Выписка доверенностей на предприятии

Оформление и учет доверенностей на получение ТМЦ в 2016 году

Большинство из нас знают, что товарно-материальные ценности (далее – ТМЦ) не отпускаются без соответствующей доверенности. Поэтому организации и предприятия должны оформить специальный документ на сотрудника. Но как правильно заполнить данную доверенность и каков порядок ее оформления знают не все.

Давайте детальнее остановимся на этом вопросе и рассмотрим основные моменты, связанные с правилами и порядком заполнения этого документа.

Что это за документ и зачем он нужен

Действительно, зачем нужна специальная доверенность? В соответствии с действующим законодательством, предприятия, уполномочивающие своих сотрудников на получение тех или иных товарно-материальных ценностей, обязаны выдать на них доверенность. Обычно, источник поступления товаров и ТМЦ – их покупка у поставщика, с которым и заключен соответствующий договор. Все ТМЦ, отпускаемые по наряду, счету, договору, заказу или соглашению, требуют доверенности. Для того чтобы исполнить обязательство по договору, нужно передать ТМЦ, которые переходят в собственность покупателя. Сделать это может только физическое лицо, на которое и выдается предприятием доверенность на получение.

Давайте разберемся, что же это за документ. Доверенность представляет собой специальный документ, который призван подтверждать права и обязанности сторон. Он выдается одним лицом на имя другого и позволяет последнему представлять интересы перед третьими лицами. Таким образом, доверенность предприятия выписывается на сотрудника, который и будет получать ТМЦ у поставщика.

Что касается доверенности на получение ТМЦ, то ее относят к специальному виду, поскольку она уполномочивает на выполнение ряда однородных действий – получение товаров у поставщика. Ее основная цель, как правового акта, заключается в том, чтобы подтвердить полномочия доверенного лица перед третьим лицом. В данном акте обязательно зафиксированы права и обязанности, которыми обладает доверенный. Четко обозначенные права и обязанности позволяют избежать неправомерных действий со стороны сотрудника, на которого выписана данная доверенность.

Все действия, ею предусмотренные, исключительно правомерные. Проще говоря, без нее нельзя получить товарно-материальные ценности.

Кем и когда он заполняется

Доверенность на получение ТМЦ выдается либо покупателю, либо продавцу. Этот документ также имеет важное значение, поскольку выдача ТМЦ без надлежаще оформленной доверенности грозит неприятными последствиями. Продавец, передавший материальные ценности лицу, не имеющему доверенности, должен доказать, что он действительно отгрузил ТМЦ через суд. Судебная тяжба очень длительная и нередко дорогая, поэтому лучше заранее позаботиться о правильности процедуры передачи. Проверить полномочия по доверенности легко, и занимает этот процесс всего несколько минут.

Но есть и один исключительный случай. В случае, если ТМЦ доставляются на склад, принадлежащий заказчику, то доверенность не требуется. Презюмируется факт, что работники склада – это представители предприятия или организации, которые являются материально-ответственными лицами. Они имеют право принимать товары в соответствии со своими должностными обязанностями, поэтому и специальный документ не нужен.

Доверенность может быть выдана на любого сотрудника организации либо предприятия или на постороннего человека, который будет посредником при передаче ТМЦ. Также получателем может стать и транспортная организация, имеющая разрешительный документ. Предъявлять доверенность нужно до начала отгрузки. Без доверенности действует руководитель организации или директор предприятия.

Выдают доверенность на 15 дней, а если это плановые платежи, то на один месяц. Обратите внимание, что если дата окончания действия не прописана, то документ считается недействительным.

Как свидетельствует практика, доверенность не выдают на максимальный срок, ведь перечень материальных ценностей либо основание получения ТМЦ может измениться. Поэтому на предприятии делается один образец, и по нему в каждом отдельном случае выписывается доверенность. После отгрузки оригинал поставщик оставляет у себя, его прикладывают к накладной и передают в бухгалтерию.

Бланк, заполненный по всем правилам (об этом в следующем разделе статьи), заверяет руководитель предприятия или организации, свою подпись ставит и главный бухгалтер. Проставляется печать юрлица.

Немного об ответственных лицах. Главбух обязан следить за правильностью выдачи, за регистрацией и оформлением документа. В его обязанности входит и инструктаж доверенных лиц, которые получают ТМЦ. Он отвечает и за порядок хранения документов. Доверенное лицо несет материальную ответственность, поэтому с ним может быть заключен договор об ответственности. Этот человек обязан принимать меры, направленные на недопущение причинения ущерба ТМЦ, и немедленно сообщить об угрозе сохранности ценностей руководству.

Посмотреть, как выглядит образец заполнения доверенности на получение товара, можно в этой статье.

Если вас интересует порядок заполнения образца доверенности на право подписи договора, прочтите этот материал.

Порядок оформления

Для доверенности предусмотрена унифицированная форма М-2 и М-2а. Они утверждены Постановлением Госкомстата. Можно сделать и собственную форму с учетом обязательных реквизитов, хотя большинство юрлиц пользуется уже готовыми бланками. Все доверенности вносятся в журнал регистрации и подлежат строгому учету. Лицо, которое является ответственным за регистрацию доверенностей, хранит документы 5 лет со дня окончания их действия.

Доверенность оформляется в письменном виде. Сначала рассмотрим произвольную форму. В шапку в обязательном порядке включаются следующие данные:

  • название организации или предприятия;
  • наименование документа;
  • регистрационный номер;
  • дата выдачи, указанная прописными буквами;
  • место, где выдана доверенность.

Затем необходимо как можно полнее описать права и обязанности доверенного, срок его полномочий и может ли он передоверить получение ТМЦ другим лицам.

Основная часть содержит такие реквизиты:

  • полное название предприятия или организации (должно совпадать с учредительными документами), юридический и фактический адреса, ИНН, ОГРН и иная регистрационная информация;
  • должность и ФИО лица, который наделен правом подписи доверенностей от имени юрлица;
  • информация о доверенном лице, его ФИО, паспортные данные;
  • перечень действий, которые он может осуществлять;
  • дата окончания полномочий доверенного лица;
  • образец его подписи.

Как мы уже отметили ранее, есть две утвержденные формы. М-2 выписывается в том случае, если товар получается один раз. Если предполагается регулярное проведение операций, то нужна форма М-2а, по которой лицо сможет получать ТМЦ неоднократно.

Лицевая сторона формы М-2 содержит такие сведения, как:

  • номер доверенности;
  • даты начала и окончания ее действия;
  • данные о получателе и плательщике, если это одно лицо, то во второй графе ставят «он же»;
  • счет плательщика в банке;
  • доверенное лицо – ФИО, паспортные данные;
  • название поставщика;
  • основание передачи ТМЦ.

Вторая сторона состоит из таблички с перечнем ценностей, которые получаются, в том числе их единица измерения и количество. Все строки таблицы, которые остались незаполненными, следует перечеркнуть с помощью символа Z. Под таблицей ставятся подписи лица, на которое составлена доверенность, руководителя и главбуха, затем – печать.

Недавно введено новое правило. Доверенность содержит в себе отрывной корешок, в котором указывается:

  • номер и срок действия документа;
  • ФИО, должность доверенного лица и его подпись;
  • реквизиты документов, которые являются основанием получения ТМЦ и которые подтверждают их получение.

Этот корешок отрывается и передается в бухгалтерию. Он служит регистрационной записью по каждой выданной доверенности.

Можно использовать и электронную форму. Пустые бланки внесены в базу данных предприятия. Такую доверенность можно заполнить при помощи компьютера и распечатать. На распечатанном бланке ставятся только подписи и печать. Второй вариант – распечатать пустой бланк и заполнить его от руки. Бухгалтера нередко применяют выписку доверенностей в программе 1С. Это значительно сокращает время на оформление, что особенно важно при значительном документообороте предприятия.

Как создать документ в программе 1С 7.7 — на следующем видео:

Выписка доверенностей на предприятии

Документ : Использование доверенности при получении ТМЦ: общие требования и порядок применения

Использование доверенности при получении ТМЦ: общие
требования и порядок применения

Порядок применения, оформление и срок действия

Порядок применения доверенностей на получение ценностей регулируется Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 16.05,1996 г. № 99 (далее — Инструкция № 99). Согласно п. 2 данной Инструкции сырье, материалы, топливо, запчасти, инвентарь, скот, семена, удобрения, инструмент, товары, основные средства и другие товарно-материальные ценности, а также нематериальные активы, денежные документы и ценные бумаги отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей.

Согласно п.9 Инструкции № 99 доверенность на получение ТМЦ выдается на срок не более 10 дней. Допускается выдача доверенностей сроком на 1 календарный месяц для получения ценностей, расчеты за которые осуществляются в порядке плановых платежей или доставка которых производится централизованно-кольцевыми перевозками.

Доверенность подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером. Однако п. 5 Инструкции № 99 предусматривает, что право подписи доверенностей имеют также их заместители или работники, уполномоченные на то руководителем предприятия.

При выписке доверенности перечень ценностей, которые следует получить по ней (графа “Наименование ценностей”), приводится обязательно с указанием названия и количества ценностей для получения, независимо от того, есть ли такие данные в документах на отпуск (наряд, счет, договор, заказ, соглашение и др) ценностей. Незаполненные строки доверенностей прочеркиваются.

Доверенность на получение ценностей выдается только работникам предприятия. Исключением является выдача доверенности с разрешения руководителя предприятия другому лицу — при условии, что предприятие, где это лицо работает, выдало ему доверенность на получение тех же самых ценностей и такого же количества с этого предприятия.

Доверенность не выдается лицам, которые не отчитались об использовании доверенности (не предоставили соответствующий документ) или не возвратили неиспользованную доверенность.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после доставки на предприятие ценностей, полученных по доверенности, независимо от того, получены ценности полностью или частично, предоставить работнику, осуществляющему регистрацию доверенностей, документ о получении ценностей и сдаче их на склад или материально ответственному лицу.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены регистратору доверенностей не позднее следующего дня после истечения срока действия доверенности.

Руководитель предприятия назначает работника, который занимается выпиской и регистрацией выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ТМЦ. Журнал, в котором регистрируются доверенности, ведется по форме № М-3. Указанный журнал должен быть постранично пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера.

На лицо, осуществляющее выписку и регистрацию доверенностей, возлагаются также обязанности по проведению инструктажа лица, получающего доверенность (о порядке и сроках ее использования).

Доверенность на получение ценностей у поставщика выдается представителю под роспись в журнале.

Списание и хранение доверенностей

Списание бланков доверенностей осуществляется не реже одного раза в квартал на основании акта, утвержденного руководителем предприятия по форме № М-2а, утвержденной приказом Минстата Украины 21.06.1996 г. № 193.

Согласно ст. 315 Переченя типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.1998 г. № 41, акт должен храниться на предприятии 3 года — при условии завершения проверки контролирующими органами или принятия окончательного решения по делу в случае судебных споров.

Бланки заполненных, но не использованных доверенностей также хранятся 3 года, независимо от завершения проверки контролирующими органами.

Получение ценностей по доверенности

Доверенность при получении ценностей остается у продавца. Если отпуск ценностей осуществляется частями, то доверенность остается у продавца при первом отпуске, а номер и дата выдача доверенности указываются в накладных на все частичные поставки ценностей.

Согласно п. 12 Инструкции № 99 запрещается отпускать ценности, если:

— доверенность выдана с нарушением установленного порядка заполнения или с незаполненными реквизитами;

— доверенность содержит исправления и помарки, не подтвержденные подписями лиц, подписавших доверенность;

— у доверенного лица отсутствует паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

— истек срок действия доверенности;

— получено уведомление от предприятия — получателя ценностей об аннулировании доверенности.

Использование доверенности при получении ТМЦ:
отдельные вопросы

Остановимся более подробно на вопросах, возникающих при использовании доверенностей на получение ценностей.

1) Необходимо ли предоставлять доверенность субъекту предпринимательской деятельности — физическому лицу при получении ценностей от предприятия?

Согласно п. 1 Инструкции № 99 ее действие распространяется на предприятия, учреждения и организации, их отделения, филиалы, другие обособленные подразделения и представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности. Как видим, частные предприниматели в этом перечне отсутствуют.

Разъяснения по поводу этой ситуации содержатся в письме Минфина Украины от 06.11.2000 г. № 053-4154 “О регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получении ценностей”, согласно которому отпуск ценностей физическому лицу не требует представления доверенности, в случае если оно лично получает ценности от предприятия при наличии у него паспорта или другого удостоверяющего его документа и Свидетельства о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности, данные которых (номер, орган и дата выдачи) указываются в первичных документах, которыми предприятие оформляет отпуск ценностей (накладная-требование, товарно-транспортная накладная).

Таким образом, при получении ценностей частным предпринимателем лично при соблюдении вышеуказанных условий доверенность на их получение не нужна.

Если же физическое лицо поручает получить ценности другому лицу, например, работнику, который находится с ним в трудовых отношениях, то, вместе с указанными документами, такое лицо должно представить доверенность, которая оформляется в соответствии с Гражданским кодексом (ГК) Украины с указанием в ней данных о Свидетельстве о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности, или доверенность типовой формы М-2 или М-26, установленной Инструкцией № 99, с подписью и печатью физического лица.

Порядок применения доверенности, оформленной в сответствии с ГК Украины, установлен ст.ст. 244- 250 ГК Украины. Согласно ч. 3 ст. 244 ГК Украины доверенностью явялется письменный документ, выдаваемый одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Форма доверенности (простая или нотариальная) должна соответствовать форме, установленной для заключения этой сделки. Срок действия такой доверенности устанавливается в самой доверенности (ч. 1 ст. 247 ГК Украины). Если срок доверенности не определен, то доверенность сохраняет силу до прекращения ее действия. Основания прекращения представительства по доверенности установлены ст. 248 ГК Украины.

Необходимо обратить внимание, что отпуск ценностей предприятиями по безналичному расчету, бартером или бесплатно осуществляется физическим лицам при условии представления доверенности предприятия.

Порядок отпуска ценностей по доверенности применяется также для отпуска ценностей в рамках договора о совместной деятельности, если получателями ценностей являются предприятия.

2) В каких случаях возможно получение ценностей без доверенности?

Согласно п. 13 Инструкции № 99 при централизованно-кольцевых перевозках ценностей их отпуск поставщиками может осуществляться без доверенности, если получатель ценностей за подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия (или других лиц, уполномоченных подписывать доверенности) уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо, принимающее ценности, будет заверять свою подпись на сопроводительных документах о получении ценности (накладная, акт и др.).

Согласно письму Минфина Украины от 05.03.2002 г. № 053-2930 “О применении доверенностей при централизованно-кольцевых перевозках” централизованно-кольцевые перевозки — это перевозки, по которым грузоотправителем (товаропроизводителем и др.) осуществляется систематический завоз товарно-материальных ценностей по согласованным на определенный период параметрам (количество, ассортимент, время и др.) по адресу одного или более заказчиков (юридических лиц или их отделений, участков, филиалов). Однако ввиду отсутствия в нормативных документах толкования понятий “систематический завоз” и “согласование на определенный период” целесообразно будет в договоре указать, что поставка ценностей будет осуществляться централизованно-кольцевым завозом.

В письме от 20.12.2002 г. № 053-29170 “Об отдельных вопросах бухгалтерского учета” указано, что не требуется предоставление доверенности при отпуске товарно-материальных ценностей за наличный расчет. Данные фискального чека содержат дату, название, количество и стоимость покупки для составления подотчетным лицом авансового отчета об использовании наличных средств, полученных этим лицом, на основании которого в бухгалтерском учете проводятся записи о приобретенных товарно-материальных ценностях.

3) Как применять доверенность при железнодорожных перевозках?

Согласно п.6 Правил перевозки грузов, утвержденных Министерством путей сообщения СССР 21.09.1965 г., при получении груза, адресованного предприятию, организации или учреждению, грузополучатель должен представить станции разовую или постоянную доверенность на право получения груза.

Доверенность должна быть подписана руководителем и главным (старшим) бухгалтером предприятия (организации, учреждения) и заверена печатью.

Разовая доверенность выдается на получение груза по определенной накладной и при оформлении выдачи груза станцией прилагается к дорожной ведомости.

Постоянная доверенность выдается на определенный срок и хранится на станции, а у лица, получающего грузы по этой доверенности, должна быть копия доверенности с распиской работника станции, принявшего подлинную доверенность, и календарным штемпелем станции.

Доверенное лицо, получающее груз, обязано по требованию станции предъявить документ, удостоверяющий его личность.

Таким образом, покупатель при получении груза предоставляет доверенность станции назначения. В свою очередь железная дорога выдает грузоотправитею квитанцию о приеме груза, что по сути и заменяет доверенность покупателя.

4) Какая предусмотрена ответственность за невыполнение Инструкции № 99?

В письме Минфина Украины от 31.10.2000 г. № 053-29151 “Об использовании доверенностей частными предпринимателями” указано, что невыполнение требований Инструкции № 99 является нарушением порядка ведения бухгалтерского учета, так как без доверенности не может быть выписан другой первичный документ — накладная, который является разрешением на осуществление хозяйственной операции на отпуск ценностей. Таким образом, не выполнение предприятиями требований Инструкции № 99 приводит к нарушению установленного в Украине порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности, за что ст. 164 2 Кодекса Украины об административных правонарушениях (КУоАП) предусмотрена ответственность в размере от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан. Однако, согласно ст. 234 1 КУоАП, такой административный штраф могут налагать только органы государственной контрольно-ревизионной службы.

В письме Государственной контрольно-ревизионной службы от 06.11.2002 г. № 13-14/1-710 “ О привлечении к ответственности предприятий (их работников) органами ГКРС” указано, что нарушением порядка ведения бухгалтерского учета является отпуск ценностей без доверенности. Исходя из этого ст. 164 2 КУоАП может применяться только в отношении поставщика, отпустившего ценности без доверенности.

Решая вопрос о привлечении к ответственности работника за порчу или потерю доверенности необходимо учитывать положения ст. 130 Кодекса законов о труде (КзоТ) Украины, согласно которой на работников не может быть возложена ответственность за ущерб, относящийся к категории нормального производственно-хозяйственного риска (например, бланк испортился во время распечатывания), а также за не полученные предприятием доходы и за ущерб, причиненный работником, находившимся в состоянии крайней необходимости. На практике обычно не наказывают работников за порчу доверенностей во время ее заполнения, а сам бланк проводят как неиспользованный. Однако если имеет место небрежность или умысел, то предприятие имеет право привлечь работника к материальной и дисциплинарной ответственности. Порядок возмещения материального ущерба определен главой IX КЗоТ Украины и Порядком определения размера ущерба от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденным Постановлением КМУ от 22.01.1996 г. № 116 (далее — Порядок № 116). Необходимо различать случаи ограниченной и случаи полной материальной ответственности. Если ущерб был причинен работником по небрежности (например, случайно разорван бланк), то он несет ограниченную материальную ответственность в размере причиненного ущерба, но не свыше своего среднего месячного заработка (ст.133 КЗоТ Украины). В случае умышленной порчи или умышленного уничтожения бланка доверенности (например, исправления реквизита доверенности) действует порядок возмещения, предусмотренный ст.135 3 КЗоТ Украины и Порядком № 116. Согласно п.7 этого Порядка размер убытков исчисляется с применением коэффициента 5 к номинальной стоимости, указанной на бланках ценных бумаг и документов строгой отчетности, или к стоимости документов строгой отчетности, установленной законодательством. Номинальная стоимость одного бланка доверенности установлена п. 14 Инструкции № 99 и составляет 1 грн 50 коп.

5) Что делать, если товар отпущен без доверенности?

Проанализировав положения вышеуказанных документов, можно сделать вывод, что в большинстве случаев любое предприятие, которое приобрело у другого предприятия что-либо из перечисленного в п. 2 Инструкции № 99, может получить приобретенное только на основании доверенности на получении ценностей, выдаваемой работнику этого предприятия. Однако на практике встречаются ситуации, когда требования относительно получения ценностей нарушаются. Например, по причине доверия или халатности продавец товара отпускает его без доверенности. В дальнейшем, если покупатель откажется оплатить полученный таким образом товар, продавцу будет непросто доказать свою правоту в суде.

Например, покупатель может отрицать сам факт получения им ценностей, ссылаясь на п. 2 Инструкции № 99, и требовать предоставления доверенности, которая подтверждала бы получение продукции от продавца. Однако в данном случае у продавца все же имеется возможность доказать, что товар был отпущен покупателю.

Согласно ст. 32 Хозяйственного процессуального кодекса Украины доказательствами по делу являются какие-либо фактические данные, на основании которых хозяйственный суд в определенном законом порядке устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, на которых основываются требования и возражения сторон, а также другие обстоятельства, имеющие значение для правильного разрешения хозяйственного спора. Доверенность не является первичным документом, подтверждающим осуществление хозяйственной операции. Она только подтверждает полномочия доверенного лица, при этом без доверенности не может быть выписан первичный документ, подтверждающий осуществление хозяйственной операции. Исходя из этого предприятию-продавцу необходимо представить в суд для подтверждения отпуска товара первичный документ — накладную, которая и будет подтверждать факт осуществления хозяйственной операции. Кроме того, полученные товарно-материальные ценности должны быть оприходованы в бухгалтерском и складском учете. Поэтому необходимо потребовать у покупателя предоставить книгу прихода материальных ценностей и декларацию по НДС по месяцам по спорным, накладным. С помощью указанных документов возможно доказать отпуск товара покупателю, если, конечно, у последнего не было планов относительно мошенничества. А может случиться и так, что лицо, получившее ценности, не только не было уполномочено на то руководителем предприятия-покупателя, но и впоследствии исчезло вместе с полученными ценностями.

Таким образом, ссылка на то, что отгрузка продукции может быть подтверждена только надлежащим образом оформленной предусмотренной Инструкцией № 99 доверенностью, не основывается на требованиях действующего законодательства.

Как видим, доказать свою правоту предприятию-продавцу можно, но это связано с определенными проблемами в процессе осуществления судебных разбирательств. Поэтому наш совет читателю — соблюдайте требования Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей и не отпускайте товар без доверенности.

“Экспресс анализ законодательных и нормативных актов”, № 14 (640), 07 апреля 2008 г.
Подписной индекс 40783

Доверенность на получение товаров

Статті за темою

Доверенность на получение ТМЦ – давно известный и крайне распространённый в хозяйственной практике документ, который не так давно обрел некоторые новшества в обращении, но одновременно сохранились в обиходе и некоторые мифы, связанные с ним. Нужна ли сейчас доверенность на получение товарно-материальных ценностей, существует ли типовая доверенность на получение товаров, о правилах оформления доверенности – обо всем этом в сегодняшней консультации.

Содержание статьи:

Прошлое доверенности на получение ТМЦ

Мифы связанные с обращением доверенности на получение товарно-материальных ценностей растут с ее недавнишнего прошлого. Нужно разделить ее историю на 2 периода: до и после 1 января 2015 года. Именно эта дата является тем Рубиконом, который разделил историю доверенности по критерию строгости правил обращения с нею.

  • существовавший срок действия доверенности в 10 календарных дней;
  • типовая форма (бланк) М-2;
  • необходимость подписи главного бухгалтера на бланке доверенности на получение ТМЦ;
  • обязательная регистрация выданных доверенностей.

А еще когда-то давно до 2015 года доверенность на получение ТМЦ на бланке М-2 была бланком строгой отчетности (такие бланки могли печататься только в специализированных издательствах с пропечатанными номерами, водяными знаками и специальным порядком учета). Теперь всего этого нет и вышеперечисленные правила на сегодня не более, чем мифы, связанные с традициями и пережитками прошлого в хозяйственном обращении доверенности на ТМЦ.

Читайте также:

Настоящее доверенности на получение ТМЦ

Что же сейчас? Доверенность на получение ТМЦ теперь:

  • не бланк строгой отчётности, поэтому она может иметь любой номер, печататься на любой бумаге и делать это можно прямо на принтере в офисе предприятия;
  • она не имеет типовой формы. Конечно, при желании можно воспользоваться формой М-2, но можно разработать и свою и ее обязан принять продавец;
  • нет необходимости подписи главного бухгалтера на бланке. Ее теперь может подписать руководитель предприятия или другое уполномоченное лицо;
  • нету обязательной регистрации (это исключительно вопрос организации внутреннего документооборота предприятия, системы его внутреннего контроля);
  • срок действия может быть любым: 1 день, 3 дня, 10 дней, 20 дней, 30 дней, доверенность может быть вообще бессрочной;
  • не обязательно использовать печать. Хотя ее наличие на доверенности можно предусмотреть в договоре купли-продажи или поставки ТМЦ.

Доверенность на получение ТМЦ не имеет установленного срока действия (он может отличаться от 10 дней) и выписывается в свободной форме

Альтернативы доверенности на получение ТМЦ

Выходит, что доверенность вообще не обязательный документ, без которого можно обойтись и заменить другими альтернативами. Подтверждающими документами относительно полномочий лица, принимающего ТМЦ у продавца могут быть:

  • письменный договор на право получения ТМЦ;
  • доверенность на получение ТМЦ;
  • акт органа юрлица;
  • оговорки по тексту договора купли-продажи.

Но отметим, что такие альтернативы доверенности на получение товаров имеет свои недостатки:

  • при письменном договоре на получение ТМЦ доверитель все-таки обязан выдать доверенность доверенному лицу (ч. 1 ст. 1007 ГКУ);
  • оговорки по тексту договора требуют в специальном приложении перечня доверенных лиц и образцов их подписи, а потом продавцу тоже надо иметь всегда под рукой такой договор для сверки подписей. Естественно, что это неудобно;
  • что касается акта органа юрлица, например, общих сборов основателей, правления или директора, то такой документ, если он выдан не директору, по факту будет дублировать ту же доверенность. Что касается директора, то он и так имеет право получить ТМЦ без специальных доверенностей как правомочный представитель предприятия (данные по нему внесены в Единый государственный реестр). “Руководитель предприятия без поручения действует от имени предприятия…, представляя его в отношения с юридическими лицами и гражданами…” (ч. 5 ст. 65 ХКУ). Так было и до 2015 года.

Директор имеет право получать ТМЦ без доверенности

Что же выходит? Удобной альтернативы доверенности на получение ТМЦ просто нет. Есть только “изобретение того же велосипеда”. То есть, или по факту такой же документ, но с другим названием, или просто неудобно. В любом случае, используемый документ необходимо прописать в договоре купли-продажи или поставки. Там же можно указать и некоторые желаемые реквизиты, например, печать.

Доверенность на получение ТМЦ – это самый оптимальный способ для подтверждения полномочий принимающего ТМЦ лица со стороны покупателя перед продавцом

А можно ли вообще без доверенности на получение ТМЦ?

Можно. Но не рекомендуем. Конечно, нет никакого штрафа ни со стороны налоговой, ни со стороны других проверяющих органов за отпуск ТМЦ без доверенности. Нельзя при отсутствии доверенности и признать договор не действительным. Отпуск без доверенности – это просто нарушение системы внутреннего контроля предприятия. Единственный риск – отпуск ТМЦ чужому лицу, которое не имело на это права. Продавец тогда ничего не сможет доказать и после судебных споров скорее всего просто понесет финансовые потери в размере отпущенных без доверенности товарно-материальных ценностей и судебных издержек.

Отпуск ТМЦ без доверенности – только директору. И только после проверки его полномочий

Без доверенности, напомним, можно отпустить ТМЦ только директору. Он может подтвердить свои полномочия, например, с помощью приказа о его назначении и выпиской с госреестра. Отметим, что такая вольность не касается членов правления, так как у них по уставу предприятия могут быть ограничения. Проверить данные госреестра можно в Интернете, например, на сайте Минюста.

И еще один случай отпуска без доверенности – это отпуск лично физлицу-предпринимателю, с которым и был подписан договор купли-продажи. Это естественно.

По директору и по предпринимателю можно (и даже нужно) еще, конечно, запросить документы, подтверждающие личность (паспорт, загранпаспорт, водительские права, военный билет). Такие документы (обычно паспорт) необходимы и при использовании обычной доверенности.

Полезно узнать:

Правила использования доверенности на получение ТМЦ

С 2015 года действительно с доверенностями все стало проще, но это далеко не означает, что вообще не существует никаких правил их обращения. Доверенность подтверждает права на получение товарно-материальных ценностей, основных средств, ценных бумаг, нематериальных активов (п. 2.5 Положения № 88). И позволяет избежать разногласий при их передаче.

Так как специальной инструкции касательно правил использования доверенностей больше нет, то действуют общие правила ГКУ. Среди них выделим следующие:

  • если договор не заверялся нотариально, то доверенность тоже нотариально не заверяется (форма доверенности соответствует форме договора);
  • доверенность имеет письменную форму;
  • доверенность – это не первичный документ, та как не содержит информации про хозяйственную операцию (она могла и не совершиться). Но все равно лучше соблюсти обязательные реквизиты согласно ч. 2 ст. 9 Закона Украины “Про бухгалтерский учет и финансовую отчетность в Украине” от 16.07.1999 г. № 996;
  • без даты выдачи доверенность считается недействительной (ч. 3 ст. 247 ГКУ);
  • если срок действия доверенности не указан, то она действует бессрочно до ее прекращения доверителем (ч. 1 ст. 247 ГКУ) или прекращение юрлица, которое выдало доверенность или смерть доверенного, отказ доверенного от совершения действий. Но бессрочные доверенности – это неудобная практика для продавца, так как постоянно надо выяснять, а не было ли отзыва доверенности, поэтому рекомендуем все-таки указывать срок действия доверенности;
  • доверенности могут быть одноразовыми (получение ТМЦ от конкретного предприятия на конкретную дату) или многоразовыми (например, на получение ТМЦ по разным договорам от имени предприятия в срок с 01.06.2018 г. по 31.08.2018 г.);
  • подписывает доверенность руководитель или уполномоченное лицо;
  • продавец забирает при выдаче ТМЦ доверенность себе и сохраняет в общие сроки сохранения первичной документации вместе с другими документами на отпуск ТМЦ (например, накладными).

Доверенность без даты выдачи – недействительна

В доверенности обязательно следует указать:

  • дату выдачи и место составления;
  • полное наименование предприятия, от имени которого действует представитель;
  • фамилию, имя, отчество с указанием паспортных данных;
  • перечень действий, на которые имеет право представитель (например, “получения сырья по договору поставки с ООО “Эдельвейс” № 5 от 15 апреля 2018 г.”);
  • полное наименование предприятия, на котором нужно получить ТМЦ;
  • количество ТМЦ, которые следует получить (это не обязательно, можно указать просто перечень ценностей без указаний количества, так как договор поставки может быть составлен на неограниченное количество, а отпуск ТМЦ в количественном выражении подтверждает расходная накладная);
  • срок действия доверенности (рекомендовано).

Рекомендуем всегда указывать срок действия доверенности на получение ТМЦ

При допущении ошибки в доверенности доверенность с ошибкой лучше отозвать, а потом выписать новую.

Типовая доверенность на получение товара

Еще раз отметим, что никакого стандартного бланка типовой формы на сегодня по получению доверенности нету. Рассмотрим наиболее обобщенный пример доверенности на получение ТМЦ (см. ниже).

Пример

Общество с ограниченной ответственностью “Орхидея”

(код ЕГРПОУ 87654321, адрес: г. Чернигов, ул. Белова, 37/5, тел. (0462)605-605

Доверенность № 25

г. Чернигов Дата выдачи: 15.06.2018 г.

ООО “Орхидея” (далее общество) в лице директора Ковальского Олега Эдуардовича, который действует на основании Устава общества, этой доверенностью уполномочивает:

Корецкого Александра Васильевича

(паспорт серии НК 793505, выданный 23.05.2005 г. Деснянским ОМ УМВД г. Чернигова)

на получение следующих товарно-материальных ценностей у Общества с ограниченной ответственностью “Эдельвейс” (ЕГРПОУ 12345678) по договору поставки от 14.06.2018 г. № 154/25:

Доверенность на получение товара: как правильно оформить документы

Хотя старые нормы перестали действовать, отказываться от документального учета не следует

С января 2015 года приказом Министерства финансов Украины признана утратившей силу Инструкция о порядке регистрации доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ). То есть, предприниматели больше не обязаны оформлять доверенности на получение товаров. Это, несомненно, упростило ведение учета на предприятии.

Практически же возникает немало вопросов по сей день, поскольку никто не отменял обязанность подтверждать полномочия лиц, получающих ТМЦ.

UBR.ua разбирался, когда и какие конкретно документы следует требовать от контрагента при передаче ценностей.

Чем докажешь?

Адвокат, партнер адвокатского объединения «Клочков и партнеры» Анастасия Гурская отмечает: полномочия на получение товаров (или других ТМЦ) в интересах юридического лица или физлица-предпринимателя могут подтверждаться, например, письменным договором, доверенностью, актом органа юридического лица…

«То есть, предприятие или предприниматель сами решают каким способом это сделать: законодательство теперь не устанавливает обязательную форму подтверждения полномочий», – говорит Анастасия Гурская.

Старший юрист, адвокат компании по обслуживанию иностранных инвестиций «Инвестмент Сервис Юкрейн» Татьяна Костюк добавляет, что какой бы вариант документа не использовался, он должен содержать определенные реквизиты. Это – название и идентификационные данные предприятия; дата плюс место составления; подпись, должность лица, уполномоченного на подписание документа; идентификационные данные лица, уполномоченного на получение ТМЦ.

«Содержание документа должно четко указывать, что конкретный человек может получать от имени предприятия товарно-материальные ценности», – пояснила UBR.ua Костюк.

По словам юристов, доверенность на получение товара – самая распространенная и удобная форма подтверждения полномочий. Из-за утраты силы упомянутой инструкции, обязательной формы этого документа нет. Но предусмотренная конфигурация доверенности вполне соответствует действующему законодательству и может использоваться предприятием.

Она удобна тем, что выдается на каждую партию товара. Ее бланк содержит все необходимые реквизиты. Кроме даты с местом составления в доверенности обязательно должен указываться срок действия.

«Если доверенность на получение товара выдается как перепоручение, ее срок не должен превышать срока действия основной доверенности, на основании которой она выдана», – отмечает Анастасия Гурская.

Составляя доверенность, надо указать перечень конкретных действий представителя компании. Обязательно стоит перечислить, какие именно товары, ценности надлежит получить (количество, характеристики…). Фактически – это перечень данных из заказа или товарной накладной.

По словам Татьяны Костюк, доверенность на получение товара не требуется лишь в одном случае – когда передача ТМЦ происходит лично директору.

«Директор, в силу занимаемой должности, осуществляет представительство от имени предприятия без доверенности, на основании учредительных документов. Для подтверждения полномочий руководителя достаточно получить приказ о его назначении, а также копию Устава предприятия или извлечение из него с перечнем полномочий директора», – пояснила Костюк.

Прочим лицам, кроме доверенности, для получения товара можно предъявить, например, акт уполномоченного органа предприятия. Как правило, – это распоряжение или приказ исполнительного органа (директора или дирекции). Особенность такого документа: он может выдаваться исключительно на штатных сотрудников.

Договор купли-продажи или поставки товара также может содержать прямое указание уполномоченному лицу на получение ТМЦ. Тогда дополнительного подтверждения полномочий не требуется.

Наконец, уполномоченный получать товар человек может действовать согласно договору поручения. Такой документ – должное подтверждение полномочий представителя предприятия.

«Чтобы совершать юридические действия согласно договору поручения, доверитель обязан (ч.1 ст.1007 Гражданского Кодекса Украины) выдать доверенность поверенному. Выходит, доверенность на получение товара – максимально удобная форма для уполномочивания кого-либо на получение ТМЦ», – говорит Гурская.

Доверяй, но проверяй

Юристы обращают внимание на нюансы оформления и проверки документов, способные помочь избежать материальных потерь из-за халатных или преступных действий.

«Получая доверенность, обязательно проверьте, выдан ли документ компетентным лицом или органом предприятия. Для этого следует запросить устав предприятия либо иные учредительные документы, содержащие упоминания полномочий на выдачу доверенностей», – уточнила Татьяна Костюк.

По ее словам, от контрагента всегда следует получать оригиналы вышеуказанных документов, либо копии, заверенные директором или иным уполномоченным лицом с указанием даты заверения. Дата необходима обязательно: по ней определяют актуальность документа на конкретный день. Если возникают сомнения относительно актуальности предоставленного документа, следует обращаться к контрагенту с письменным запросом о подтверждении полномочий его представителя на получение товара.

При необходимости доверенность можно отменить. Выдавший ее человек способен это сделать, когда угодно. Во избежание недоразумений, Анастасия Гурская советует предварительно (хотя бы одновременно) уведомить контрагентов об отмене. Лучше уведомить сначала по телефону (ускорить информирование), а далее – письменно: получить документальное подтверждение.

«Как бы там ни было, чтобы не стать жертвой мошенников, стоит выдавать товары (иные материальные ценности) исключительно уполномоченным лицам», – напоминает юрист.

Кроме доверенностей на получение товаров, юридическое лицо или физлицо-предприниматель может разработать локальный акт, прописав правила выдачи и использования доверенностей именно на получение ТМЦ.

Подводя итоги, подчеркнем главные моменты. Всегда следует проверять не только полномочия лиц, которые получают товары, но и полномочия того, кто предоставил эти самые полномочия.

«Работать следует с оригиналами документов, либо надлежаще заверенными копиями. Необходимо изучать содержание документа на предмет того, достаточно ли полномочий у лица на получение тех или иных товарно-материальных ценностей», – добавила Татьяна Костюк.

Требование от контрагентов документов (в том числе – доверенностей на получение товаров) с учетом указанных критериев обеспечит должный учет на предприятии и предотвратит от необоснованных претензий как фискальных органов, так и самих контрагентов.

Хотите первыми получать важную и полезную информацию о ДЕНЬГАХ и БИЗНЕСЕ? Подписывайтесь на наши аккаунты в мессенджерах и соцсетях: Telegram, Twitter, Google+, Facebook, Instagram.