Срок хранения договора аренды помещения

Оглавление:

Срок хранения договоров

Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности. Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств. Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.

Порядок определения периода сохранности

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности. Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел. При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями. Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм. Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

  1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
  2. Неограниченные датой. В тексте может иметься формулировка «до погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения – учредительные формы, бумаги приобретения имущества, договор аренды помещений при условии включения данных адреса месторасположения в реестр организаций и прочие.

Учет в журналах для контроля сроков

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров. Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации. Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

  • данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа – поставки, оказания услуг и прочее;
  • указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы – юридический отдел, бухгалтерию, кадры. В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Сотрудничество с контрагентами – поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.
  2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
  3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
  4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Примеры сроков хранения по видам договоров

Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода – 5 лет. В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

Исключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением. Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

Истечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию. В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг. Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:

  • определение документов, утративших актуальность и выдержавшие положенный срок хранения. Информация о периодах хранения берется из журналов регистрации;
  • отбор экономически нецелесообразных форм и сверка периодов с внутренним документом, регламентирующим сроки;
  • составление описи документов;
  • утилизация и составление акта.

Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

Срок хранения договора аренды помещения

1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения

2 При наличии лицевых счетов работников. При их отсутствии — срок хранения 75 лет

3 После снятия с учета

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

. При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Срок хранения договоров в организации. Виды договоров

Сам процесс хранения договоров связан с некоторыми проблемами. Бывает так, что определить типовую принадлежность документа, вид, срок и условия его хранения, способ уничтожения достаточно сложно. Все вышеперечисленные факторы регламентируются законом, но один и тот же договор в разных ситуациях может иметь разные сроки действия, поэтому нередко возникают проблемы с определением длительности хранения. Для эффективного и правильного ведения делопроизводства необходимо четко уяснить порядок и требования законодательства в этой сфере, чтобы избежать штрафов или наказания. Ниже рассмотрим срок хранения договоров купли-продажи в организации.

Цель хранения

Наличие договоров в постоянном доступе требуется не только на тот период, когда продолжается их действие. После этого они бывают нужны для извлечения из них какой-либо информации. Большинство спорных ситуаций, состоящих в том, что одна или другая сторона не выполняет свои обязательства, решаются в суде или досудебном порядке, с помощью предъявления договора.

Кроме того, существует возможность проведения проверок на предприятии, осуществляемых государственными контролирующими органами. Они могут затребовать документы за определенный период, в этом случае при ненадлежащем хранении в организации, нарушении сроков их уничтожения, могут быть наложены санкции в виде довольно внушительных штрафов. В первую очередь в этом виновато руководство, которое не контролирует данный процесс.

Таким образом, приходим к выводу, что хранение договоров и другой организационно-распорядительной документации должно осуществляться надлежащим образом в течение строго оговоренного срока.

Сроки и виды хранения

Сроки хранения трудовых договоров в организации — разные. По общероссийскому классификатору документов они отнесены к организационно-распорядительной документации. И сроки их действия классифицируются так же, как и сроки сохранности всех документов. Выделяют следующие сроки хранения договоров в организации:

  • постоянный;
  • долгосрочный (свыше 10 лет);
  • краткосрочный (до 10 лет включительно).

Такая система, вытекающая вроде бы из логики самих документов, не очень удобна в применении. Это нередко создает путаницу и приводит к серьезным ошибкам в делопроизводстве.

Система хранения по типовой принадлежности

Более распространена система хранения по типовой принадлежности. Как правило, у большинства предприятий договоры делятся на несколько разновидностей: профильные (напрямую касающиеся основной деятельности предприятия), хозяйственные и трудовые.

Например, каков срок хранения договоров оказания услуг в организации? Первые две категории документов неприкосновенны не более пяти лет. Трудовые договоры также имеют срок хранения не более пяти лет. Однако здесь есть исключения. Например, если отсутствует лицевой счет, то этот документ придется беречь в течение 75 лет. Срок хранения договоров аренды в организации зависит от периода, на который она оформляется.

Типовые и ведомственные перечни

В типовых перечнях перечислены документы, имеющие распространение в большинстве организаций, а ведомственные содержат информацию, разработанную для этого конкретного ведомства.

Существуют разные виды документов. Перечни представляют собой нормативные документы, используемые для определения срока хранения и отбора документов для их последующего хранения или уничтожения.

При составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров обычно используют типовые перечни, утвержденные государственными органами, а также профильными министерствами и ведомствами. Срок хранения договоров поставки в организации составляет 5 лет после окончания действия.

Передача в архив

Процедура передачи в архив документации, срок хранения которой уже истек, может иметь незначительные отличия в разных организациях. В некоторых случаях имеет место обычный способ, при котором документы сшивают между собой и складывают в металлический шкаф, гордо именующийся архивом. В других организациях имеется и архив, и архивариус, и утвержденная номенклатура дел, а весь процесс проходит согласно нормативной документации. То есть существуют определенные правила подшивки документов, их регистрации и так далее.

Имеют право на существование оба варианта, нужно учитывать специфику организации, объем документооборота и количество сотрудников. В случае если речь идет о большой крупной организации с большим штатом, без использования адекватной системы хранения документов она просто утонет в них. Общим правилом, которого стараются придерживаться все организации, вне зависимости от формы собственности и количества сотрудников, является время передачи документов в архив.

От служащих требуют предавать документы в архив не ранее определенного срока, который не зависит от того, когда у них фактически закончилось время действия. И обычно подобная архивация происходит в начале года. То есть даже если срок договора истек в феврале, то все равно необходимо ждать до следующего года, чтобы передать его на хранение. Каков срок хранения хозяйственных договоров в организации? Минимально допустимый период 5 лет.

Начало срока хранения договоров

Это весьма непростой вопрос, поскольку именно в связи с этой датой возникает большинство ошибок. Хранение договоров на большинстве предприятий одинаково и начинается с началом календарного года, в котором данный документ больше не имеет силы. Например, есть договор, срок действия которого закончился 15.07.2010 г. Его требуется хранить в течение пяти лет, но уничтожить его можно не 15.07.2015 г., а только с началом 2016 года. То есть отсчет срока идет с 01.01.2011 г., а не с июля предыдущего года. Как правило, с целью минимизации количества ошибок, к установленному ранее сроку добавляют один год. И только после того, как срок хранения договора в организации закончился, документ можно уничтожить.

Специфика хранения договоров

Как мы уже говорили, есть специальные руководящие документы, которые устанавливают правила и сроки передачи в архив и хранения. Еще раз напомним, что документация должна храниться в сухом, проветриваемом помещении с определенным температурным режимом. Сами папки с документами должны быть расположены на закрытых или открытых стеллажах. При необходимости в архиве должны быть специальные сейфы для хранения документов с грифом «коммерческая тайна». Хотя сам процесс хранения документов никто не проверяет, но вот отсутствие определенных файлов легко обнаруживается при проверке, так что наладить систему сбережения должным образом — в интересах предприятия. Итак, срок хранения договоров в организации истек, и документ нужно уничтожить. Как это сделать правильно?

Уничтожение

Просто так уничтожить документы нельзя. Для начала нужно убедиться, что срок их действия прошел. Только после этого возможно уничтожение, но и здесь есть подводные камни, которые нужно учитывать, чтобы не попасть под штрафные санкции проверяющих. Выглядит процедура приблизительно следующим образом. Сотрудники делают выборку из всех документов, срок которых уже вышел, потом составляется опись, направляется отчет руководителю, составляется акт об уничтожении, документ подписывается начальником и ответственными лицами. Затем папки выделяют к уничтожению. Хранение договоров и другой документации в архиве на постоянной основе лишено смысла, поэтому, чтобы не погрязнуть в документах, необходимо регулярно проводить эту процедуру.

Ответственность и исполнители

Главная ответственность относительно всего, что касается сохранности всех видов договоров и других документов организации, лежит, безусловно, на руководителе. Именно его наказывают рублем при обнаружении нарушений во время проверок. Следующими по списку идут главный бухгалтер, юрист и тот служащий, который несет ответственность за сохранность документации. Но этих лиц в меру совершенных проступков наказывает уже сам руководитель, первым достается ему. На практике в небольших компаниях система контроля и хранения договоров возлагается на бухгалтерию, а бухгалтер, в свою очередь, назначает конкретное ответственное лицо. Иногда ответственным за сохранность документации в целом назначается юрисконсульт организации. Но это не совсем удобно, ведь юрист может отвечать только за договоры, а с остальными бумагами он обычно знаком весьма поверхностно. Легче всего наладить этот процесс, если есть конкретный человек, наделенный ответственностью и полномочиями. Это гарантирует максимальную точность и аккуратность в обращении с документами.

Пример системы учета и хранения

Чтобы лучше понять особенности и срок хранения договоров в организации, можно разобрать основные моменты на небольшом примере. Существует некий служащий (обычно это сотрудник из бухгалтерии), отвечающий за хранение договоров с контрагентами. Он подшивает их в отдельную папку, где они находятся в течение периода действия. При закрытии договора он перекладывается в другую папку. При этом, как правило, составляется опись или реестр, который содержит перечень документов и позволяет отслеживать их движение. Кроме того, там отмечен и срок хранения, после которого они подлежат уничтожению. По истечении нормативного срока документы уничтожают в соответствии с уже описанной процедурой.

Сохранность организационно-распорядительной документации компании в целом и договоров в частности требует вдумчивого, внимательного и аккуратного отношения, во избежание проблем. Общим для всех предприятий и организаций является принцип организации хранения в соответствии с нормами закона. Это исключает применение штрафных санкций в случае проверок. Внутренние документы (акты, описи, реестры, различные виды договоров) по форме могут отличаться в разных организациях, но принципиального значения это не имеет.

Срок хранения договора аренды нежилого помещения

Каковы сроки хранения договоров аренды (субаренды) нежилых (офисных) помещений, заключенных на 11 месяцев (без регистрации в ГБР)? И сроки хранение договоров аренды прошедших регистрацию, а по окончании расторгнутых в ГБР. В каких нормативных документах сказано об этом? С уважением, Ольга.

1 ответ на вопрос от юристов 9111.ru

Уважаемая Ольга! Согласно пп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. Однако если речь идёт о юридическом лице, то применяется ст.17 Федерального Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 30.06.2003) «О бухгалтерском учете» (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) по которой организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен (п.2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утверждённых Росархивом 6 октября 2000 г.). Это не касается той «первички», что подтверждает размер налогового убытка, переносимого на будущее. Такие документы фирма обязана хранить, пока уменьшает налоговую базу текущего периода, а это может продолжаться больше пяти лет. Правда, таково требование налогового законодательства — п.4 ст.283 Налогового кодекса РФ. Но и в бухгалтерском, и в налоговом учете первичные документы одни и те же.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Ответственность за сохранность первичных учетных документов несет главный бухгалтер организации.

В настоящее время для хранения первичных документов используются сроки, регламентированные архивным законодательством в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Решением Росархива от 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003 (далее — Перечень типовых управленческих документов), в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном Главным архивным управлением при Совмине СССР 15.08.1988, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Перечень типовых документов), ст.23 НК РФ и ст.17 Закона № 129-ФЗ.

В частности, определены следующие сроки хранения в отношении отдельных первичных документов:

первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, акты о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные, авансовые отчеты и др.) — пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п.150 Перечня типовых управленческих документов);

документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями — пять лет (п.151 Перечня типовых управленческих документов);

лицевые счета работников — 75 лет (п.153 Перечня типовых управленческих документов);

документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат — пять лет, а при отсутствии лицевых счетов — 75 лет (п.155 Перечня типовых управленческих документов);

доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности, — пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п.155 Перечня типовых управленческих документов);

документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации — постоянно (п.166 Перечня типовых управленческих документов);

документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях — пять лет (п.167 Перечня типовых управленческих документов).

Согласно п.424 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000) договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду); документы (технические паспорта, планы, схемы к ним) должны хранится постоянно. Если договор прошёл регистрацию в ГУ ФРС по Санкт-Петербургу и Ленобласти , то согласно п.4 ст. 12 Федерального Закона от 21.07.1997 № 122-ФЗ (ред. от 30.12.2004) «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним»(с изм. и доп., вступившими в силу с 01.04.2005) разделы Единого государственного реестра прав, дела правоустанавливающих документов и книги учета документов подлежат постоянному хранению. Их уничтожение, а равно изъятие из них каких-либо документов или их частей не допускается. Порядок и сроки хранения органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, разделов Единого государственного реестра прав, дел правоустанавливающих документов и книг учета документов, а также порядок их передачи на постоянное хранение в государственные архивы определяется Правительством Российской Федерации.

Каким должен быть срок хранения договоров

Популярные

  • Главная
  • Статьи
  • Каким должен быть срок хранения договоров

Сотням предприятий в процессе своей деятельности приходится заключать различные договора. Под договорами подразумеваются документы, подтверждающие взаимоотношения предприятия с контрагентами, касающиеся любых направлений его деятельности.

Необходимость хранения договоров

Поскольку любое предприятие могут навестить его акционеры или представители государственных структур с целью осуществления каких-либо проверок, то руководитель предприятия должен заботиться о том, чтобы в его распоряжении находились оригиналы всех договоров, заключённых его организацией с другими организациями и/или частными лицами.

Хранение договоров

Каждый руководитель предприятия обязан хранить договора, а также все имеющие отношение к их подписанию и исполнению документы столько, сколько это требуют соответствующие законы (не менее пяти лет).

Преждевременная ликвидация договоров

Преждевременная ликвидация договоров, даже выполненная тогда, когда данные договора стали неактуальными, может иметь неприятные последствия для руководителя предприятия, распорядившегося уничтожить документы ранее установленного законом срока.

Возможные сроки хранения договоров

Согласно общероссийскому классификатору документов, договора являются организационно-распорядительными документами. Уменьшать срок хранения договоров недопустимо, а вот увеличивать его не запрещено и целесообразно, если на это есть веские причины.

Минимальный срок хранения договоров

Минимальный срок хранения договоров одинаков и для договоров бумажных, и для тех, которые хранятся в электронном виде. Срок действия договоров может быть как ограниченным, так и неопределённым (то есть документ будет в силе до тех пор, пока одна из сторон не пожелает прекратить сотрудничество).

Срок хранения договоров, утративших свою актуальность

Кстати, срок хранения договоров, утративших свою актуальность, следует начинать отсчитывать не со следующих суток после истечения срока их действия, а с первого января следующего года.

Действия по истечении срока хранения договоров

Когда срок хранения договоров, которые нет необходимости хранить бессрочно, истечёт, руководителю фирмы не стоит просто выбрасывать данные документы на помойку или сдавать в макулатуру. Уничтожением документов должна заниматься экспертная комиссия, составляя при этом новые документы, свидетельствующие о получении бумаг на ликвидацию и об успешном выполнении данной процедуры.

Сколько должны храниться договоры аренды нежилых помещений у арендатора и у арендодателя?

Действительно, в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД) указаны сроки хранения большого количества конкретных видов и разновидностей договоров, которые, в основном, соответствуют классификации видов сделок, закрепленных Гражданским кодексом РФ. В соответствии со ст. 791 ПТУД устанавливается постоянный срок хранения договоров и соглашений о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду) и документов к ним (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты и т.п.). Формулировка статьи «о приеме и сдаче» предполагает, что и арендодатель, и арендаторы хранят свои экземпляры договоров, акты приема-передачи и первичные учетные / платежные документы по ­объектам ­недвижимости без ограничения срока, т.е. постоянно.

Но обратите также внимание на примечание к срокам хранения (графа 3 ПТУД), которое отмечено одной звездочкой (*). Такое примечание означает, что срок хранения документов «постоянно» (Пост.) в организациях, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет. И этим сроком хранения могут руководствоваться арендаторы, особенно в случае расторжения договоров аренды, частой смены объектов аренды и арендодателей. При условии завершения всех налоговых проверок коммерческая организация-арендатор может на заседании своей экспертной комиссии установить долговременный срок хранения своих экземпляров ­расторг­нутых договоров аренды свыше 10 лет включительно.

Но если организация является арендодателем, то подход к сроку хранения договоров аренды и документов к ним должен быть совершенно иным. Самое главное – экспертиза ценности, определение необходимости и значимости для организации документов об имуществе (основных средствах) и основном виде ее деятельности. Арендодатель должен иметь состав документов, которые подтверждают:

  • законность и историю владения объектами недвижимости,
  • содержат их техническое описание и схемы,
  • подтверждают стоимость (включая амортизацию и затраты на эксплуатацию),
  • законность распоряжения правами на объекты,
  • расчеты с арендаторами,
  • уплату налогов и т.п.

Без комплекса этих документов организация-арендодатель не сможет подтвердить свои права на владение и распоряжение объектами недвижимости, данные документы необходимо иметь в течение всего срока деятельности организации, т.е. постоянно. Таким образом, при проведении экспертизы ценности договоров и документов по их исполнению необходимо руководствоваться принципом доказательности, т.к. главная функция документа в настоящее время – правовая, доказательная.

Систематизацию, т.е. формирование в дела договорных документов сейчас рекомендуется осуществлять по принципу «досье», при котором срок хранения документов устанавливается по «старшему» сроку находящихся в деле документов. Если речь идет о сдаче в аренду и об эксплуатации объектов недвижимости, то досье формируются, как правило, по объектам недвижимости, по их адресам. «Лучшие практики» показывают, что досье по объекту недвижимости хранится постоянно и состоит, как ­правило, из нескольких томов:

  • правоустанавливающие документы, подтверждающие права собственности на объект (помимо договоров приватизации или купли-продажи, договоров на строительство / ремонт / реконструкцию, актов о приемке / вводе в эксплуатацию, свидетельств о праве собственности, выписок из реестра и т.п. обязательна выписка / справка БТИ об официальном адресе каждого объекта недвижимости);
  • техническая документация (текстовое и техническое описание объекта, фото, чертежи, планы, инженерные схемы, руководства по эксплуатации и т.п.);
  • договоры с подрядчиками об эксплуатации и обслуживании объектов недвижимости и прилегающих территорий;
  • договоры аренды (систематизируются по алфавиту названий компаний-арендаторов, или по торговым площадкам объекта, или по срокам аренды) и первичные учетные / расчетные документы по их исполнению.

Читайте ответ на вопрос про адрес на нашем сайте

Таким образом, досье формируется как многотомный комплекс документов, причем для арендодателя документы всего комплекса выполняют функцию доказательства законности и прозрачности его основной деятельности и должны иметь постоянный срок хранения.

Кроме того, при определении сроков хранения необходимо учитывать, что договоры и первичные учетные документы по их исполнению в случае камеральных налоговых проверок должны быть предъявлены за любой период деятельности организации. Документы, связанные с амортизацией объекта недвижимости, организация-арендодатель должна иметь с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете еще 4 года. Например, срок полезного использования здания как основного средства – 31 год, после его окончания отсчитываем еще 4 года (согласно Налоговому кодексу РФ) и получается, что храниться документы должны в течение минимум 35 лет.

Если организация-арендодатель не собирается изменять свою основную деятельность, то досье по объектам недвижимости, договоры аренды и документы по их исполнению рекомендуем хранить в течение всего срока деятельности организации.