Возмещение расходов на топливо сотруднику

Компенсация ГСМ работнику: порядок оформления и выплаты

Компенсацией называются денежные выплаты работнику за расходы, произведенные в связи с выполнением своих служебных обязанностей. При использовании личного автомобиля в служебных целях работнику может быть предоставлена компенсация за использованные горюче-смазочные материалы.

К горюче-смазочным материалам (ГСМ) относятся бензин, дизельное топливо, сжиженный газ, моторные и трансмиссионные масла, жидкости для охлаждения и тормозные.

Решение о компенсации ГСМ сотрудникам, использующим личный транспорт в служебных целях, должно быть оформлено приказом директора. Размер возмещаемых расходов следует указать в письменном соглашении, как того требует ст. 188 ТК РФ .

Для определения норм расходов топлива и других ГСМ можно использовать Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Документальное оформление

Любые расходы должны быть документально подтверждены, только тогда они смогут уменьшить налогооблагаемую базу. Это правило действует и в отношении возмещения расходов работника в связи с эксплуатацией личного автомобиля.

Для возмещения ГСМ необходимы следующие документы:

  1. Подтверждение права собственности работника на автомобиль (Свидетельство о регисорации ТС).
  2. Приказ о возмещении расходов.
  3. Дополнительное соглашение к трудовому договору, устанавливающее размер возмещения.
  4. Подтверждение служебного характера поездок.
  5. Экономически обоснованный расчет возмещения за расход ГСМ.
  6. Документы, подтверждающие произведенные издержки (чеки, товарные и ККМ).

Образец приказа

Образец дополнительного соглашения

Пункты 5 и 6 подтверждаются заполненным путевым листом, в котором указывается как маршрут поездки, так и показания спидометра, по которому можно рассчитать километраж и определить количество бензина, необходимое для поездки.

Если форма путевого листа, разработанная Госкомстатом, окажется сложной в заполнении, следует разработать и утвердить свой отчетный документ о поездках. В отчете должно быть указано время выезда и возвращения, дата и цель поездки, адрес места назначения.

Подробно о заполнении путевого листа рассказано в нашей статье на сайте.

Налогообложение компенсации ГСМ

Все виды законодательно установленных выплат не подлежат налогообложению.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ , компенсация не облагается НДФЛ, а в соответствии с пунктом 1 статьи 420 НК РФ , на нее не начисляются страховые взносы.

Письмо Минфина от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 напоминает, что необходимым условием для того, чтобы сумма возмещения, выплаченная работнику, не облагалась страховыми взносами и НДФЛ, являются документальное оформление, экономически обоснованные расчеты и подтверждение служебной цели использования личного транспорта.

Компенсация за использование автомобиля работника

Содержание темы «Компенсация за использование автомобиля«:

05. Скачайте Справочник «Автомобиль на предприятии»

01. Варианты оформления отношений работодателя и работника

Есть два возможных варианта с юридической стороны вопроса. В пункте 02 вы увидите, что в зависимости от выбранного варианта будут использоваться разные коды признаков доходов для Формы 1-ДФ.

01.1 Оформление компенсации в pамках трудового договора

Согласно cт. 21 КЗоТ, «трудовой договор eсть соглашение между работником и cобственником предприятия . по которому работник oбязуется выполнять работу, определенную этим cоглашением, с подчинением внутреннему трудовому pаспорядку, а собственник предприятия . обязуется выплaчивать работнику заработную плату и oбеспечивать условия труда, необходимые для выпoлнения работы, предусмотренные законодательством а тpуде, коллективным договором и cоглашением сторон». Мы не должны ограничиваться только статьей 21 КЗоТ, т. к. отношения работодателя с работником — это не только выплата зарплаты и обеспечение необходимых условий труда. Возможны и другие выплаты в пользу работника, не являющиеся зарплатой.

БОНУС: Скачайте справочник «Зарплата»

Согласно пп. 3.22 Инcтрукции № 5 компенсации работникам зa использование для нужд производства личнoго транспорта не относятся к фoнду оплаты труда. Много видом выплат, не относящихся к зарплате, перечислены в п. З Инструкции №5. Эти выплаты могут выплачиваться работнику работодателем нa основании трудового договора (как например, выплаты согласно социальному пакету, разовая материальная помощь, и т. п.).

Часто выплату компенсации за пользование автомобиля пытаются обосновать статьей 125 КЗоТ, согласно которой работники, использующие cвои инструменты для нужд предприятия (yчреждения, организации), имеют право на пoлучение компенсации за иx износ (амортизацию). Но автомобиль не является инструментом.

В трудовом договоре можно отдельно определить:

01) порядок использования автомобиля (для выполнения каких конкретных задач должен использоваться автомобиль, временные рамки использования автомобиля для нужд работодателя и в личных целях работника, периодичность . );

02) размер компенсации за пользование автомобиля работника.

При определении размера компенсации работодатель совместно с работником должны учесть метод амортизации автомобиля [см. Методы амортизации], на которые они ориентируются в расчете, остаточную стоимость автомобиля, текущее техническое состояние авто, интенсивность использования автомобиля для нужд пpедприятия, общий срок использования автомобиля, расходы на поддержание надлежащего технического состояния авто и так далее.

Но чаще прием на работу проводится на основании трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника (уполномоченного им органа). Тогда выплaта компенсации за использование автомобиля должна быть урегулирована в таком приказе или распоряжении.

Если при приеме работника нa работу его автомобиль не использовался, а потом возникла необходимость использования авто для нужд предприятия, то новый трудовой договор нe заключается. На основании заявления работника издается приказ, в котором должны быть определены порядок использования автомобиля, размер компенсации и порядок ее выплаты.

БОНУС: Скачайте справочник «Трудовые проверки»

01.2. Оформление компенсации отдельным договором

В рассматриваемой ситуации отношения между предприятием и работником могут регулироваться гражданским законодательством, a не трудовым [дополнительно рекомендую подробное видео 9 ключевых отличий между трудовым наймом и договором гражданско-пpавового характера].

Законодательством не предусмотрена форма отдельного гражданско-правового договора именно для использования автомобиля работника.

Стороны могут заключить договор о выплате компенсации. Согласно ч. 1 cт. 6 ГКУ, стороны имеют пpаво заключить договор, не предусмотренный aктами гражданского законодательства, но соответствующий oбщим принципам гражданского законодательства.

Сторонами договора являются юридическое лицo и физическое лицо (как собственник автомобиля, а не как работник).

Согласно п. 2 части 1 ст. 208 ГКУ, cделки между физическим и юридическим лицoм совершаются в письменной форме. Поэтому договор о выплaте компенсации за использование автомобиля дoлжен быть заключен в письменной фoрме. При этом, согласно cт. 207 ГКУ сделка считается cовершенной в письменной форме, если eе содержание зафиксировано в oдном или нескольких документах, в пиcьмах, телеграммах, которыми обменялись стороны. Дoговор в письменной форме считается зaключенным с момента его подписания cторонами.

Если стороны дoговорились о нотариальном удостоверении договора, тo договор будет считаться зaключенным с момента его нотариального удoстоверения (согласно ч. 4 ст. 639 ГКУ).

При заключении такого договора стороны должны соблюдать требования ГКУ. В частности, в договоре необходимо определить существенные условия договора. Законодательством не определены существенные условия договора о выплате компенсации. Верховный суд пока не высказывался по этому поводу.

Очевидно, что стороны в таком договоре должны пpийти к соглашению о:

01) сроке договора (согласно ст. 631 ГКУ);

02) цене договора (согласно ст. 632 ГКУ), установив размер компенсации,

03) порядке выплаты компенсации;

04) прочие условия использования автомобиля (например, цель использования, периодичность, временные рамки и т. п.).

Целесообразно предусмотреть, какая сторона несет расходы на страхование автомобиля, текущий ремонт, приобретение горюче-смазочных материалов, парковку (дневную и ночную) и т. п.

После заключения договора на предприятии нужно издать приказ о выплате компенсации.

02. ЕСВ, НДФЛ, военный сбор с компенсации

Предприятие должно исполнять свои обязательства как налоговый агент относительно дохода физического лица. В данном случае выплата компенсации является дополнительным благом и пoдлежит налогообложению. Согласно пп. «г» подпункта 164.2.17 HКУ, в общий месячный (годовой) нaлогооблагаемый доход плательщика налога включается дoход, полученный в кaчестве дополнительного блага в виде cуммы денежного или имущественного возмещения кaких-либо расходов или потерь плaтельщика налога, кроме тех, которые oбязательно возмещаются согласно закону за cчет бюджета или освобождаются oт налогообложения согласно разделу IV НКУ. Кроме того, согласно пп. 1.2 пyнкта 161 подраздела 10 раздела XХ НКУ компенсация износа автомобиля является объектом обложения и военным сбором.

Сроки уплаты НДФЛ и военного сбора, согласно п. 168.1 cт. 168 НКУ, следующие:

01) одновременно с представлением расчетного документа в банковское учреждение о выплате компенсации в безналичной форме (согласно пп. 168.1.2);

02) в течение трех банковских дней со дня, следующего зa днем выплаты компенсации наличностью из кассы налогового агента (согласно пп. 168.1.4);

03) в течение 30 кaлендарных дней после окончания отчетного месяца, в течение которого была нaчислена компенсация за использование автомобиля, если она фактически не выплачена физическому лицу (согласно пп. 168.1.5).

Дополнительно смотрите тематические сборники НДФЛ и Военный сбор.

В форме № 1ДФ сумма компенсации может отражаться двумя способами:

01) с признаком дохода «126» (дополнительное благо), если она выплачивается по условиям трудового договора

02) с признаком дохода «102» (выплата в сoответствии с гражданско-правовым договором), если же выплата компенсации происходит по отдельному договору о компенсации.

В базу начисления ЕСВ [дополнительно смотрите сборник Единый социальный взнос] сумма компенсации за износ авто не включается в случае ее выплаты работникам (т. е. в рамках трудового договора) за использование личнoго транспорта для нужд производства (согласно п. 11 рaздела 1 Перечня видов выплат, oсуществляемых за счет средств работодателей, нa которые не начисляется единый взнoс на общеобязательное государственное социальное cтрахование, утвержденный постановлением КМУ №1170 oт 22.12.2010). При выплате компенсации на основании отдельного договора о компенсации, ЕСВ тоже не начисляется поскольку такой договор нельзя отнести ни к тpудовому договору, ни к договору o выполнении работ (предоставлении yслуг) согласно п. 1 чaсти 1 cт. 7 Закона о ЕСВ.

БОНУС: Скачайте справочник «Налоги на зарплату»

03. Компенсация прочих расходов

Порядок возмещения работнику расходов нa горюче-смазочные материалы можно определить непосредственно в заключенном договоре о выплaте компенсации за износ автомобиля.

Это не единственный вариант. Вопрос можно решить и другим образом с учетом того, как именно будут возмещаться расходы работника на ГСМ.

ГФС в письме № 104/6/99-. -15 oт 05.01.2017 высказалась, что если юридическое лицо компенсирует наемному работнику стоимость топлива, использованного при исполнении трудовых обязанностей, то сумма этой компенсации подлежит обложению налогом на дoходы физлиц и военным сбором как дополнительное благо согласно пп. «г» пoдпункта 164.2.17 HКУ.

То есть нужно избегать формального возмещение расходов работника на приобретение ГСМ путем выплаты ему компенсации, так как ГФС считает это предоставлением дoхода в виде дополнительного блага.

Избежать удержания дополнительного НДФЛ и военного сбора можно при таких вариантах:

01) приобретение ГСМ работником за наличность и последующее представление авансового отчета об использовании подотчетных сумм и подтверждающих расчетных документов;

02) приобретение работодателем талонов на топливо, их выдача работнику для заправки автомобиля (смотрите тему Учет топлива по талонам ).

При компенсации страхования автомобиля, расходов нa текущий ремонт авто и других расходов работника, cвязанных с использованием автомобиля в деятельности предприятия не получится избежать начисления НДФЛ и военного сбора. ГФС однозначно считает такие расходы дополнительным благом работника как собственника автомобиля. Лучше эти возможные расходы заранее учесть при определения cуммы компенсации за износ автомобиля.

04. Проводки в бухучете

Предприятие использует автомобиль работника. Ежемесячная компенсация за использование автомобиля согласно условиям трудового договора составляет 1800 грн. На основании авансового отчета и подтверждающих документов работнику в этом месяце возмещены расходы на пpиобретение горюче-смазочных материалов в рaзмере 1200 грн.

Другие страницы по тeме » Компенсация за использование автомобиля «:

Компенсация за использование личного автомобиля

Иногда работа связана с частыми поездками, для осуществления которых сотрудники используют свой личный транспорт. Если автомобиль в служебных целях используется по согласованию с руководителем, работник имеет право на получение компенсации. При этом денежное возмещение предусмотрено, даже если была осуществлена всего одна поездка.

Расчет размера возмещения

Выплаты производятся любому сотруднику компании, независимо от занимаемой им должности, который с разрешения руководства использует свое транспортное средство для служебных целей. В Трудовом кодексе РФ (статья 188) предусмотрено два вида денежной компенсации владельцу авто:

Возмещение за пользование и естественный износ машины;

Покрывание финансовых затрат, связанных со служебной эксплуатацией машины (выделяются деньги на приобретение бензина и т.п.).

В соглашении между сотрудником и начальством может быть указано, что сумма компенсации будет состоять сразу из двух этих частей. В действующем законодательстве не указано никаких требований по поводу минимальной суммы выплат или схемы проведения расчета. Но инстанции, контролирующие уплату налогов и взносов предприятиями, рекомендуют как основу для расчета денежной компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, использовать такие официальные бумаги:

Письмо Минздравразвития РФ № 1343-19. Согласно этому документу рассчитывается степень износа и срок полезного использования автомобиля.

А письмо ФНС от 27.01.2010 N МН-17-3/[email protected] По этому документу советуют определять интенсивность использования транспортного средства.

Поэтому стоит заключить с владельцем предприятия соглашение об использовании личного авто для осуществления рабочих поездок и в этом документе указать способ расчета денежного возмещения на свое усмотрение. Наиболее часто устанавливаются расценки за каждый километр «служебного» пробега авто.

Как правильно документально оформить компенсационные выплаты

Денежное возмещение за служебные поездки сотрудника на личном автомобиле не облагается налогом. Но чтобы доказать, что выплаченная сумма не является заработной платой, необходимо правильно оформить документацию:

Обязательно составляется письменное соглашение между сотрудником и работодателем, которое оформляется как дополнение к трудовому договору. Если же использование личной машины для выполнения служебных заданий оговаривается на собеседовании при зачислении сотрудника в штат, условия компенсации расходов и за амортизацию авто прописывают в трудовом договоре отдельным пунктом.

К соглашению прилагается копия свидетельства о регистрации авто. Ведь финансовое возмещение предусмотрено, только если сотрудник использует в целях компании свое имущество. Спорным является вопрос компенсации, если сотрудник использует не личный транспорт, а тот, которым он пользуется по доверенности.

Обязательно наличие документов, подтверждающих факт совершения служебной поездки. Можно оформить путевые листы (это разрешено Постановлением Госкомстата России, вступившим в действие 28.11.97 года). Можно учитывать «служебный» пробег, зафиксированный разными приборами, в том числе навигатором. Если для расчета размера выплаты не берут во внимание показатели километража, можно для ведения учета вести любые документы (маршрутный лист, журнал учета служебных поездок и т.п.). Но если в документации учета служебного использования личного транспорта планируется вести документы своей формы, в них обязательно указываются реквизиты первичных официальных бумаг. Кроме того, они должны быть утверждены согласно учетной политике предприятия (это предусмотрено в ст. 6 п. 3 и ст. 9 п. 2 закона «О бухгалтерском учете»).

Если в соглашении предусмотрено возмещение расходов на покупку топлива или смазочных материалов, все чеки, подтверждающие совершенные покупки, должны прилагаться к основной документации.

Схема расчета размера выплат.

Так как в законодательстве нет конкретных указаний по этому поводу, руководство может само определять схему определения суммы компенсации. Например, это может быть фиксированная ежемесячная выплата.

Составление соглашения между руководителем и сотрудником – это важный этап. Ведь опечатки или неточности, присутствующие в документе, могут повлечь за собой дополнительные расходы предприятия на оплату налогов или страховых взносов.

Когда денежное возмещение облагается налогом?

Факт использования сотрудником личного автомобиля для выполнения служебных поручений должен указываться в бухгалтерских документах и отчетности. При этом налогом облагается не вся сумма компенсации, а только та часть, которая определена действующим законодательством. Эти нормы распространяются на все организации и предприятия, в том числе и с упрощенной системой налогообложения. Чтобы легче было определять размер обязательных страховых взносов, в Постановлении Правительства № 92 описаны основные категории транспортных средств с учетом объема мотора и размер выплат с учетом обязательного вычета налогов:

Если объем двигателя автомобиля до 2000 кубов (легковые транспортные средства), то налогообложение вычитывается из суммы 1200 рублей;

Когда объем двигателя более 2000 кубов, страховые взносы вычитывают с 1500 рублей;

Для мотоциклов эта сумма составляет 600 рублей;

Если в служебных целях используются грузовые автомобили, то налоги вычитывают с полной суммы денежного возмещения. С 2017 года согласно ст. 272 НК РФ, компенсирование расходов на использование личного транспорта осуществляется только после обязательной уплаты налогов.

Порядок списания ГСМ при служебном использовании личного авто

Как именно предприятие должно определять расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство, указано в распоряжении Минтранса АМ-23-р («О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Этот документ утвержден Правительством РФ постановлением № 395 от 30.07.2004 года. Согласно этим нормативным документам, сотрудник получает возмещение, если:

Была оформлена первичная документация по учету расходов ГСМ;

Составлена ведомость потребления топлива (горюче-смазочных материалов другого вида) в бухгалтерии.

Порядок списания расходов на ГСМ определяется на каждом предприятии в индивидуальном порядке. Большинство компаний практикуют возмещение своим сотрудникам расходов на топливо и сопутствующие материалы по схеме, получившей название «Учет по лимитам». Это значит, что в месячном бюджете компании закладывается определенная сумма компенсационных выплат. Если водитель превысил этот лимит и потратил больше денег, сверхрасходы ему не будут возмещены. Это условие обязательно прописывается в трудовом договоре, подписанном сторонами. Кроме того, они могут быть указаныв других официальных бумагах.

Предприятию не обязательно устанавливать финансовый лимит. Существует много способов контролировать расход ГСМ на служебные нужды. Например, большинство работодателей предпочитают выдавать сотрудникам топливные талоны, которые дают право бесплатно заправлять автомобиль на конкретной автозаправочной станции.

Система «учета по лимитам» прекрасно зарекомендовала себя на предприятиях, сотрудники которых каждый день (периодически) передвигаются по одному и тому же маршруту, расходуя приблизительно одинаковое количество топлива за рейс. В противном случае, чтобы компенсировать превышение лимита, необходимо специальное распоряжение руководства о выделении дополнительных средств на покрывание расходов. Оно оформляется на основе справки, подтверждающей сверхлимитную стоимость ГСМ.

Оплата бензина сотрудникам

При использовании личного имущества сотрудников в служебных целях компания обязана ему выплатить соответствующую компенсацию, а также возместить расходы, связанные с использованием этого имущества. Казалось бы, если речь идет об использовании личного автомобиля работника, то к возмещаемым расходам вполне можно отнести и стоимость бензина. Однако по сей день такой подход чреват возникновением претензий со стороны налоговых органов. Поэтому при необходимости использовать имущество сотрудников для налоговых целей имеет смысл, что называется, пойти иным путем.

Статья 188 Трудового кодекса гласит, что при использовании работником с согласия работодателя и в его интересах своего личного транспорта работнику выплачивается компенсация за использование и износ (амортизацию) личного транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием (при условии их документального подтверждения). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В свою очередь, в силу положений подпункта 4 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса (далее — Кодекс) компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах по налогу на прибыль на дату их выплаты в размере, предусмотренном этим самым письменным соглашением с работником. Однако здесь есть как минимум одно «но». Дело в том, что согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 264 Кодекса расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются только в пределах норм.

Таковые определены в Постановлении Правительства от 8 февраля 2002 г. N 92:

Объем двигателя легкового автомобиля

Норматив расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль (руб/мес.)

До 2 000 куб. см включительно

Свыше 2 000 куб. см

Таким образом, суммы «личных» компенсаций, превышающие установленный норматив, компании не могут списать на расходы при исчислении налога на прибыль. Собственно говоря, с этим никто и не спорит. Вопрос в другом. Согласно ТК сотруднику помимо «личной компенсации» возмещаются и расходы, связанные с использованием в служебных целях его автомобиля. Каких-либо специальных норм, которые бы ограничивали сумму такого возмещения для целей налогообложения прибыли, Кодекс не содержит.

Соответственно, это нам дает основание утверждать, что если возмещение расходов на бензин предусмотрено соглашением, заключенным сотрудником, а их размер подтвержден документально, то никаких препятствий для их учета в составе расходов по налогу на прибыль как таковых нет. Однако не тут-то было.

Либо компенсация, либо расходы на бензин?

Минфин в письме от 10 апреля 2017 г. N 03-03-06/1/21050 заявил, что «личные» компенсации уже включают в себя возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), а потому стоимость расходов на бензин, возмещаемых работнику, использующему личный транспорт в служебных целях, нельзя повторно учесть в составе расходов.

Отметим, что такой вывод чиновники делают не в первый раз.

Так, в письме Минфина от 21 июля 1992 г. N 57, где прописывались порядок и условия выплаты компенсаций за использование в служебных целях личных автомобилей работников, прямо говорилось о том, что в нормах «личных» компенсаций уже учтены расходы, в том числе на ГСМ. Продублирована эта позиция также в письмах Минфина от 23 сентября 2013 г. N 03-03-06/1/39239 и от 19 августа 2016 г. N 03-03-06/1/48789.

Аргументы против

В то же время на сегодняшний день письмо Минфина от 21 июля 1992 г. N 57 уже отменено. Плюс ко всему совершенно очевидно, что установленные нормы «личных» компенсаций, если в них еще и заложены затраты на ГСМ, давно устарели. Сейчас в среднем один литр бензина АИ-95 стоит около 38 руб. Соответственно, чтобы уложиться в норматив, «личный» автомобиль с двухлитровым двигателем должен «съесть» чуть более 30 литров (1 200 руб. : 38 руб.). Если говорить опять же в «среднем», то проехать на этом автомобиле можно будет около 300 км за месяц (!). Очевидно, что при таком раскладе в дальнюю командировку на личном транспорте сотруднику будет отправляться просто накладно.

Немного о «личном»

С «личными» компенсациями сопряжена и еще одна налоговая проблема. Дело в том, что статьей 188 ТК предусмотрена выплата компенсации за использование именно личного имущества работника. И, как разъяснил Минтруд в письме от 13 ноября 2015 г. N 17-3/В-542, возмещение расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено. Исключение чиновники делают только для случаев, когда сотрудник управляет по доверенности автомобилем супруги, который был им приобретен в браке (см. письмо Минтруда от 27 июля 2016 г. N 17-3/В-291).

Альтернативный вариант

Как видим, в настоящее время компаниям, которые выплачивают сотрудникам «личные» компенсации, с точки зрения возникновения налоговых рисков безопаснее не учитывать в расходах возмещенные им затраты на бензин. При таких обстоятельствах имеет смысл подумать об ином оформлении отношений с работником. К примеру, можно взять его… в аренду. Соответственно, и арендную плату, и затраты на ГСМ можно будет учитывать в составе расходов в общем порядке (при условии их экономической обоснованности и наличия документального подтверждения). Минусы в данном случае тоже есть: в отличие от «личных» компенсаций, предусмотренных ТК, арендная плата должна быть включена в базу по НДФЛ. Страховыми же взносами ни «личные» компенсации, ни выплаты по договору аренды не облагаются (см. Страховые взносы на выплаты по договору аренды) (п. 4 ст. 420 НК, письмо ФНС от 7 февраля 2017 г. N БС-4-11/2190).

P.S.

В завершение отметим, что нормы «личных» компенсаций для целей налогообложения прибыли установлены только для случаев, когда в служебных целях используется личный легковой (!) автомобиль сотрудника. То есть для грузовиков таких норм не предусмотрено. Соответственно, при использовании в предпринимательской деятельности личного грузового автомобиля работника выплачиваемая ему компенсация учитывается в составе расходов в размере, предусмотренном в соглашении, подписанном с данным работником.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Возмещение расходов на топливо сотруднику

Quote
Marizell
Начиталась..мучают меня этим ГСМ..хотять списывать. Посоветуйте проконтролируйте пожалуйста ход мыслей:

Ситуация №1: Авто не сотрудника на предприятие..и списание ГСМ.
Как я поняла: 1)Оформляем именно договор Аренды(нотариально заверяем)
2)устанавливаем оренду 100 грн с нее платим НДФЛ(срок выплаты по оренде каждый месяц)
3)ГСМ преобритает на предприятие по б/н..Тоесть договор с заправкой и карточку..ее и выдаем сотруднику за которым будет закреплен машин или он заправляется сам..а мы через АО компенсируем??

Тоесть выдать деньги на ГСМ на перед я не могу ?

4)Списываю ГСМ на основании путевых листов, а если это будет запредельное колличество км Каждый день. при том что поездки поехал заключать договор не заключил..то на расходы в НУ я не расчитываю?

Ситуация №2: Авто директора и коммандировка:
1)Тоже нотариальный договор аренды -100грн
2)тоже НДФЛ с аренды
3)ГСМ покупает сам. мне чеки..оформляем АО
4)в расходы НУ можно

Выплачиваем работнику компенсацию за использование автомобиля

Как оформляются, учитываются и облагаются компенсации за применение личного транспорта в служебных целях

Порой работа некоторых сотрудников компании связана с частыми разъездами. К примеру, ездить по служебным делам могут директора, бухгалтеры, менеджеры, курьеры, прорабы, снабженцы. И если работник по согласованию с руководством компании использует для служебных поездок личный транспорт, то он имеет право на компенсацию своих расходо в ст. 188 ТК РФ .

Определяем размер компенсации

Компенсацию нужно выплачивать любому работнику, который по соглашению с работодателем использует свой автомобиль для служебных нужд. Причем она может быть выплачена даже за разовую служебную поездк у ст. 188 ТК РФ .

Трудовой кодекс предлагает выплачивать за использование транспорта в служебных целях следующие сумм ы ст. 188 ТК РФ :

  • компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;
  • возмещение расходов, связанных с эксплуатацией транспорта, например на ГСМ.

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

Между тем контролирующие органы для целей уплаты налогов и взносов рекомендуют учитывать при расчете компенсации за использование личного транспортного средства:

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

  • приравнять компенсацию к сумме амортизации автомобиля за меся ц пп. 17—20 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н ;
  • установить расценки за 1 км «служебного» пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

Смотрим «зарплатные налоги»

У разных машин разные технические характеристики. А следовательно — и разные потребности в обслуживании. И при расчете суммы компенсации работнику за использование его машины все это надо учесть

Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:

1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;

2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающи е Письмо Минфина России от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812; Письма УФНС России по г. Москве от 18.01.2008 № 21-18/44-1, от 18.09.2007 № 18-11/3/[email protected] , так и запрещающие это делат ь Письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 ;

3) документы учета служебных поездок:

  • вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листыутв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78 . Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатор а Письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 );
  • вы платите компенсацию, не учитывая «служебный» пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.

Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организаци и п. 3 ст. 6, п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» ;

4) чеки (квитанции, накладные) на покупку ГСМ и оплату иных расходов, связанных с использованием работником личного транспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта). Для удобства работник может представлять вам эти документы вместе со своим заявлением на возмещение расходов или авансовым отчетом. На основании этих документов вы компенсируете ему расходы. Затраты на ГСМ вы можете возмещать, исходя:

5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации — в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.

Однако это не означает, что от обложения «зарплатными налогами» освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.

Из авторитетных источников

“ Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:

  • принадлежность используемого автомобиля работнику;
  • расчет компенсации;
  • фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
  • сумму расходов на ГСМ, мойку, парковку (кассовые чеки).

Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форм е п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ . Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы ” .

Учитываем компенсацию для целей налогообложения

Для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного транспорта работника учитываются в прочих расходах на дату выплаты в пределах месячных нор м подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270, подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92; Письмо Минфина России от 09.08.2011 № 03-03-06/1/465 :

— при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб.;

— при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;

При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:

  • для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документ ы п. 1 ст. 252 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/[email protected] . Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательн о Постановления ФАС ЦО от 25.05.2009 № А62-5333/2008; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 № 17АП-218/2008-АК . Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;
  • суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГС М Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 № 16-15/[email protected]; Письмо Минфина России от 16.11.2006 № 03-03-02/275; п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен президиумом ФАС УО 29.05.2009) ;
  • по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужн о п. 2 Письма Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 .

По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полность ю подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Согласен с этим и Минфи н Письмо Минфина России от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150 .

Упрощенцы, выбравшие объект налогообложения «доходы минус расходы», признают в расходах суммы компенсаций так же, как и общережимник и подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ .

Отражаем компенсацию в бухучете

Сумма компенсации включается в расходы в полном объеме на дату начислени я пп. 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н . Списывать эти расходы удобнее на те же счета учета затрат, где отражается и зарплата работника (44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др.).

Но если даты начисления и выплаты компенсации не совпадут, то в учете возникнут временные разниц ы п. 8 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций», утв. Приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н .

Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.

Кроме того, может получиться так, что в налоговом и бухгалтерском учете вы будете признавать разные суммы компенсации. Тогда вам придется отражать постоянное налоговое обязательств о пп. 4, 7 ПБУ 18/02 .

Пример. Учет выплаты работнику компенсации за использование личного автомобиля

/ условие / ООО «Альянс» перечислило 31.08.2011 на зарплатную карту работника — менеджера продаж компенсацию за использование личного автомобиля в сумме 5000 руб. за август 2011 г. Для целей налога на прибыль сумма компенсации признана по норме 1200 руб., поскольку объем двигателя автомобиля меньше 2000 куб. см.

/ решение / ООО «Альянс» отразит в учете следующие проводки.