Все о командировках 2018 украина

Все о командировках 2018 украина

Работник убывает в командировку в выходной день. Как оплачивать такой день? Нужно ли предоставлять дополнительный выходной? Командировка заканчивается в последний день месяца, соответственно дополнительный выходной день предоставляется в следующем месяце. Как это отразить?

Сумма превышения размера суточных командировочных расходов сверх установленных норм является объектом обложения НДФЛ и отражается в форме №1ДФ под признаком «118»

Сумма суточных расходов не включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход при условии наличия документальных доказательств пребывания лица в командировке

Собираетесь в командировку за границу, но нет валюты? Поговорим, как учитывать операции с гривневыми платежными карточками в заграничной командировке

При несвоевременном представлении отчета при приобретении за собственные средства товаров для нужд предприятия (использовании собственных средств в командировке), финансовые санкции не применяются

Включается ли в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога – физического лица сумма расходов, возмещеная работодателем за пользование услугами такси, VIР-залом, понесенных таким работником во время командировки?

Изменения касаются лиц, имеющих такую инвалидность вследствие нарушения опорно-двигательного аппарата и зрения

Поскольку формы электронных билетов на перевозку пассажиров и багажа и грузов автомобильным, авиационным, морским и речным транспортом законодательно не установлены, то они не могут считаться расчетными документами в понимании Закона о РРО

Облагается ли ЮЛ — работодателем сумма компенсации стоимости проезда к месту работы и/или работы домой наемному работнику? Рассказали в ГФС в Черновицкой области

Нормами НКУ не установлен предельный размер расходов на оплату стоимости проживания, понесенных работником во время его командировки за границу

Средства, полученные на командировку, которая не состоялась, должны быть возвращены работодателю. Налоговики привели собственное мнение, в какие сроки надо сделать это возвращение, и напомнили, какая ответственность накладывается на работника и работодателя в случае нарушения этих сроков

Одной из важных задач при направлении в командировку работников является правильное документальное оформление. Ведь бывают случаи, когда по определенным причинам командировки отменяют, откладывают или меняют их продолжительность. Об оформлении указанных обстоятельств читайте в этой статье

Налоговики рассказали, включается ли в расходы на командировки стоимость питания, включенная в проездные документы (еда, чай, входящие в стоимость проездного билета)

Возникает ли объект обложения НДФЛ в наемного работника, если аванс на командировку не выдавался, а авансовый отчет подается для возмещения расходов, понесенных за собственные средства?

Налоговики разъяснили, в каком случае проживания работника в командировке в гостинице является дополнительным благом

ГФС разъяснила, что предприниматель на общей системе налогообложения не вправе включать в состав расходов сумму средств, потраченных им во время личного пребывания в командировке

Налоговики разъяснили, как рассчитать сумму оплаты труда за время командировки

Возмещенные работодателем расходы командированного работника на такси, пользование VIР-залом и т.п. не включаются в налогооблагаемый доход такого работника при условии их документального подтверждения

Налоговики рассказали о сроке выдачи наличных денег под отчет согласно Положению №148

Воспользоваться правом на налоговый кредит по зарегистрированным в ЕРНН налоговым накладным/расчетам корректировки покупатель может не в одном месяце, а в течение определенного периода (максимум 1095 дней с даты их составления). А как насчет других документов, дающих право на налоговый кредит согласно п. 201.11 НКУ?

Тема налогообложения расходов работника, понесенных за счет собственных средств, беспокоит налоговиков достаточно давно. Но в новом письме ГФСУ дошла до фискального вывода, который не понравится ни работодателям, ни работникам

Возмещение расходов в размерах, установленных постановлением КМУ от 05.04.2017 г. №241, должно осуществляться с 19.04.2017 г., в том числе и лицам, которые в настоящее время уже находились в командировке — Минфин

Налоговики в письме отметили, что право на необлагаемую оплату проезда работник имеет только с места работы к месту командировки и обратно. Поэтому, по какому маршруту работник будет путешествовать во время командировки, прямо влияет на налогообложение его расходов. Подробнее далее

Услуга «проживанин» включает в себя «проживание и завтрак». Нужно ли отдельно выделять ее в кассовом чеке? Консультирует ГФС

Подлежит ли обложению НДФЛ компенсированная работодателем наемному работнику сумма туристического сбора, включенная в стоимость его проживания в командировке? Консультирует ГФСУ

Минсоцполитики разъяснило, что в случае выплаты средней заработной платы за период командировки премия за этот период не начисляется

Налоговики в очередном разъяснении настаивают, что расходы на проезд работников из дома к месту работы и обратно (в частности, при вахтовом методе), является их дополнительным благом. А значит, облагаются НДФЛ и военным сбором. Но при вахтовом методе это не так

Какими документами можно подтвердить расходы работника на такси, кроме транспортного билета и счета? Проанализируем позицию Офиса крупных налогоплательщиков ГФС и Харьковского апелляционного административного суда

Нацбанк разрешил перечислять на счет физлиц средства в инвалюте для загранкомандировки

Заботливые работодатели часто направляют своих работников на различные семинары. Как отразить расходы на это в бухгалтерском и налоговом учете? Особенно, если семинар проводился в другом городе или за границей

Все о командировках 2018 украина

Наталя Лапіна,
консультант журналу «Заработная плата»

Как правило, в хозяйственной деятельности предприятия не обойтись без служебных командировок. Какие действия должен предпринять бухгалтер, чтобы при проверке не возникало вопросов относительно обоснования и оформления командировочных расходов? Какие документы должен предоставить работник по окончании командировки? В данной статье рассмотрен порядок документального оформления командировки работника хозрасчетного предприятия

Отправляя работника в командировку, предприятие должно позаботиться о подготовке пакета документов, необходимых для отнесения расходов по такой командировке в состав расходов, которые учитываются при исчислении объекта налогообложения налогом на прибыль предприятий.
Напомним, что согласно Налоговому кодексу Украины (далее — НКУ) к составу фактических расходов на командировку могут быть отнесены расходы физических лиц, находящихся в трудовых отношениях с налогоплательщиком.
Вопросы, связанные с определением командировочных расходов, регулируются пп. 140.1.7 ст. 140 НКУ. Указанная норма НКУ обязывает оформлять командировку приказом и соответствующими первичны­ми документами. Последнее чаще всего регулируется на предприятии Положением о командировках коллективного договора1, которое является внутренним локальным нормативным документом, определяющим не только порядок оформления расходов на командировку, но и прочие организацион­ные вопросы, связанные с командировкой.
Итак, отправляя работника в служебную командировку, следует:
• оформить приказ о командировке;
• оформить командировочное удостоверение;
• оформить справку-расчет аванса на командировку;
• выдать командированному работнику аванс согласно справке-расчету;
• зарегистрировать командировку в Жур­нале регистрации командировок.
По прибытию из командировки работник оформляет Отчет об использовании средств, выданных на командировку, или под отчет в порядке и по форме, установленной приказом ГНАУ «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» от 23.12.2010 г. № 996 (далее — Приказ № 996) и предоставляет его в бухгалтерию в законодательно определенные сроки. На основании отчета бухгалтерия проводит окончательные расчеты с работником и отражает на счетах бухгалтерского учета операцию по служеб­ной поездке работника.
Рассмотрим документальное оформление командировки работника предприятия на примере.
Согласно Положению о командировках работник направляется в служебную ко­мандировку на основании приказа о командировке руководителя предприятия (При­ложение 12).
Минфин в своем письме от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433 отмечает, что если работник во время пребывания в командировке не осуществлял никаких расходов, связанных с такой командировкой, и как следс­твие — у него нет первичных документов, то сумма суточных будет определяться только согласно приказу. Вместе с тем, осторожный налогоплательщик не ограничиться одним приказом о командировке для подтверждения суточных расходов, а позаботится о наличии подтверждающих документов, к которым можно отнести и командировочное удостоверение.
Кроме того, бухгалтерия предприятия выдает командированному лицу аванс на основании сметы расходов (Приложение 2). В смете расходов определяются суммы предполагаемых к выдаче: суточные, расходы по найму жилого помещения, на проезд и прочее.
ГНАУ в своем письме от 06.10.2011 г. № 1033/5/15-1416 отмечает, что размер суточных расходов для работников предприятий, которые не финансируются (содержатся) за счет бюджета, устанавливается в соответствии с приказом о командировке предприятия и с учетом требований п. 140.1 ст. 140 НКУ.
Напомним, что пп. 140.1.7 ст. 140 НКУ устанавливает размер суточных в следующих размерах:
• не более 0,2 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день та­кой командировки — для командировок по Украине;
• не более 0,75 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день та­кой командировки — для командировок за границу.
То есть нормами Положения о командировках или приказом может быть установлен размер суточных до граничных размеров, установленных НКУ.
При получении денежного аванса подотчетное лицо должно быть ознакомлено с:
• нормативными ограничениями наличного обращения, а также с требованиями документального оформления таких операций (письмо НБУ от 14.02.2003 г. № 11-113/336);
• обязательствами перед предприятием (предоставление первичных и подтверждающих расходы документов, отчета о командировке);
• финансовыми санкциями (за несвоевременное предоставление Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, несвоевременный возврат остатка денежных средств, выданных на командировку, излишне израсходованные денежные средства, полученные на командировку).
Командированному лицу выдается так­же командировочное удостоверение (При­ложение 3), по форме, разработанной предприятием и установленной Положением о командировках.
Напомним, что форма командировочного удостоверения на данный момент не утверж­дена, оно не является обязательным документом согласно действующему законодательс­т­ву. Однако на сегодняшний день этот документ является единственным первичным документом, подтверждающим факт командировки3. Поэтому предприятия на основе «старой» формы могут разработать и утвердить свою форму командировочного удостоверения. ГНАУ (сайт ГНАУ, Единая база налоговых знаний) разъясняет, что соответствующим первичным документом, определяющим, в частности, сумму суточных может быть командировочное удостоверение.
При направлении и прибытии из командировки работник регистрируется в Журнале регистрации командировок (Приложение 4). Напомним, что форма Журнала регистрации командировок установлена Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59, обязательной для применения только предприятиями, учреждениями и органи­зациями, финансирующимися за счет бюджетных средств.
Согласно пп. 170.9.2 ст. 170 НКУ Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), предоставляется по форме, установленной центральным органом ГНС (форма утверждена Приказом № 996), до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором командированный работник завершает командировку.
При наличии излишне израсходованных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет предприятия до или во время представления указанного отчета.
Если расходы, понесенные в командировке, были оплачены наличными средствами с использованием платежных карточек, то указанный выше отчет и возврат излишне израсходованных сумм предоставляется до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором командированный работник завершает командировку.
Если командировочные расходы оплачены только с использованием платежных карточек, т.е. в безналичной форме, то срок предоставления отчета не должен превышать 10 банковских дней, а при наличии уважительных причин работодатель может продолжить срок до 20 банковских дней (в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами) (пп. 170.9.3 ст. 170 НКУ). Соответствующие нормы могут быть установлены также в Положении о командировках коллективного договора, с которыми работник должен быть ознакомлен до отбытия в командировку. В приме­ре Р. В. Скворцов должен представить отчет до 02.12.2011 г. включительно (Приложение 5).
В Отчете содержится информация о полученных из кас­сы предприятия сумм наличности, фактически осуществленных рас­ходах, а также об остатке подотчетных сумм или их перерасходе. Кроме того, к отчету должны прилагаться оригиналы документов (расчетные квитанции, кассовые и товарные чеки, проездные документы, акты закупки, квитанции к приходным ордерам и т. п.), подтверждающие расходы по командировке. Отчет служит основанием для списания с подотчетного лица средств, выданных на командировку, и возмещения перерасхода.
На основании отчета о командировке бухгалтерия отражает операции, проведенные в связи с выполнением служебного задания, в бухгалтерском учете.
Согласно НКУ расходы на командировку могут быть включены в состав налоговых расходов при наличии документов, подтверждающих связь командировки с хозяйственной деятельностью плательщика налога на прибыль. В примере договор с ООО «Три сумки», заключенный Р. В. Скворцовым, а также документы удостоверяющие изучение им рынка мясной продукции в Днепропетровске являются основанием для включения расхо­дов по командировке в налоговые расходы.
ПРИМЕР

Руководство ПАО «Ландик» на основании бизнес-плана на 2012 г. приняло решение провести ряд мероприятий по расширению рынка сбыта собственной мясной продукции. Для изучения рынка, конкурентоспособности продукции, а также для заключения хозяйственных договоров на реализацию товара в продовольственных супермаркетах ООО «Три сумки» менеджер Р. В. Скворцов был направлен в служебную командировку в Днепропетровск.
Положением о командировках коллективного договора ПАО «Ландик» регламентированы: порядок направления в командировку; сроки предоставления отчетов; размер суточных; порядок возмещения командировочных расходов; прочие вопросы, связанные с направлением работника в командировку.
раз­мер суточных ПАО «Ландик» составляет 70 грн за каждый календарный день.
На предприятии:
— издан приказ о служебной командировке (Приложение 1);
— составлена смета расходов на командировку (Приложение 2);
— оформлено удостоверение на командировку (Приложение 3);
— командировка зарегистрирована в Журнале регистрации командировок (Прило­жение 4);
— оформлен Отчет об использовании средств на командировку или под отчет (Приложение 5);
— на основании отчета отражены операции по командировке в бухгалтерском и налоговом учете (Таблица).

Наказ

21.11.2011 м. Київ № 40/К

Про службове відрядження

1. Відрядити менеджера відділу маркетингу Скворцова Р. В. у відрядження терміном на чотири доби (з 22.11.2011 р. по 25.11.2011 р.) до м. Дніпропетровськ на ТОВ «Три сумки» з метою вивчення ринку збуту м’ясної продукції у м. Дніпропетровськ та укладення договору купівлі-продажу.
2. Керівнику відділу кадрів Калач І. Р. забезпечити документальне оформлення та реєстрацію відрядження відповідно до Правил ведення документообігу.
3. Головному бухгалтеру Івановій І. С. забезпечити видачу авансу на відрядження згідно з Положенням про відрядження, та остаточно розрахуватися зі Скворцовим Р. В. після повернення з відрядження.
Підстава:
— бізнес-план ПАТ «Ландик» на 2012 г.
— завдання на службове відрядження менеджеру відділу маркетингу Скворцову Р. В. від 18.11.2011 р.
Додаток: кошторис витрат на відрядження.

Директор Васнєцов Васнєцов П. І.

З наказом ознайомлені:

21.11.2011 р. Скворцов Скворцов Р. В.

21.11.2011 р. Калач Калач І. Р.

21.11.2011 р. Іванова Іванова І. С.

Фінансово-бухгалтерська служба ПАТ «Ландік»
Кошторис витрат на відрядження до
м. Дніпропетровськ менеджера Скворцова Р. В.

1. Добові за чотири дні відрядження з 22.11.2011 р. по 25.11.2011 р. відповідно до Положення про відрядження: 4 70,00 = 280,00 грн.
2. Вартість проїзду автобусним маршрутом Магдалинівка – Дніпропетровськ до місця відрядження та назад: 120,00 2 = 240,00 грн.
3. Вартість проживання у готелі м. Дніпропетровськ: 3 доби 200,00 = 600,00 грн.
4. Вартість службових переговорів — 100,00 грн.
Загальна сума витрат: 1220,00 грн.
Додаток 3
ПОСВІДЧЕННЯ ПРО ВІДРЯДЖЕННЯ

Видано______Скворцову Роману Володимировичу______________________
(прізвище, ім’я, по батькові)
_____________менеджеру відділу маркетингу ПАТ «Ландик»_______________
_________________м. Магдалинівка___________________________________
(посада, місце роботи)
відрядженому до _______м. Дніпропетровськ___________________________
(пункти призначень)
________ТОВ «Три сумки»___________________________________________
(найменування підприємства, установи, організації)
__________________________________________________________________
Термін відрядження «_4___» дні
Мета відрядження___ укладення договору купівлі-продажу,_______________
вивчення ринку збуту м’ясної продукції________________________________
м. Дніпропетровськ _________________________________________________

Підстава: наказ від «_21_»__листопада 2011 р. №__40/К__________________
Начальник відділу кадрів __Калач__________
(підпис)

Відмітки про вибуття у відрядження, прибуття до місця постійної роботи

Вибув з ___ м. Магдалинівка _____. Прибув до м. Дніпропетровськ ___.
«_22__» _листопада____ __2011_ р. «__22_» _листопада___ ___2011_ р.
МП _______Васнєцов ___ МП _Кураєв ___________
підпис підпис
Вибув з __ м. Дніпропетровськ ___ . Прибув до _м. Магдалинівка____ .
«__25_» __ листопада __2011 р. «__25листопада ___2011 р.
МП __Кураєв/печатка __________ МП __Васнєцов / печатка_____
підпис підпис

Положение о командировках: каким должен быть образец 2018 года

Актуальное и соответствующее требованиям закона положение о командировках – образец 2018 года – поможет эффективно организовать служебные поездки сотрудников и при этом избежать конфликтов с налоговой и трудовой инспекциями. Рассмотрим, какие нюансы принять во внимание и приведем образец этого локального акта, учитывающий правовые условия 2018-го года.

Быть или не быть

Документ, регламентирующий процедуру возмещения сотрудникам расходов во время служебных отъездов (траты на жилье, проезд, суточные), обычно называется – положение о командировках (образец 2018 года будет в конце статьи). Этим же положением определяют перечень действий обоих сторон – работника и нанимателя – при возникновении в командировке нестандартных ситуаций.

Для каждого предприятия должен быть свой документ, в котором четко расписаны все характерные для него нюансы служебных поездок.

ПРИМЕР

Если командировки зачастую назначают на праздники или выходные, необходимо конкретизировать размер оплаты за это время.

Нельзя четко сказать, обязательно положение о командировках или нет. Дело в том, что вопрос финансирования в период служебных поездок можно осветить и в положении об оплате труда. К тому же законодательство не обязывает составлять этот документ и допускает определение размера компенсаций на основе внутреннего нормативного акта (согласно ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Как устанавливают сроки

Длительность нахождения сотрудника в служебной поездке так же определяет положение о командировках. И здесь важно не забывать про форс-мажорные обстоятельства.

ПРИМЕР

ООО «Гуру» отправило главного бухгалтера Широкову в командировку. Срок отсутствия согласно приказу – 3 дня (6 – 8 сентября 2018 года). При этом компания отправила ее на самолете, однако обратный рейс задержали. В итоге сотрудница вернулась в город только вечером 10 февраля. То есть фактически командировка длилась 5 дней. А определение сроков поездки таким образом предписано положением о командировках 2018-го года в ООО «Гуру».

Для ситуаций, когда человек добирался к месту командирования на попутном транспорте, не предусмотрено каких-либо четких инструкций. Определение длительности поездки в этом случае происходит на основании приказа руководства, который был составлен для выдачи направления в командировку. Основанием для определения продолжительности отсутствия работника служат:

  • даты начала и окончания служебной поездки, согласно данному приказу;
  • сопутствующие бумаги (в зависимости от конкретной ситуации).

Обычно положение о командировках включает несколько разделов. Один из основных – о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную командировку. И чаще всего устанавливают такое правило:

При составлении положения необходимо конкретизировать статьи командировочных трат, которые организация компенсирует сотруднику.

ПРИМЕР

ООО «Гуру» возмещает командированным работникам затраты на питание в размере максимум 1 тысячи (1000) руб./сутки.

Механизм компенсации затрат тем сотрудникам, которые добираются к обозначенному адресу на личном транспорте, также необходимо осветить в положении о командировании работников. В подобных случаях длительность поездки устанавливают согласно служебному письму, которое должен написать командированный после своего возвращения в офис.

Одним днём

Если командировка – однодневная, то есть работник к ночи возвращался домой, организация обязана компенсировать все затраты по проезду и провозу необходимого для работы багажа (если таковой есть). А вот суточные при такой командировке не положены.

Вопрос о возможности ежедневного возвращения решает руководитель предприятия. При этом учитывают:

  • километраж до места командирования;
  • занятость сотрудника в поездке и характер его работы;
  • необходимое время для отдыха.

Принятое руководством решение фиксируют в служебной записке. Если же ежедневное возвращение невозможно, выплату суточных производят на общих основаниях.

Отъезд (возвращение) в выходной

Данная ситуация рассмотрена в письме Минтруда России от 25 декабря 2013 года № 14-2-337.

Согласно статье 153 ТК РФ, отбытие в командировку или возвращение из нее в выходной день оплачивают, как минимум, в 2-м размере. При этом работник вправе отказаться от двойной компенсации в пользу обычной оплаты вкупе с выходными днями в любое удобное для него время. Число таких выходных дней определяет количество выходных в рамках срока командировки.

Направление

Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:

  • причины командировки;
  • задачи, решить которые должен командированный сотрудник.

Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:

  1. использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
  2. отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.

В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.

Нужно ли командировочное удостоверение в 2018 году

Документ, который предприятие выдает сотруднику на время деловой поездки, называют командировочным удостоверением. С его помощью можно объяснить время и место нахождения работника во время отсутствия на постоянном месте службы. Однако с января 2015 года данное удостоверение отменено. Поэтому оформлять его закон не требует.

Страховые взносы и командировочные в 2018 году

С 2017 года со сверхнормативных суточных нужно оплачивать страховые взносы. При этом п. 2 ст. 422 НК РФ предусматривает такие нормативы суточных денежных средств в 2018 году:

  • 700 руб./день – для деловых поездок по стране;
  • 2500 руб./день – в случае отъезда за границу.

Пожалуй, это единственное глобальное изменения в командировках, которое необходимо учесть при разработке нового положения о командировках в 2018 году.

ПРИМЕР

Минимальный размер суточных для командировок по стране, установленный новым положением о командировках в 2018 году ООО «Гуру», равен 1 тыс. руб./день. При поездке по делам фирмы в соседний регион на 3 дня сумма суточных составит 3 тыс. руб. Из них 900 рублей подпадают под страховые взносы.

Имейте в виду: предприятие вправе самостоятельно устанавливать размер суточных средств для своих сотрудников на время командировок по стране и за ее пределами. Российским законодательством не предусмотрено никаких ограничений по этому поводу.

Все о командировках 2018 украина

Выполнение работниками трудовых обязанностей может сопровождаться командировками – именно им посвящен этот материал. В нем рассмотрен порядок документального оформления командировки.

Так, командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения на определенный срок.

В свою очередь, не являются командировкой служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в дороге или имеет разъездной характер.

Вопросы, связанные с командировками, регулируются положениями трудового законодательства и локальными актами работодателя.

Как правило, при разработке и утверждении положений, регламентирующих вопросы направления и пребывания в командировке, за основу берутся нормы Инструкции № 59, несмотря на то что нормы этой Инструкции регламентируют вопросы служебных командировок для работников предприятий, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств.

Законодательством установлены ограничения на привлечение к командировкам отдельных категорий работников. Так, запрещается направлять в командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ст. 176 КЗоТ). Женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет или ребенка-инвалида, направляются в командировку исключительно по их согласию (ст. 177 КЗоТ).

На откомандированного распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован.

Если прибытие или отбытие откомандированного приходится на выходной день, работнику предоставляется другой день отдыха.

Если работник специально командируется для выполнения служебных обязанностей в выходной, праздничный или нерабочий день, работа в эти дни компенсируется по общему правилу, установленному трудовым законодательством.

Срок командировки определяется работодателем и фиксируется в приказе о направлении в командировку. При этом срок командировки, как по Украине, так и за границу не может превышать максимально установленный.

Так, общая норма командировки в пределах Украины для работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, не может превышать 30 календарных дней, кроме случаев, определенных нормами Инструкции № 59 и Постановления № 98.

Общая норма командировки за границу для работников предприятий всех форм собственности не может превышать 60 календарных дней, определенных нормами Инструкции № 59 и Постановления № 98.

Количество дней командировки определяется с учетом дней отбытия и прибытия (для работников бюджетной сферы это закреплено в п. 8 разд. I Инструкции № 59).

Днем отбытия в командировку считается день отправления транспортного средства с места постоянной работы откомандированного, а днем прибытия – соответственно день прибытия транспортного средства. Если станция отправления находится за пределами населенного пункта, где работает откомандированный, в срок командировки включается время, необходимое для проезда до этой станции. Аналогично, с учетом проезда от станции прибытия, определяется день прибытия откомандированного к месту постоянной работы. Для работников бюджетной сферы даты отбытия и прибытия в транспортных билетах должны совпадать с датами отбытия и прибытия, указанными в приказе о направлении в командировку.

Если временная нетрудоспособность наступает в период командировки, то дни нетрудоспособности в срок командировки не включаются. При этом больничные за период временной нетрудоспособности выплачиваются на общих основаниях (п. 9 разд. ІІ Инструкции № 59).

В целом командировки за границу осуществляются по тем же принципам, что и внутреннеукраинские, за исключением некоторых особенностей.

Вопросы, связанные с командировками за границу, также регулируются положениями трудового законодательства и локальными актами работодателя.

Направление работника в заграничную командировку осуществляется на основании приказа работодателя, который, в свою очередь, составляется после утверждения задания с указанием в нем цели выезда, сроков и условий пребывания за границей, сметы расходов (для работников бюджетной сферы это закреплено в п. 1 разд. ІІІ Инструкции № 59).

Как правило, работники направляются в командировку с определенной целью. Эти цели фиксируются в приказе о направлении в командировку. Целью поездки может быть выполнение служебного задания или доверенность работодателя. Например, заключение договора, исследование образцов продукции, которую планируется приобрести, освоение новых технологий или обмен опытом с контрагентами, повышение профессионального уровня, посещение мероприятий, связанных с хозяйственной деятельностью предприятий, приобретение товарно-материальных ценностей и т. д.

Направление в командировку оформляется приказом руководителя. Кроме обязательных реквизитов (дата и место составления, подписи и т. п.), в приказе указываются цель поездки, маршрут и срок командировки (например, для работников бюджетной сферы предусмотрен п. 1 разд. І Инструкции № 59), установлен размер суточных расходов.

В приказе могут фиксироваться и другие положения. Например, конкретный размер повышенной нормы суточных расходов или, наоборот, ограничение на расходы, проведение или посещение какого-либо мероприятия, дополнительные задания и т. д.

Факт направления в командировку фиксируется соответствующей записью в журнале регистрации командировок. Для работников бюджетной сферы форма журнала приведена в приложении к Инструкции № 59.

Направленному в командировку работнику выдается аванс (п. 5 Инструкции № 59).

Все изменения, связанные с командировкой, оформляются приказом или распоряжением работодателя вне зависимости от того, на какой стадии командировки они происходят.

Каждый из таких приказов, кроме обязательных реквизитов, должен содержать сведения о причинах изменений и о сроках, а также ссылку на первоначальный приказ о командировке.

Также, в зависимости от правил ведения документооборота на предприятии, отмена командировки может быть оформлена приказом, которым первоначальный приказ о направлении в командировку признается утратившим силу.

Как правило, продолжение командировки осуществляется по решению работодателя, принятому после возвращения работника из командировки на основании его объяснений и представления подтверждающих документов.

Возвращение из командировки

Для окончательного расчета работник составляет авансовый отчет (отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет), к которому прилагаются оригиналы документов, подтверждающих понесенные расходы.

В зависимости от целей поездки от работника может понадобиться составление внутренней отчетности. Например, отчета о проведенных переговорах, о посещении конференции, о проведении исследований образцов товара и т. п.

Также о командировке можно узнать из материалов издания «БУХГАЛТЕР&ЗАКОН»:

2. Инструкция № 59 – Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

Требования к оформлению служебных командировок

Служебные командировки следует рассматривать в рамках трудового законодательства. Однако КЗоТ не приводит значение термина «служебная командировка». Не содержит этот термин и НКУ. Поэтому исходить следует из практики применения терминов в юриспруденции.

Так, под командировкой в трудовом праве подразумевается поездка работника в другой населенный пункт по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места работы на определенный срок.

Таким образом, командировкой считается поездка работника:

  • в населенный пункт отличный от населенного пункта постоянного места работы;
  • по распоряжению руководителя предприятия для выполнения определенного задания;
  • на определенный руководителем срок.

Порядок направления работников в командировку небюджетного предприятия регулируется самостоятельно разработанными правилами, утвержденными руководителем и действующими для всех работников при направлении их в командировку. Такие правила могут быть отражены в коллективном договоре или установлены отдельным документом, например положением о служебных командировках, утвержденным руководителем предприятия (далее — Положение о командировках).

В частности, такой документ может содержать следующее:

  • критерии, при соблюдении которых поездка работника будет считаться командировкой или будет иметь разъездной характер;
  • порядок выдачи аванса на командировку;
  • размер суточных расходов. Его можно установить отдельным приказом (см. примерный образец приказа об установлении норм суточных расходов для командировок по территории Украины и за границу);
  • предельный размер расходов на проживание с указанием ограничений при выборе жилья (например, запрет на наем номера класса «люкс»);
  • предельный размер расходов на проезд с указанием ограничений при приобретении билетов на железнодорожный и авиационный транспорт (например, запрет на приобретение железнодорожных билетов в вагоны класса «СВ»);
  • порядок определения срока командировки с указанием момента ее начала и окончания (к примеру, если работник выехал в командировку вечером рабочего дня или приехал утром рабочего дня, а также в случае, если день выбытия или прибытия из командировки является выходным либо праздничным днем).

Эти правила могут быть унифицированными как для поездок в командировки по территории Украины, так и для поездок за границу. Однако если специфика работы предприятия предусматривает многочисленные направления работников в командировки в разные города и страны и на разных условиях, то, на наш взгляд, в правилах следует предусмотреть все максимально возможные варианты и условия, расписав отдельно правила для поездок по территории Украины и за границу. Кроме этого, при необходимости, следует разработать правила для поездок на территорию СЭЗ «Крым».

Главное, чтобы этот документ соответствовал требованиям действующего законодательства, в частности КЗоТ и НКУ (см. примерный образец Положения о командировках).

Отметим, что, разрабатывая Положение о командировках, можно использовать нормы Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), и постановления КМУ от 02.02.2011 г. № 98 «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» (далее — Постановление № 98). Эти документы являются обязательными для использования предприятиями и организациями, частично или полностью финансируемыми за счет бюджетных средств. Небюджетные предприятия при направлении своих работников в командировку не обязаны учитывать требования и ограничения этого документа. Однако если небюджетное предприятие является получателем бюджетных средств, то при направлении работников в служебные командировки, осуществляемые за счет бюджетных средств в рамках выполнения мероприятий, предусмотренных бюджетной программой, такое предприятие обязано придерживаться этих требований (см. письма Минюста от 13.02.2012 г. № 54-0-2-12/7.2, Минфина от 03.06.2011 г. № 31-07230-16-25/13720, ГНС от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415).

Таким образом, для обычных небюджетных предприятий эти документы не являются обязательными для применения, однако они могут быть использованы в качестве вспомогательных. На это также указывает ГФС в письмах от 10.02.2017 г. № 2103/Я/99-99-13-02-03-14 и от 20.04.2017 г. № 8401/6/99-99-13-02-03-15.

Командировка как трудовая обязанность работника

В соответствии со ст. 1 Закона Украины от 14.10.92 г. № 2694-XII «Об охране труда» работником является лицо, работающее на предприятии и выполняющее обязанности или функции согласно трудовому договору (см. также письмо Минфина от 28.02.2003 г. № 041-407-98/23-406/11-1962).

Учитывая требования ст. 21, ст. 31 КЗоТ, владелец или уполномоченный им орган не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, в том числе поездки в командировку для выполнения заданий, не связанных с выполнением своих обязанностей.

Следовательно, направление в командировку по распоряжению руководителя за счет предприятия для выполнения задания, обусловленного трудовым договором, является обязательным для работника.

На этом также акцентирует внимание Минсоцполитики в письме от 14.12.2011 г. № 350/06/186-11, указывая, что командировка относится к трудовым обязанностям работников. Отказ без уважительных причин от выполнения таких обязанностей считается нарушением трудовой дисциплины, за которое может быть применено дисциплинарное взыскание, предусмотренное ст. 147 КЗоТ.

Однако при этом КЗоТ запрещает направлять в командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 176 КЗоТ). А женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет или детей-инвалидов, могут направляться в командировку только с их согласия (ст. 177 КЗоТ). Согласие работника должно быть подтверждено его подписью в приказе о направлении в командировку. Это распространяется также на родителей, которые воспитывают детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном заведении), а также на опекунов (попечителей), приемных родителей.

Обращаем внимание, что данные требования и ограничения распространяется исключительно на лиц, работающих на предприятии по трудовому договору (см. также тему Порядок заключения трудового договора и приема на работу). То есть они не распространяются на лиц, выполняющих на предприятии работы по договору гражданско-правового характера. Таким образом, если, например, существует необходимость выполнения каких-либо работ в рамках заключенного гражданско-правового договора в другом населенном пункте, то расходы на поездку не могут классифицироваться как командировочные. Такие расходы учитываются в рамках вознаграждения по гражданско-правовому договору.

Гарантии и компенсации командированным работникам

Согласно ст. 121 КЗоТ работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками:

  • в течение времени командировки за командированными работниками сохраняется место работы (должность);
  • командированным работникам выплачиваются:
    • суточные за время пребывания в командировке;
    • стоимость проезда до места назначения и назад;
    • расходы по найму жилья;
  • оплата труда за выполненную работу командированным работникам осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка.

То есть при начислении заработной платы командированному работнику необходимо сравнить суммы начисленной дневной заработной платы и среднего заработка, исчисленного в соответствии с требованиями Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100:

  • если дневная заработная плата выше среднего заработка, то за время командировки выплачивается такая заработная плата;
  • если выше средний заработок, исчисленный исходя из величины доходов за два предыдущих месяца, то заработная плата начисляется исходя из величины среднего заработка.

На это не раз обращало внимание Минсоцполитики в своих письмах, отмечая при этом следующее:

  • за дни командировки, оплачиваемые исходя из величины среднедневного заработка текущего месяца, премии не начисляются (см. письмо Минсоцполитики от 22.11.2017 г. № 2779/0/101-17). Если же исчисление средней зарплаты производится исходя из выплат за последние два календарных месяца работы, то премии учитываются в следующем порядке:
    • премии, начисляемые и выплачиваемые в одном месяце и исчисленные пропорционально отработанному времени, учитываются в фактически начисленном размере;
    • премии, начисляемые и выплачиваемые в текущем месяце за предыдущие периоды, при неполной отработке рабочих дней в расчетном периоде, учитываются пропорционально отработанному времени (см. письмо Минсоцполитики от 18.04.2012 г. № 283/13/155-12);
  • при исчислении средней заработной платы для оплаты времени командировки премии включаются в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату. А премии, выплачиваемые по итогу за квартал или более длительный промежуток времени, при исчислении средней заработной платы включаются в заработок в части, которая соответствует количеству месяцев в расчетном периоде. Например, если квартальная премия была выплачена в мае, при исчислении средней заработной платы в июле будет учитываться 1/3 суммы квартальной премии к заработной плате каждого из месяцев расчетного периода — мая и июня (письмо Минсоцполитики от 21.09.2012 г. № 991/13/84-12);
  • среднедневной заработок за время командировки определяется исходя из выплат за последние два календарных месяца работы, предшествующих месяцу командировки. Так, средняя заработная плата работника, направленного в командировку 18 октября 2016 года и принятого на работу 10 августа 2016 года, будет исчисляться исходя из заработной платы за фактически отработанные дни августа и сентября. В случае если работник направлен в командировку 18 октября 2016 года, но принят на работу 15 сентября 2016 года, расчет осуществляется за фактически отработанные дни в течение сентября и октября. Для работника, принятого на работу в октябре и направленного в командировку 18 октября текущего года, такой расчет будет осуществляться за фактически отработанные дни октября до направления в командировку (письма Минсоцполитики от 08.11.2016 г. № 1537/13/84-16 и от 11.11.2016 г. № 1564/13/84-16).

Также следует учитывать, что согласно ст. 72 КЗоТ работа в выходной день может компенсироваться по соглашению сторон предоставлением другого дня отдыха или в денежной форме в двойном размере по правилам, определенным ст. 107 КЗоТ. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством, то есть согласно ст. 107 КЗоТ в двойном размере (см. письма Минтруда от 15.10.2007 г. № 250/06/186-07 и от 13.06.2007 г. № 442/13/84-07).

Лица, виновные в нарушении законодательства о труде, в соответствии со ст. 265 КЗоТ несут ответственность согласно действующему законодательству (см. письмо Минсоцполитики от 06.03.2015 г. № 141/18/99-15 и письмо Гоструда от 31.03.2017 г. № 3766/4.3/4.3-дп-17).

Минсоцполитики в письме от 05.01.2018 г. № 8/0/22-18/134 обращает внимание на то, что данная ответственность является финансовой санкцией и к ней применяются общие сроки давности. То есть 1 095 дней (три года), определенных ст. 114 НКУ.

Подробнее вопрос об ответственности за нарушение трудового законодательства рассмотрен в теме Ответственность за нарушение законодательства о труде.

Оформление приказа о направлении работника в командировку

Направление работника в командировку осуществляется руководителем предприятия и оформляется соответствующим приказом (распоряжением), содержащим следующую информацию:

  • фамилия, имя, отчество и должность командируемого лица;
  • пункт назначения;
  • название предприятия, куда командируется работник;
  • цель командировки;
  • срок командировки.

В случае поездки по приглашению к приказу прилагается его копия с переводом (см. также письма Минфина от 17.05.2010 г. № 31-26030-12-27/11504 и от 24.02.2010 г. № 31-26030-13-10/4069).

Формулировка приказа о направлении в командировку может быть следующей.

1. Направить специалиста отдела сбыта Петренко А.А. в г. Харьков сроком на три дня (с 23 января по 25 января 2018 года) для заключения с ООО Игрек» (г. Харьков) договора на поставку товара.

2. Порядок направления в командировку осуществляется в соответствии с Положением о командировках.

3. Бухгалтерии выдать аванс на командировку в размере 1 500 грн.

После оформления приказа содержащаяся в нем информация доводится до сведения работника под роспись.

Отметим, что при направлении работника в другой населенный пункт ему может понадобиться копия приказа. Связано это с взиманием туристического сбора. Отметим, что командированные лица не являются плательщиками туристического сбора. Для предоставления этой льготы командированному работнику необходимо предъявить приказ о направлении в командировку. На это не раз обращал внимание главный налоговый орган в Базе знаний «ЗІР» (подкатегория 123.02), а также в письмах от 29.04.2011 г. № 12291/7/15-0717 и от 20.08.2012 г. № 1091/0/71-12/15-2217. Отметим, что на практике гостиницы требуют оригинал приказа.

Наличие удостоверений о командировке законодательством не предусмотрено (письмо ГНСУ от 05.05.2011 г. № 8434/6/15-0315).

В табеле рабочего времени рабочие дни пребывания работника в служебной командировке учитываются по буквенному коду «ВД» (цифровому — 07).

Дополнительно следует отметить письмо от 23.04.2013 г. № 146/13/133-13, в котором Минсоцполитики разъясняет, что действующим законодательством не предусмотрено предоставление работнику отпуска без сохранения заработной платы на работе по совместительству в случае, когда по основному месту работы он находится в командировке. В этом случае на основании справки с места работы работника по основному месту работы или копии приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку на работе по совместительству в табеле учета рабочего времени можно сделать отметку «Прочие причины неявок («I»)».

Выдача денежного аванса при направлении в командировку

Законодательство не определяет, за сколько дней до начала командировки предприятие должно выдать аванс. Аванс должен быть выдан до начала командировки, после издания соответствующего приказа.

Сумма аванса рассчитывается исходя из предполагаемых расходов на наем жилья, проезд и суточных.

Выдача аванса на командировку работнику осуществляется на основании соответствующего распоряжения (приказа) руководителя двумя способами:

  • в безналичной форме путем перечисления денежных средств на карточный счет для использования платежной карты;
  • наличными денежными средствами через кассу предприятия.
  • при условии представления работником авансового отчета за ранее полученные авансовые средства;
  • до окончания срока командировки.

Напомним, что действующее законодательство не содержит прямых норм, обязывающих работодателя (небюджетное предприятие) выплачивать аванс работнику, направляемому в командировку. Статья 121 КЗоТ только гарантирует работнику возмещение понесенных расходов и получение других компенсаций в связи со служебной командировкой, а также указывает на выплату аванса работникам, направляемым в командировку, в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством. Поскольку для небюджетных предприятий такие порядок и размеры законодательно не установлены, то они самостоятельно определяют порядок выдачи аванса и его размер.

По мнению главного налогового органа (письмо от 03.07.2013 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169), ст. 121 КЗоТ предусмотрена только обязанность предприятия возместить понесенные работником в командировке затраты, поэтому работник небюджетного предприятия может нести расходы в командировке за счет собственных средств, а после возвращения из командировки предприятие должно возместить ему соответствующие расходы. Иными словами обязательность выдачи аванса на командировку для небюджетных предприятий действующим законодательством не предусмотрена.

Однако, на наш взгляд, данный вывод нарушает общие принципы трудового законодательства, ведь если работник направляется в командировку с поручением выполнить для предприятия определенное задание, то для его выполнения предприятие обязано профинансировать работника.

Аналогичного мнения придерживалось и Минсоцполитики, указывая в письме от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13, что необеспечение авансом командированного работника является нарушением трудового законодательства и виновные лица несут ответственность согласно действующему законодательству. Однако при этом данный вывод Минсоцполитики мотивирован не нормами КЗоТ, а нормами Инструкции № 59, которая, как указывалось выше, уже не распространяется на небюджетные предприятия. Иных разъяснений по этому вопросу Минсоцполитики не предоставлено.

Дополнительно отметим, что осуществление работником каких-либо действий для предприятия за собственные средства с последующим возмещением понесенных расходов подпадает под действие ст. 1158 — 1160 ГКУ, то есть относится не к трудовым, а к гражданским правоотношениям, что влечет за собой соответствующее налогообложение возмещаемых работнику сумм. На это обращает внимание ГФС в пункте 3 ИНК от 23.02.2018 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК.

Таким образом, ГФС четко разграничивает подотчетные суммы, полученные в рамках трудового законодательства, и сделки, совершенные в рамках гражданского законодательства, поскольку подотчетное лицо, по сути, обязано действовать от имени предприятия в пределах сумм, выданных под отчет.

Как бы то ни было, следует признать, что в рамках трудового законодательства подотчетным лицом работник становится при получении авансовых средств на определенные цели с обязательством отчитаться о выполнении задания в определенный срок.

В противном случае операция будет расценена как гражданско-правовые отношения с соответствующим налогообложением.

Во избежание споров с налоговыми органами рекомендуем тщательнее осуществлять расчет авансовых средств, чтобы полностью обеспечить работника необходимыми денежными средствами для выполнения соответствующего задания.