль. То есть если расходы действительно осуществлены (для деятельности, направленной на получение доходов, облагаемых НДС) и подтверждены документально, то они признаются при налогообложении прибыли, а соответствующий НДС принимается к вычету в общем порядке.

Так, по расходам на проживание основанием для вычета является, как правило, счет-фактура. Но для вычета по расходам на проезд счет-фактура не нужен. Ведь билеты, маршрут-квитанции электронных авиабилетов или контрольные купоны железнодорожных электронных билетов — это бланки строгой отчетности, они сами по себе являются основанием для вычета. Это указано в п. 18 Правил ведения книги покупок (утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Если налог не выделен в билете, но выделен в отдельно выставленном счете-фактуре, то с 01.10.2014 его также можно принять к вычету. Ведь п. 18 Правил ведения книги покупок позволяет теперь зарегистрировать в книге не только бланк строгой отчетности или его копию, но и счет-фактуру. Напомним, что ранее налоговики возражали против вычета по счету-фактуре в такой ситуации (письма УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 № 16-15/090448.1, от 10.01.2008 № 19-11/603).

Налог принимается к вычету после использования билета и утверждения авансового отчета, в котором этот билет будет отражен. До этого момента нельзя подтвердить, что услуги по перевозке действительно оказаны и приняты к учету. Ну а НДС в отношении услуг посредника принимается к вычету в общем порядке: по счету-фактуре, после принятия этих услуг к учету.

Билеты: как их отразить в учете

Чтобы выполнить задание работодателя, сотрудник должен доехать до места командировки и вернуться из нее. Расходы на проезд работодатель должен либо компенсировать сотруднику, либо оплатить сам.

Для бухгалтера проще всего, когда работник приобретает билеты самостоятельно. Тогда они указываются в авансовом отчете, а их стоимость после утверждения авансового отчета относится на командировочные расходы. В бухгалтерском учете в этом случае отражаются лишь расходы на основании авансового отчета.

Однако если работники ездят в командировки регулярно, для компании дешевле приобретать билеты от своего имени. Порядок учета в этой ситуации меняется. Приобретенный билет — это денежный документ, который уже в момент получения необходимо отразить в учете организации. При этом сразу отнести его стоимость на расходы нельзя: оплата билета — это фактически предоплата перевозчику за поездку в будущем.

Для осуществления поездки билет выдается сотруднику. В учете в этот момент стоимость билета нужно отнести на расчеты с сотрудником как с подотчетным лицом, так как билет также выдается работнику под отчет, а после возвращения из командировки включается в авансовый отчет. Расходы в этом случае признаются на дату утверждения авансового учета (в том числе в налоговом учете).

Данная схема применима и в отношении электронных билетов. Ведь это тоже документы, подтверждающие право пассажира на проезд. Более того, маршрут-квитанция и контрольный купон являются бланками строгой отчетности (ч. «а» пп. 2 п. 1 приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134; п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322).

Изменится ли что-то, если билет приобретается через посредника? В этом случае отражение в учете самого билета остается таким, как описано выше. А вот расходы на оплату комиссии посредника, если они оплачиваются отдельно от стоимости билета, можно списать сразу после получения от посредника соответствующих документов.

Поскольку стоимость билета — это оплата по договору перевозки, она не может включаться в расходы раньше, чем перевозка состоялась. А услуги агента, через которого приобретен билет, будут считаться полностью оказанными уже в момент получения билета, значит, его вознаграждение можно сразу включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Рассмотрим пример.

Работник направлен в командировку в период с 6 по 9 апреля. Для этого работодатель (торговая организация) приобрел через посредника электронные авиабилеты стоимостью 11 800 руб. (в том числе НДС 1 800 руб.), которые получил 30 марта и в тот же день передал работнику. Вознаграждение агента составило 590 руб. (в том числе НДС 90 руб.), отчет агента утвержден одновременно с получением билетов. НДС выделен в маршрут-квитанции каждого билета отдельной строкой, от агента получен счет-фактура на его вознаграждение. Авансовый отчет утвержден 10 апреля.

Как отразить ситуацию в бухучете, смотрите в таблице. В налоговом учете расходы на проезд признаются 10 апреля (на дату утверждения авансового учета), а расходы в виде вознаграждения агента — 30 марта (на дату оказания его услуг).

Работник отдыхает в месте проведения командировки

Допустим, работник проводит некоторое время в месте командировки, используя его для отдыха: остается для проведения отпуска после командировки или, наоборот, сначала использует отпуск, а потом в этом же месте выполняет служебное задание. Можно ли в данном случае признать в налоговом учете расходы на проезд сотрудника и нужно ли удержать НДФЛ с суммы таких расходов?

По мнению финансового ведомства, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о направлении в командировку, то фактически оплачивается проезд не в командировку или из нее, а в отпуск или из отпуска. В этом случае стоимость проезда признается доходом работника для целей НДФЛ (письма Минфина России от 30.07.2014 № 03-04-06/37503, от 12.09.2013 № 03-04-08/37693).

При этом в отношении расходов на проезд разъяснения Минфина противоречивы. В одних письмах чиновники указывают, что расходы нельзя признать в налоговом учете (письма Минфина России от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868, от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813). В других — что такие расходы учесть можно, но только если задержка или более ранний выезд произошли с разрешения руководителя, который и подтверждает целесообразность расходов. Ведь расходы все равно были бы понесены независимо от даты их осуществления (письма от 11.08.2014 № 03-03-10/39800 (п. 2), от 30.07.2014 № 03-04-06/37503 (п. 2) и др.).

Но если работник остается в месте командировки (или заранее выезжает в нее) на выходные, расходы учесть в любом случае можно (письмо Минфина России от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868), а доходом работника для целей НДФЛ стоимость проезда не признается (письмо Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800).

Как подтвердить расходы на электронный билет во время командировки

Ивано-Франковские налоговики напомнили, какие первичные документы должен предоставить работник после командировки для подтверждения понесенных расходов на электронный билет.

Если работник едет в командировку за границу, подтверждающие документы, удостоверяющие стоимость понесенных за рубежом расходов, оформляются в соответствии с законодательством соответствующего государства.

Расходы возмещаются при наличии оригиналов транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе:

электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта;

чартерных рейсов, счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника;

бронирование мест в местах проживания, страховых полисов и т.п.

В случае использования электронного авиабилета необходимо подать такие документы:

оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающий расчетную операцию в наличной или безналичной форме (платежного поручения, расчетного чека, кассового чека, расчетной квитанции, выписки из карточного счета, квитанции к приходному кассовому ордеру);

распечатку на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира.

Для возврата расходов на электронный проездной/перевозочной документ на поезд необходимы такие документы:

распечатанный на бумажном носителе посадочный документ, в случае перевозки багажа -перевозочный документ;

в случае отдельного заказа услуги (в частности, услуги по пользованию комплектом постельных вещей, резервированию мест) — распечатанный на бумажном носителе документ на услуги.

Работнику не возмещаются расходы, не подтвержденные соответствующими документами (кроме суточных расходов).

Служебные командировки: расходы на проезд

По делам компании работник может направляться в другую местность. Расходы на проезд к месту командировки и обратно относятся к командировочным расходам. Мы расскажем о том, как подтвердить указанные расходы без рисков для компании, а также рассмотрим особенности учета подобных затрат.

Расходы проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относятся к командировочным расходам и уменьшают налогооблагаемую прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом не важно, каким видом общественного транспорта воспользуется сотрудник. Работник должен позаботиться о сохранении билета, ведь именно этот документ после поездки он приложит к авансовому отчету (п. 12 Положения о командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Электронный билет

При покупке авиабилета в электронном виде авиаперевозчик оформляет маршрут/квитанцию электронного билета. Этот документ в распечатанном виде выдается покупателю, если покупка билета происходит в пунктах продажи перевозок. Либо высылается на электронную почту, если покупка осуществлялась посредством Интернета (п. 52 Правил, утвержденных Приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82).

Но помимо «распечатки» электронного билета, работник должен представить и посадочный талон, если к месту командировки он добирается самолетом. Ведь именно посадочный талон является доказательством того, что перелет состоялся. Именно так считают чиновники, о чем свидетельствуют Письма Минфина РФ от 04.02.2014 № 03-03-06/1/4391, от 07.06.2013 № 03-03-07/21188, от 19.08.2013 № 03-03-07/33656.

Посадочный талон утерян. Какие риски?

При отсутствии такой справки расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно, по мнению чиновников, нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Такие разъяснения можно увидеть в Письме Минфина РФ от 07.06.13 № 03-03-07/21187. На наш взгляд, отсутствие посадочного талона не может являться причиной, по которой расходы на оплату проезда работника в командировку исключаются из налоговой базы. Ведь документы, косвенно подтверждающие расходы, также могут приниматься в целях налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ). Например, счет гостиницы, подтверждающий проживание сотрудника в другом городе, свидетельствует о том, что перелет состоялся. Но чтобы подстраховаться и избежать возможных претензий налоговиков, советуем получить у перевозчика справку о перелете.

Чем еще чревата потеря сотрудником посадочного талона? Тем, что проверяющие из ПФР могут доначислить страховые взносы на сумму возмещения работнику стоимости перелета. На практике такие прецеденты уже случались, и подобные споры доходили даже до суда. Доказательством тому является Постановление ФАС Уральского округа от 17.06.14 № Ф09-3145/14. К счастью для компаний, суд не поддержал контролеров, указав, что при утрате посадочного талона расходы на авиаперелет в командировку в целях освобождения от уплаты страховых взносов можно подтвердить электронным билетом, авансовым отчетом и счетом из гостиницы.

Также может быть доначислен НДФЛ. Но и тут суды на стороне компаний, о чем свидетельствует, в частности, Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2011 по делу № А81-1294/2011. Суд отметил, что непредставление посадочного талона, не меняет целевого назначения командировочных выплат. К тому же имелись дополнительные документы, подтверждающие нахождение работников в командировке.

Поезд отправляется…

Каких-либо дополнительных документов, например, выписки, подтверждающей оплату банковской картой, для подтверждения проездных расходов не требуется (Письмо Минфина от 29.08.2013 № 03-03-07/35554).

Нет цены в распечатке электронного билета

Чиновники приводят следующие аргументы. Документом строгой отчетности, который применяется для расчетов в случае приобретения электронного авиабилета, является маршрут/квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок). Это установлено пунктом 2 приказа Минтранса России от 08.11.06 № 134. Данный документ должен содержать обязательные реквизиты. В число таких реквизитов входят, например, тариф, итоговая стоимость перевозки и форма оплаты. При отсутствии любого из обязательных реквизитов маршрут/квитанция считается недействительной. А такой документ, как отмечают в Минфине, не может служить основанием для списания в расходы стоимости приобретенного авиабилета.

На наш взгляд, данная позиция небесспорна, ведь согласно статье 252 НК РФ документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (допустим, акт приема-передачи авиабилета), также могут приниматься во внимание.

Повышенная комфортность

В стоимости билета может указываться отдельно стоимость питания. Минфин РФ в Письме от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976 поясняет, что эти затраты не учитываются при расчете налога на прибыль, поскольку они не отвечают условиям признания расходов, установленных в статье 252 НК РФ.

Стоимость платного сервисного обслуживания, включенная в цену билета на проезд в вагоне повышенной комфортности, не образует у командированного работника дохода, с которого нужно удержать НДФЛ. Такая позиция выражена в письме Минфина России от 02.07.15 № 03-04-06/38183.

Когда в служебную поездку отправляется руководство компании, то могут быть дополнительные расходы на пребывание в VIP-зале аэропорта или вокзала. Эти расходы фирма может учесть при налогообложении прибыли при условии, что данные расходы документально подтверждены и экономически обоснованы (Письма ФНС России от 05.06.2014 № ГД-4-3/10784, Минфина России от 25.10.2013 № 03-04-06/45215).

НДФЛ в данном случае не возникает. Так считает и Минфин РФ (Письма от 25.10.2013 № 03-04-06/45215, от 20.09.2013 № 03-04-06/39125, от 15.08.2013 № 03-04-06/33238).

А вот со страховыми взносами дела обстоят иначе. Согласно пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ при оплате командировок страховые взносы можно не начислять на целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, а также на сборы за услуги аэропортов. Чиновники считают, что к таким расходам следует относить только обязательные платежи, взимаемые за услуги аэропорта. Расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности не являются обязательными платежами, а потому не подпадают под действие статьи 9 Закона № 212-ФЗ (совместное Письмо ПФР № НП-30-26/9660, ФСС РФ № 17-03-10/08-2786П от 29.07.2014, Письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19). Причем арбитражные суды могут поддержать проверяющих, как это сделал, например, Арбитражный суд Дальневосточного округа в Постановлении от 07.08.15 № Ф03-3138/2015. Но есть судебные решения, вынесенные в пользу компаний (Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 17.02.2015 № 11АП-613/2015 по делу № А65-24395/2014).

Такси до аэропорта или вокзала

Фактическую оплату услуг такси необходимо подтвердить чеком ККТ или квитанцией в форме бланка строгой отчетности с реквизитами, предусмотренными в Приложении № 5 к Постановлению Правительства РФ от 14.02.2009 № 112.

А что по поводу начисления НДФЛ и страховых взносов?

Согласно подпункту 3 статьи 217 НК РФ не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа. На основании этой нормы расходы на такси до аэропорта или вокзала в местах отправления, назначения или пересадок, являясь возмещением командировочных расходов работника, не облагаются НДФЛ. С данным выводом согласен и Минфин РФ в Письмах от 29.01.2015 № 03-04-06/3305, от 27.11.13 № 03-04-05/51373.

Расходы работника в командировке по оплате проезда на такси от аэропорта до гостиницы страховыми взносами не облагаются только в случае их экономического обоснования и документального подтверждения. Такие разъяснения даны в Письме Минэкономразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19.

Налоговый Кодекс РФ не дает никаких пояснений, но в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 приводится расширенная формулировка. Так, в пункте 18 раздела II Приложения № 4 к указанному постановлению сказано, что по командировочным расходам в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС. На этом основании чиновники и проверяющие на местах делают вывод, что если в билете (распечатке электронного билета) отсутствует отдельно указанная сумма НДС, то вычет налога невозможен. Такие разъяснения содержатся в Письмах Минфина РФ 30.07.2014 № 03-07-11/37594, от 10.01.2013 № 03-07-11/01, от 12.01.2011 № 03-07-11/07.

Если сумма НДС в бумажном билете или в распечатке электронного билета не указана отдельно, то есть один способ, который поможет не лишиться вычета НДС. Для этого нужно запросить у перевозчика или у посредника счет-фактуру, в котором будет фигурировать сумма НДС. В этом случае основанием для вычета будет являться данный счет-фактура. Правда, здесь следует заметить, что на практике иногда налоговики пытаются поставить под сомнение данный способ, но арбитражная практика в подобных случаях встает на сторону налогоплательщиков (Постановление ФАС Московского округа от 04.03.2011 № КА-А40/17007-10;2). К тому же сами чиновники в вышеупомянутом Письме № 03-07-11/3522 подтвердили, что вычет НДС по расходам на проезд может подтверждаться и счетом-фактурой. Поэтому если проверяющие начнут высказывать претензии, то можно сослаться на официальную позицию Минфина и на положительную арбитражную практику.

При отсутствии счета-фактуры и отсутствии в билете отдельно указанной суммы НДС всю сумму проезда с НДС нужно относить к прочим расходам (Письмо Минфина РФ от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01).

При регистрации билетов в книге покупок могут возникнуть некоторые вопросы. Например, в электронном билете может отсутствовать какая-то информация (ИНН или КПП перевозчика). В этом случае необходимую информацию можно запросить у перевозчика, либо самим постараться найти с помощью интернета, либо просто оставить пустыми соответствующие графы книги покупок. Последнее не будет являться нарушением, ведь данной информации у бухгалтера просто-напросто нет.

Расходы в командировке по Украине — самые распространенные вопросы

Командировки — всегда актуальная тема, ведь она касается широкого круга бизнес-бухгалтерской аудитории. А учитывая то что во время командировки может возникать множество нетипичных ситуаций (опоздал на самолет, потерял билет, воспользовался такси вместо трамвая и т.п.), нужно четко знать о бухгалтерско-налоговых последствиях подобных ситуаций.
Поэтому в данном материале мы постараемся сгруппировать наиболее часто задаваемые вопросы, касающиеся командировок по Украине, и предоставить краткие, но при этом удобные и аргументированные ответы на них

Расходы на такси во время командировки

Вопрос в том, может ли командированный работник, находясь в командировке, передвигаться с помощью такси? Будет ли считаться такая «роскошь» дополнительным благом для работника. Касательно этого нет однозначной позиции контролеров. Последние письма налоговиков свидетельствуют о том, что специалисты ГФС соглашаются с использованием такси без налоговых последствий для работника, если командировка заграничная. Если же речь идет о командировке по Украине, контролеры предпочитают считать компенсацию стоимости такси работнику дополнительным благом.

В свою очередь, и в первом, и во втором случаях налоговики ссылаются на нормы Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), которые, по сути, не касаются хозрасчетных предприятий.

Мы считаем, не имеет значения, командировка в пределах Украины или за рубеж. Условия освобождения от налогообложения расходов, понесенных в командировке (как по Украине, так и за рубеж), прописаны в пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ, где нет запрета пользоваться такси.

Однако для возмещения услуг по использованию такси (без налогообложения) нужно иметь расчетный документ (кассовый чек) и подтверждение связи командировки с хоздеятельностью предприятия.

Обеспечить выдачу кассовых чеков при поездках на такси должен электронный таксометр (сейчас в Государственном реестре РРО зарегистрированы 3 модели таксометров). Это, по сути, РРО, который дополнительно обеспечивает предварительное программирование тарифов за проезд и учет стоимости предоставленных услуг по перевозкам пассажиров (абз. 10 ст. 2 Закона о РРО ).

Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР.

Следовательно, с использованием такси во время командировки нужно быть осторожными. Если руководитель дает разрешение на использование такси в командировке, то это лучше прямо прописать в приказе о командировке. Но при отсутствии расчетного документа возмещенные расходы на такси будут дополнительным благом для работника, которое облагается НДФЛ по ставке 18% и военным сбором — по ставке 1,5%.

Актуальные разъяснения ГФС по данному вопросу

Расширенная аналитика на тему

Письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 17.03.2017 г. № 5586/10/26-15-13-01-12

Командированное лицо потеряло билет

Фактически в данном случае отсутствует расчетный документ, подтверждающий понесенные расходы. Можно ли компенсировать стоимость билета работнику? Какие налоговые последствия?

Согласно правилам пп. «а» пп. 170.9.1 НКУ, расходы на проезд как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки, возмещенные работодателем работнику, не включаются в налогооблагаемый доход только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость расходов: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта.

Если у работника нет билета, то расходы на проезд ему могут компенсировать на основании его заявления с разъяснениями — по решению руководителя. Однако данная компенсация для работника уже будет считаться дополнительным благом, которое облагается НДФЛ по ставке 18% и военным сбором — по ставке 1,5%.

Актуальные разъяснения ГФС по данному вопросу

Расширенная аналитика на тему

не является доходом в виде дополнительного блага налогоплательщика сумма возмещенных расходов на проезд при условии наличия и надлежащим образом оформленных транспортных билетов, удостоверяющих стоимость данных расходов

(газета «Интерактивная бухгалтерия» № 166/2016)

Билет заполнен вручную

Данный вопрос часто возникает, если командированное лицо пользуется услугами частного перевозчика (междугородная маршрутка, автобус). Именно в таком случае происходит так, что водитель выдает пассажиру билет с заполненными собственноручно полями со стоимостью проезда и датой поездки. Иногда на практике случается, что водитель вообще не заполняет билет, а выдает пассажиру пустой бланк билета с печатью.

Продажа билетов может осуществляться водителем автобуса при отсутствии в населенном пункте автостанции или агентства по продаже билетов, а также после закрытия билетно-кассовой ведомости на автостанции.

Поэтому возникает вопрос: считать ли такой билет расчетным документом?

Чтобы ответить на вопрос, обратимся к требованиям ст. 2 Закона о РРО, которая допускает заполнение вручную расчетных документов. К тому же формы бланков билетов на междугородные и пригородные маршруты могут иметь пустые поля, что означает возможность их заполнения как типографским способом, так и вручную.

В то же время в п. 2 Приказа № 503 указано, что стоимость проезда по расчетам пассажирских перевозчиков, информация о перевозчике, страховщике и страховая сумма вносятся в билеты печатным способом.

Однако в очень свежем письме Мининфраструктуры от 06.01.2017 г. № 62/25/10-17 специалисты Министерства подчеркнули: в случае если приобретенный у водителя билет соответствует типовой форме, содержит информацию о перевозчике, страховщике, страховой сумме, а стоимость проезда, расстояние проезда, пункты отправки и прибытия вписаны в билет вручную печатными буквами, это не будет считаться нарушением требований Приказа № 503.

Приказ Минтранссвязи «Об утверждении Типовых форм билетов на проезд пассажиров и перевозку багажа на маршрутах общего пользования» от 25.05.2006 г. № 503.

У специалистов ГФС иная точка зрения по данному вопросу. В письме от 01.12.2016 г. № 26059/6/99-99-08-02-01-15 налоговики подчеркнули: для подтверждения расходов на проезд работника предприятия, пребывавшего в командировке, если в билете на междугородние перевозки реквизиты, предусмотренные п. 2 Приказа № 503, вписаны от руки или не указаны, нужно прилагать также соответствующую расчетную квитанцию, выданную перевозчиком.

При этом реализовать данное требование ГФС на практике может быть затруднительно.

Актуальные разъяснения по данному вопросу

Расширенная аналитика на тему

Письмо Мининфраструктуры от 06.01.2017 г. № 62/25/10-17

(газета «Интерактивная бухгалтерия» № 165/2016)

Командированное лицо снимает жилье у ФЛП: выступает ли работодатель налоговым агентом

Работник, отправившись в длительную командировку в другой город, поселился в гостинице, услуги по проживанию в которой предоставляет ФЛП. В соответствии с пп. «б» п. 176.2 НКУ, налоговые агенты обязаны подавать форму № 1ДФ в контролирующий орган по месту своего размещения, в которой отражаются в т.ч. выплаты дохода в пользу ФЛП с признаком дохода «157».

Посему возникает вопрос: следует ли в форме № 1ДФ отражать доход, выплаченный ФЛП за предоставленные услуги проживания в гостинице командированного лица?

В данном случае все зависит от того, каким образом будет осуществлена оплата за указанные услуги. Если командированный работник лично уплачивает средства за полученные услуги от частного предпринимателя, связанные с проживанием в гостинице, то при таких обстоятельствах предприятие, компенсирующее работнику понесенные расходы, не является налоговым агентом предпринимателя. Соответственно — отражать в форме № 1ДФ суммы компенсации не стоит.

Однако если расчет за предоставленные услуги осуществляется корпоративной картой, могут возникнуть проблемы, ведь при этом независимо от того, что карту использовал работник, — фактическим плательщиком (по извлечению) будет юрлицо со всеми вытекающими последствиями в части отражения выплаты дохода предпринимателю в форме № 1ДФ.

Актуальные разъяснения ГФС по данному вопросу

Расширенная аналитика на тему

поскольку юридическое лицо только компенсирует расходы работника на командировку, то отражать в налоговом расчете по ф. 1ДФ уплату работником средств за предоставленные во время командировки ФЛП услуги, данное юрлицо не обязано.

(газета «Интерактивная бухгалтерия» № 84/2016)

Можно ли направить в командировку ФЛП (не работника предприятия), предоставляющего услуги

Направлять в командировку лицо, выполняющее работы не по трудовому договору, а по гражданско-правовому (это касается и договора с ФЛП), нельзя, поскольку данное лицо не является работником предприятия.

Право на возмещение расходов и получение прочих компенсаций в связи со служебными командировками в соответствии со ст. 121 КЗоТ предоставляется только работникам предприятия.

Если же у предприятия возникла необходимость направить физлицо, с которым оно работает на условиях ГПД, в командировку для предоставления услуг в другой населенный пункт, то компенсацию расходов на проезд и проживание и пр. целесообразно включить в цену (сумму) вознаграждения за предоставленные услуги

Расширенная аналитика на тему

(газета «Интерактивная бухгалтерия» № 176/2016)

Командировка в СЭЗ «Крым»: украинские или зарубежные суточные?

Как известно, размер необлагаемых суточных по Украине составляет не более 320 грн в день, а для командировок за рубеж — не более 80 евро в день по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, из расчета за каждый такой день (пп. 170.9.1 НКУ).

В то же время если речь идет о командировке в СЭЗ «Крым», при рассмотрении вопроса налогообложения (в т.ч. вопроса налогообложения суточных), следует ориентироваться на п. 26 подраздела 10 р. XX «Переходные положения» НКУ, согласно которому на период действия Закона № 1207 нормы НКУ применяются с учетом особенностей, определенных Законом о СЭЗ «Крым» .

Закон Украины «Об обеспечении прав и свобод граждан и правовом режиме на временно оккупированной территории Украины» от 15.04.2014 г. № 1207-VII.

Закон Украины «О создании свободной экономической зоны «Крым» и об особенностях осуществления экономической деятельности на временно оккупированной территории Украины» от 12.08.2014 г. № 1636-VII.

Временно оккупированная территория Украины является неотъемлемой частью территории Украины, на которую распространяется действие Конституции и законов Украины (ст. 1 Закона № 1207).

Таким образом, в налогооблагаемый доход командированного работника, который поехал в СЭЗ «Крым», не включается сумма суточных в пределах 320 грн (ведь командировка в Крым, согласно украинскому законодательству, является командировкой по Украине). Данную точку зрения высказали и специалисты ГФС в подкатегории 103.17 системы «ЗІР».

Командировка не состоялась — в какие сроки следует вернуть выданный аванс?

В пп. 170.9.2 НКУ прописаны только сроки подачи авансового отчета — до истечения 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик:

  • завершает командировку;
  • заканчивает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет.

Однако объяснений, как быть в случае, если командировка не состоялась, НКУ не предоставляет. Для ответа на вопрос обратимся к Инструкции № 59. Хотя она и касается только бюджетников, однако налоговики часто обращаются к данному документу, разъясняя вопрос командировки на хозрасчетных предприятиях.

Итак, в п. 11 Инструкции № 59 находим ответ на наш вопрос: если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение 3-х банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства.

Конкретно на этот срок возврата денежных средств нужно ориентироваться и бюджетным, и хозрасчетным предприятиям. На этом акцентируют внимание и специалисты ГФС в подкатегории 103.17 системы «ЗІР».

Нужно ли в данном случае составлять авансовый отчет? Вопрос не однозначный. Скорее всего, налоговики будут настаивать на оформлении такого документа, но о законности этого требования и позиции суда по этому поводу поговорим в одном из следующих номеров газеты «Интерактивная бухгалтерия».

Одно командированное лицо и двухместный номер в гостинице: как компенсировать?

Ситуация имеет место быть, ведь одноместных номеров в гостинице, как правило, не так много, а приобрести койко-место там не всегда удается. Поэтому иногда приходится выбирать: или заказывать двухместный номер, или ночевать на улице. Но как же к такой «роскоши» относятся налоговики.

В подкатегории 103.17 системы «ЗІР» совсем недавно появилось разъяснение данного вопроса. Налоговики однозначно подчеркнули:

«…в случае если командированный работник оплатил проживание в двухместном номере отеля за двоих, то возмещение ему расходов с отнесением их к составу расходов предприятия осуществляется из расчета стоимости проживания только одного лица. Если предприятие возмещает работнику полную стоимость двухместного номера, то стоимость второго места в данном номере будет считаться дополнительным благом. ».

Как аргумент специалисты ГФС воспользовались нормой все той же Инструкции № 59, в п. 5 р. ІІ которой указано, что предприятие при наличии подтверждающих документов (в оригинале) возмещает расходы командированным работникам по найму жилого помещения по расчету стоимости одного места в гостинице.

Как определить, номер одноместный или двухместный? Обычно эту информацию указывают в счете на оплату гостиничных услуг. Поэтому если в счете прямо указано, что номер двухместный и работодатель компенсирует полную стоимость проживания, могут возникнуть проблемы с налогообложением стоимости второго как дополнительного блага. Если же в счете указана только общая стоимость проживания в номере, проблем быть не должно.

Розширенная аналитика на тему

Подтверждение командировочных расходов билеты

Электронный ЖД билет для бухгалтерии
Электронный железнодорожный билет (в терминологии Укрзализныци он назвается ЭПД — электронный проездной и перевозочный документ) является фискальным документом (расчетным документом) и может использоваться для возмещения стоимости проезда в командировку бухгалтерией. К сожалению, не все бухгалтера знают об этом и нередко просят своих сотрудников предоставить бланк строгой отчетности. Но Укрзализныця больше не использует бланки строгой отчетности.
В каких документах идет речь об электронных ЖД билетах?
Закон Украины про электронные документы и документооборот от 22.05.03 № 851-IV
Электронный документ — это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.
Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму. Визуальной формой представления электронного документа является отображения данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.
Из вышесказанного следует, что электронный документ является набором данных, а его визуальным отображением может быть любой носитель (в том числе и распечатка на бумаге) которая позволяет человеку эти данные прочитать.
В Порядке оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных документов на ЖД транспорте
Проездной (перевозочный) документ — расчетный документ установленной формы, оформленный на соответствующем бланке проездного (перевозочного) документа или сформирован в электронном виде в соответствии с требованиями настоящего Порядка и действующего законодательства, удостоверяющий заключение договора между железной дорогой и пассажиром.
Таким образом, билет на поезд может являться расчетным документом не только в случае, когда он напечатан на бланке, но и тогда, когда является электронным документом. При этом, в любом случае, билет (проездной документ) является договором перевозчика и пассажира.
Официальное письмо Государственной администрации железнодорожного транспорта
В соответствии с Порядком оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного общим приказом Мининфрастуктуры и Министерства доходов и сборов от 30.05.13 № 331/137, зарегистрированным в Министерстве юстиции 20.06.13 с номером № 1038/23570, Посадочный документ является расчетным документом.
Поэтому для отчетности пассажир может предъявить Посадочный документ, что предусмотрено Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98, № 59 (с изменениями, в пункте 12 от 19.07 2013 года).
Письмо прямо указывает на два документа, на основании которых пассажиру нужно возмещать расходы на командировку.
Возмещение расходов по электронному билету
В соответствии с пунктом 5.6. Приказа №331/137:
Посадочный документ и перевозочный документы, документ на возврат и документ на услуги, распечатанные на бумажном носителе, являются расчетными документами.
То есть, распечатанный на бумаге электронный билет на поезд (посадочный документ) является таким же билетом, как и бумажный билет, оформлявшийся раньше на бланке строгой отчетности и который можно было купить в кассе. Распечатанный на обычной бумаге и на обычном принтере электронный билет (посадочный документ) имеет статус фискального чека. И так как электронный билет имеет статус расчетного документа, то его распечатка является основанием для возмещения расходов за командировку.
Изменения, внесенные приказом Министерства финансов Украины №667 гласят:
В случае использования электронного проездного/перевозочного документа основанием для возмещения расходов на его приобретение является распечатанный на бумажном носителе посадочный документ (при перевозке багажа — распечатанный перевозочный документ.
Таким образом основанием для возмещения стоимости поездки сотруднику компании отправляющемуся в командировку являются распечатанный посадочный документ, согласно Приказа Министерства финансов Украины №59 от 13.03.98 с изменениями от 19.07.13 (пункт 12) и Приказа №331/137 от 30.05.13. Чтобы получить возмещение за билет, достаточно предъявить Посадочный документ (распечатанный электронный билет — ЭПД).
Электронный железнодорожный билет является расчетным документом

31.01.2014
Вопрос. Можно ли считать электронный железнодорожный билет, оформленный через Интернет и распечатанный на принтере (не на бланке строгой отчетности), расчетным документом?

Ответ. Согласно п.1.2. Положения «О ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине», утвержденного постановлением Правления НБУ № 637 от 15.12.2004г., расчетный документ – это документ установленных формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т.п.), подтверждающий факт продажи (возврата) товаров, оказания услуг, получения (возврата) денежных средств, купли-продажи иностранной валюты, напечатанный в случаях, предусмотренных Законом Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг», и зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций или заполненный вручную.

В соответствии с Порядком оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте (утвержден совместным приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.2013 № 331/137), проездной документ – это расчетный документ установленной формы, оформленный на соответствующем бланке проездного документа или сформированный в электронном виде в соответствии с требованиями настоящего Порядка и действующего законодательства, удостоверяющий заключение договора между железной дорогой и пассажиром на проезд и выдается пассажиру после оплаты им стоимости услуги.

Посадочный документ — визуальная форма электронного проездного документа или его части на бумажном или электронном носителе информации (мобильный телефон, смартфон, планшет, компактный персональный компьютер, чип-карта и др.), содержит уникальный код и уникальный номер электронного проездного документа, информация по которому считывается соответствующим устройством или заносится в соответствующую ведомость установленной формы.

При продаже электронных железнодорожных билетов согласно п.4 ст. 9 Закона Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР регистраторы расчетных операций (РРО) и расчетные книжки не применяются. В этом случае оформлением расчетного документа является выдача проездного документа (в том числе в электронной форме).

Таким образом, несмотря на то, что электронный проездной документ распечатан на обычной бумаге (не на бланке строгой отчетности), он является расчетным документом, подтверждающим проведение оплаты. Для предприятий, которые реализуют ж/д билеты в электронной форме, при их продаже не требуется применение РРО, а покупатель получает только распечатку посадочного талона как электронного проездного документа в визуальной форме.

На запрос ООО «Интерактивная бухгалтерия» Государственная администрация железнодорожного транспорта Украины издала письмо № 11/1698 от 25.09.2013 г. «Относительно подтверждения расходов на приобретение электронного билета на поезд», где подчеркнула, что поскольку посадочный документ является расчетным документом, он в полной мере отвечает требованиям подтверждающего документа об уплаченных денежных средствах.

Семинар «Правовые основы турбизнеса. Налогообложение в туризме»

Подтверждение оплаты проездного документа при командировке (разъяснение Миндоходов)
Опубликовано в Бухгалтерии N46 (1085) от 18 НОЯБРЯ 2013 года

Главное управление Министерства доходов и сборов в г.Киеве
Письмо от 11.10.2013 г. № 5132/10/26-15-1701-06
(Извлечение)